Celem wdrożenia systemu jest wyeliminowanie procesu ręcznego przepisywania danych z faktur do systemu księgowego lub workflow. Bez względu na to czy odbywa się to w sekretariacie czy w księgowości jest to proces, który generuje koszt w postaci czasu pracowników. Gdy ilość faktur osiąga kilkaset sztuk miesięcznie, koszt zaczyna być odczuwalny dla całej organizacji.

Wykorzystując technologię OCR w połączeniu z inteligentnymi algorytmami przypisania danych koszty te mogą zostać zredukowane do minimum.

Jak działa OCR faktur?

  • Silnik OCR (Optical Character Recognition) zamienia obraz (wygenerowany PDF lub skan) na tekst.
  • Sama zamiana jednak jest dopiero pierwszym krokiem. Dane będą musiały zostać przeniesione do systemu księgowego lub systemu obiegu faktur w odpowiednie pola.

  • Algorytmy zaszyte w systemie IDR wśród rozpoznanych treści poszukują wyrażeń kluczowych i kontekstowych takich jak NIP, Nr Faktury, kwoty netto, brutto, numery pozycji czy daty.
  • Następnie lokalizują względem nich poszukiwane informacje. Treści zlokalizowane wokół wyrażeń kluczowych zyskują najwyższy wskaźnik prawdopodobieństwa poprawności.

  • Każda rozczytana faktura buduje mapę prawdopodobieństwa znalezienia danych, przypisywany do NIP wystawcy faktury.
  • W przypadku nieczytelnych wyrażeń kluczowych IDR korzysta z historycznych map starając się mimo wszystko wyeliminować konieczność ręcznego przepisywania danych

  • Dzięki integracji z dowolnym systemem ERP system IDR sięga do bazy kontrahentów, aby pozyskać ewentualne braki w danych.
  • Dane pobrane z bazy kontrahentów lub zamówień mogą zostać użyte do weryfikacji danych dotyczących płatności detektując ewentualne zmiany.

  • Wszystkie poprzedzające operacje dzieją się automatycznie. Dopiero na tym etapie użytkownik otrzymuje zadanie weryfikacji.
  • Użytkownik otrzymuje zaprojektowany przez administratora formularz, w którym system uzupełnia dane według najwyższego prawdopodobieństwa zgodności. Zadaniem uzytkownika jest weryfikacja danych i zatwierdzenie ich

  • Ewentualne braki w rozpoznanych danych użytkownik wskazuje prostym i intuicyjnym mechanizmem, wybierając pole do uzupełnienia i wskazując dane bezpośrednio na fakturze.

KORZYŚCI

Połączenie OCR faktur z systemem workflow otwiera nowe możliwości zarządzania przepływem informacji:

  • Elektroniczny obieg dokumentów - dzięki zamianie papieru na dane systemowe procesy akceptacji mogą odbywać się elektronicznie w obrębie systemu workflow. Papier nie krąży po organizacji, a akceptację dokumentów elektronicznych czy poszczególnych pozycji faktur mogą odbywać się równolegle co przyspiesza księgowanie faktur.
  • Proces akceptacji kosztów - automatyzacja przypisania ścieżki akceptacji dokumentu na podstawie danych zawartych w dokumencie oraz bazie zamówień
  • Raportowanie - rozszerzone raporty finansowe generowane w czasie rzeczywistym - połączenie danych z systemu księgowego z danymi z procesu akceptacji daje obraz płynności obejmujący również koszty jeszcze nie zaksięgowane.

Dowiedz się więcej o zaletach systemu i jego skuteczności.

Umów się na bezpłatną prezentację i analizę potrzeb.
TOP