wtorek,28 Czerwiec 2016

Wykorzystanie systemu workflow w procesie akceptacji wniosków

W ostatnim wpisie w kilku słowach wyjaśniliśmy czym jest workflow, dziś chcielibyśmy pokazać, w jaki sposób można wykorzystać system pozwalający na jego automatyzację. Korzyści takiej automatyzacji najszybciej widać tam, gdzie do tej pory trzeba było mierzyć się z wieloma problemami, dlatego jako przykład wybraliśmy procesy wymagające akceptacji wniosków składanych przez pracowników (np. wniosków o urlop, nowy sprzęt czy dostęp do sali konferencyjnej). Dzięki systemowi workflow będziecie mogli zapomnieć o zagubionych mailach, informacyjnym chaosie i niekończącym się oczekiwaniu na odpowiedź.

W jaki sposób system workflow może usprawnić proces akceptacji wniosków?

Jedną z głównych korzyści z automatyzacji procesów akceptacji wniosków jest odciążenie osób, których zadaniem jest ich zatwierdzanie. Im większa firma, tym więcej czasu takie osoby muszą poświęcić na poszukiwanie i przeglądanie wniosków oraz zebranie wszystkich wymaganych informacji. System Jobrouter pozwala na uporządkowanie zadań i informacji oraz wykonuje dużą część pracy za pracownika, pozostawiając dla niego jedynie konieczne minimum.

Przede wszystkim każdy z pracowników otrzymuje jasną informację o liczbie oczekujących na niego zadań, więc łatwo może zaplanować, ile czasu potrzebuje na ich wykonanie. Dla wygody zadania mogą być pogrupowane według kategorii, możliwe jest również otrzymywanie powiadomień mailowych, gdy w systemie pojawia się nowe zadanie.

Poza tym cały proces jest dużo szybszy – często zaakceptowanie wniosku wymaga tylko kilku kliknięć. Pracownicy mogą być pewni, że dotrą do nich wnioski z kompletem informacji, ponieważ system nie pozwoli wnioskodawcy przesłać formularza bez uzupełnienia wszystkich wymaganych pól. Dzięki temu nie będzie już konieczne prowadzenie długiej korespondencji w celu zdobycia potrzebnych danych. Pracownicy będą mniej skłonni do odkładania swoich zadań na później i na pewno żadnego nie przeoczą – zadanie nie zniknie z systemu, dopóki nie zostanie zakończone. Z przykrego obowiązku proces akceptacji wniosków może stać się sposobem na krótki odpoczynek od bardziej wymagającej pracy.

Korzyści dla wszystkich

Co ważne, na automatyzacji takich procesów skorzystają nie tylko poszczególni pracownicy, ale też cała organizacja. System workflow pozwoli na większą transparentność i monitorowanie postępów. Osoba odpowiedzialna za dany proces może kontrolować jego przebieg i kontaktować się z pracownikami, którzy nie wykonują swoich zadań na czas. Wiedza o tym, gdzie pojawiają się przestoje, umożliwia odnalezienie ich przyczyn i przyspieszenie procesu (np. poprzez przydzielenie części zadań innej osobie). Pracownicy natomiast mogą być pewni, że wszystkich obowiązują te same kryteria, a w przypadku decyzji negatywnej otrzymają jej pisemne uzasadnienie. Wykorzystanie systemu workflow dla każdej z osób zaangażowanych w proces oznacza oszczędność czasu i możliwość pełnego poświęcenia uwagi swoim najważniejszym obowiązkom.

OSTATNIE WPISY

COVID-19 – Jak digitalizacja firmy przygotowuje ją na każdą ewentualność?

Plądrujący Europę korona wirus, wywołujący chorobę Covid-19, to ogromne uderzenie w gospodarkę. Niestety, wiele firm nie było przygotowanych na takie okoliczności, w związku z czym musiało tymczasowo zawiesić swoją działalność. W wielu przypadkach oznaczało to redukcję wakatów. Dla każdego przedsiębiorcy jest to jeden z najczarniejszych scenariuszy prowadzenia biznesu. W większości dotkniętych sektorów brak szybkiej reakcji […]


JobRouter – Aplikacja Mobilna

Zastanawialiście się czy JobRouter może być jeszcze bardziej przyjazny użytkownikom? Otóż może, odkąd do przyjaznego systemu dostępnego z poziomu przeglądarki internetowej, dołączyła zintegrowana aplikacja mobilna. Aplikacja umożliwia dostęp do dokumentów i procesów w systemie za pomocą dostosowanego do smartfonów interfejsu. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do systemu, bez potrzeby włączania laptopa.  Aplikacja mobilna jest w […]


Zmiany w Administracji – Biała Lista

Czego i kogo dotyczy nowy obowiązek? Z początkiem tego roku przedsiębiorcy stanęli przed kolejnym administracyjnym wyzwaniem. Od stycznia 2020 są zobowiązani do korzystania z białej listy, czyli rejestru aktywnych płatników VAT. Dodatkowo, obowiązuje ich nowa ustawa o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym. Pierwszy z obowiązków polega na weryfikowaniu kontrahentów na białej liście. Na liście znajdują się firmy, […]


Proces Obiegu Faktur – Przykład

Przykład procesu obiegu faktur kosztowych Według danych podanych przez Global Business Travel Association (2017) około 50% procesów związanych z przetwarzaniem faktur wciąż odbywa się w sposób manualny. 19% z nich zawiera błędy. Wprowadzenie zmian w procesie manualnej akceptacji faktury, zajmuje średnio 18 minut. W zależności od wielkości firmy, czas spędzony na wykonywanie poprawek w systemie […]


Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o