wtorek,17 Listopad 2020

Elektroniczne podpisywanie dokumentów

podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny w JobRouter

W dzisiejszych czasach i aktualnych warunkach pracy wielu firm, podpisywanie dokumentów w sposób elektroniczny jest znacznym udogodnieniem dla obu zaangażowanych stron. 

Podpisywanie dokumentów w sposób elektroniczny jest uregulowane prawnie przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej w rozporządzeniu eIDAS. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS podpisem elektronicznym są dane elektroniczne powiązane i połączone z dokumentem oraz to, że podpisujący świadomie użyli swoich danych przy podpisywaniu dokumentu. Podpis elektroniczny musi składać się z co najmniej imienia, nazwiska, adresu e-mail oraz adresu IP sieci, z której dany odbiorca połączył się z Internetem podczas podpisywania dokumentu.

Moduł JobSign w systemie JobRouter pozwala na bezpieczne i wygodne podpisywanie dokumentów, które przede wszystkim jest zgodne z prawem. Dokumenty podpisane w systemie są ostemplowane pieczęcią elektroniczną JobRouter, która potwierdza autentyczność dokumentu i fakt, że został on podpisany w systemie JobRouter. Dodatkowo, pieczęć systemu gwarantuje również integralność dokumentu, dzięki czemu dokument może zostać podpisany przez różne osoby, lecz żadna z nich nie może go edytować.

Dokumenty podpisane w systemie JobRouter mogą być dowodem w sprawach sądowych.

Trzy rodzaje podpisu elektronicznego

Istnieją trzy rodzaje podpisu elektronicznego – podpis zwykły, kwalifikowany oraz zaawansowany. 

Podpis zwykły to deklaracja osoby podpisującej się w formie imienia i nazwiska, na przykład pod oświadczeniem w formie mailowej.

Podpis kwalifikowany to najbardziej powszechny podpis elektroniczny, ponieważ jest równy podpisu odręcznemu. Jest on najczęściej wykorzystywany do podpisywania dokumentów o mocy prawnej. Podpis kwalifikowany wymaga wykorzystania certyfikatu kwalifikowanego, który jest podporządkowany osobie podpisującej się. Dzięki certyfikatowi mamy pewność, że podpis na pewno należy do danej osoby. Podpis taki ma największą moc prawną, natomiast jego używanie wiąże się z potrzebą zakupu podpisu, użycia urządzenia do odczytu kart oraz posiadania karty podobnej do karty kredytowej. Popularność tego typu podpisów poza właścicielami firm i zarządami jest znikoma.

Kolejnym rodzajem podpisu jest zaawansowany podpis elektroniczny. Podpis zaawansowany wykorzystuje profil zaufany w systemie dostawcy usługi elektronicznej, profil zaufany w systemie lokalnym lub profil zaufany w systemie ePUAP. Podpis jest indywidualnie przypisywany osobie podpisującej się i nie może zostać sfałszowany. Ponadto, jest powiązany z podpisanym dokumentem w taki sposób, że każda późniejsza zmiana na dokumencie jest rozpoznawalna. 

Podpis elektroniczny jako część procesów w JobRouter

Wersja JobRouter 5.0 i wyższe obsługuje wszystkie trzy powyżej opisane podpisy. Podpis elektroniczny może być integrowany w zarówno już istniejące, jak i nowe procesy w systemie, na przykład w procesy obiegu umów. W tym przypadku użytkownik JobRouter wysyła umowę do podpisania, wprowadzając imię, nazwisko oraz adres e-mail adresata umowy. Następnie, adresat otrzymuje mailowo instrukcję i adres URL, który pozwoli mu na podpisanie dokumentu.

Przedstawiony sposób podpisywania dokumentów to przede wszystkim zaoszczędzony czas i pieniądze w budżecie firmy, związane z przesyłaniem dokumentów drogą pocztową i kurierem. Podpis elektroniczny na większości dokumentów ma taką samą wartość prawną jak podpis odręczny.

Jakich dokumentów nie można podpisywać podpisem elektronicznym?

  • Oświadczenia woli, które wymaga formy pisemnej (art. 78 Kodeksu cywilnego)
  • Niektórych dokumentów kadrowych podlegających prawu cywilnemu, takich jak umowy o przekazaniu praw autorskich, umowy o wynalazku pracowniczym lub informacji o prywatności.
  • Licencja na prawa własności przemysłowej (art. 76 ust. 1, art. 100 ust. 1, art. 118 ust. 1 i art. 163 ust. 1 Prawa własności przemysłowej) lub wyłącznej licencji na prawa autorskie (art. 67 ust. 5 ustawy o prawie autorskim)
  • Przeniesienia praw własności przemysłowej (art. 12 ust. 2 Prawa własności przemysłowej) lub przeniesienia praw autorskich (art. 53 us. o prawie autorskim).

Jaki dokumenty można podpisywać podpisem elektronicznym?

Dokumentów, które mogą być podpisywane elektronicznie, jest znacznie więcej i są to między innymi:

  • Umowy z kontrahentami
  • Umowy o zlecenie, dzieło, pracę
  • Regulaminy pracy
  • Dokumenty opisujące zakres obowiązków
  • Umowy inwestycyjne
  • Bilanse i kosztorysy
  • Oferty przetargowe
  • Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
  • Listy referencyjne
  • Protokoły zdania i odbioru
  • Informacje o opłatach i ich zmianach
  • Przekazanie nieruchomości
  • PIT-y

JobRouter® Sign

JobRouter Sign to nie tylko sam podpis elektroniczny. Moduł pozwala na składanie podpisu z każdego poziomu procesu i rozpoczynanie kolejnych procesów w ramach przetwarzania podpisu elektronicznego.

Niewątpliwymi zaletami JobRouter Sign są:

  • Zgodne z prawem archiwizowanie dokumentów dzięki certyfikacji zaufanego dostawcy usług.
  • Tworzenie szablonów dokumentów, do których użytkownik systemu musi podać jedynie dane adresata dokumentu
  • Szybkie podpisywanie dokumentów z każdego urządzenia z dostępem do internetu i przeglądarką internetową.
  • Zwiększona produktywność i satysfakcja pracowników dzięki zoptymalizowanemu przepływowi informacji w pracy nad dokumentami.
  • Zmniejszenie ryzyka biznesowego – szybciej przebiegające procesy.
  • Zwiększona przejrzystość statusu dokumentu.

Przykładowe zastosowanie podpisów elektronicznych

Wdrażanie pracowników

Nowy pracownik musi podpisać takie dokumenty jak: umowa o pracę, umowa o poufności, instrukcje BHP, umowa o użytkowanie samochodu służbowego.

Obecnie, wiele firm rekrutuje pracowników do pracy zdalnej i podpisanie tych dokumentów w miejscu, gdzie znajduje się siedziba firmy, nie jest możliwe.

Umowy poufności

Współpraca biznesowa często wymaga zawarcia umów o zachowaniu poufności. Dzięki JobRouter Sign podpisywanie tego typu umów jest możliwe w ramach procesu. Taka umowa jest automatycznie archiwizowana w systemie.

Umowy serwisowe

W JobRouter umowy serwisowe mogą zostać umieszczone w procesie rozpoczynającym się we wcześniej zdefiniowanym w kalendarzu dniu.

Z JobRouter Sign kontrahenci będą mogli podpisywać umowy serwisowe znacznie szybciej i sprawniej.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o podpisie elektronicznym i poznać aspekty prawne w tym zakresie, to zachęcamy do pobrania krótkiego ebooka informacyjnego.

podpis elektroniczny
OSTATNIE WPISY

E-Doręczenia

E-doręczenia to kolejny projekt, który popchnie Polskę na drodze digitalizacji administracji publicznej. Rząd w tej chwili pracuje nad stworzeniem standardu doręczeń elektronicznych i planuje wdrożyć je w życie jeszcze w tym roku. O co dokładnie chodzi? Do tej pory komunikacja z organami administracyjnymi oznaczała wymianę listów poleconych oraz wizyty w urzędach. Nowy projekt ma na […]


Krajowy System e-Faktur – zbliża się cyfrowa rewolucja dla firm

Już pod koniec bieżącego roku wejdą w życie istotne zmiany w zakresie e-usług administracji. Zmiany mają na celu ułatwić i przyspieszyć rozliczenia między firmami oraz identyfikację oszustw podatkowych przez nasz rząd. Plan zakłada uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który posłuży podatnikom do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Definicją faktury ustrukturyzowanej jest faktura o ujednoliconym […]


Czym są platformy low code i z czego wynika ich popularność?

Low code odnosi się do techniki tworzenia aplikacji biznesowych, bez konieczności programowania ich od podstaw. Jest to odpowiedź na zwiększające się diametralnie potrzeby dzisiejszego świata przy jednoczesnym deficycie programistów. Low code pozwala tworzyć aplikacje i inne rozwiązania programistyczne za pomocą wcześniej skonstruowanych modeli, szablonów, oraz grafik, odpowiadającym krokom w procesach, które są w większości “wyklikiwane”, […]


Elektroniczne podpisywanie dokumentów

Podpis elektroniczny w JobRouter W dzisiejszych czasach i aktualnych warunkach pracy wielu firm, podpisywanie dokumentów w sposób elektroniczny jest znacznym udogodnieniem dla obu zaangażowanych stron.  Podpisywanie dokumentów w sposób elektroniczny jest uregulowane prawnie przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej w rozporządzeniu eIDAS. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS podpisem elektronicznym są dane elektroniczne powiązane i połączone […]


Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o