wtorek,28 Czerwiec 2016

Wykorzystanie systemu workflow w procesie akceptacji wniosków

W ostatnim wpisie w kilku słowach wyjaśniliśmy czym jest workflow, dziś chcielibyśmy pokazać, w jaki sposób można wykorzystać system pozwalający na jego automatyzację. Korzyści takiej automatyzacji najszybciej widać tam, gdzie do tej pory trzeba było mierzyć się z wieloma problemami, dlatego jako przykład wybraliśmy procesy wymagające akceptacji wniosków składanych przez pracowników (np. wniosków o urlop, nowy sprzęt czy dostęp do sali konferencyjnej). Dzięki systemowi workflow będziecie mogli zapomnieć o zagubionych mailach, informacyjnym chaosie i niekończącym się oczekiwaniu na odpowiedź.

W jaki sposób system workflow może usprawnić proces akceptacji wniosków?

Jedną z głównych korzyści z automatyzacji procesów akceptacji wniosków jest odciążenie osób, których zadaniem jest ich zatwierdzanie. Im większa firma, tym więcej czasu takie osoby muszą poświęcić na poszukiwanie i przeglądanie wniosków oraz zebranie wszystkich wymaganych informacji. System Jobrouter pozwala na uporządkowanie zadań i informacji oraz wykonuje dużą część pracy za pracownika, pozostawiając dla niego jedynie konieczne minimum.

Przede wszystkim każdy z pracowników otrzymuje jasną informację o liczbie oczekujących na niego zadań, więc łatwo może zaplanować, ile czasu potrzebuje na ich wykonanie. Dla wygody zadania mogą być pogrupowane według kategorii, możliwe jest również otrzymywanie powiadomień mailowych, gdy w systemie pojawia się nowe zadanie.

Poza tym cały proces jest dużo szybszy – często zaakceptowanie wniosku wymaga tylko kilku kliknięć. Pracownicy mogą być pewni, że dotrą do nich wnioski z kompletem informacji, ponieważ system nie pozwoli wnioskodawcy przesłać formularza bez uzupełnienia wszystkich wymaganych pól. Dzięki temu nie będzie już konieczne prowadzenie długiej korespondencji w celu zdobycia potrzebnych danych. Pracownicy będą mniej skłonni do odkładania swoich zadań na później i na pewno żadnego nie przeoczą – zadanie nie zniknie z systemu, dopóki nie zostanie zakończone. Z przykrego obowiązku proces akceptacji wniosków może stać się sposobem na krótki odpoczynek od bardziej wymagającej pracy.

Korzyści dla wszystkich

Co ważne, na automatyzacji takich procesów skorzystają nie tylko poszczególni pracownicy, ale też cała organizacja. System workflow pozwoli na większą transparentność i monitorowanie postępów. Osoba odpowiedzialna za dany proces może kontrolować jego przebieg i kontaktować się z pracownikami, którzy nie wykonują swoich zadań na czas. Wiedza o tym, gdzie pojawiają się przestoje, umożliwia odnalezienie ich przyczyn i przyspieszenie procesu (np. poprzez przydzielenie części zadań innej osobie). Pracownicy natomiast mogą być pewni, że wszystkich obowiązują te same kryteria, a w przypadku decyzji negatywnej otrzymają jej pisemne uzasadnienie. Wykorzystanie systemu workflow dla każdej z osób zaangażowanych w proces oznacza oszczędność czasu i możliwość pełnego poświęcenia uwagi swoim najważniejszym obowiązkom.

OSTATNIE WIPISY

Platformy Low-code – Forrester docenia Jobrouter

Firma badawcza Forrester dostrzega ogromny potencjał w platformach low-code, w tym w JobRouter. Badacze Forrester ostrzegają przedsiębiorców przed ogromnym naciskiem, jaki wypiera szybko rozwijająca się technologia. Skomplikowana infrastruktura IT oraz oporność do zmian pracowników może mieć negatywne dla firm skutki. W niektórych przypadkach oznacza to całkowite odstąpienie od użycia dopiero wdrożonych rozwiązań IT, które były […]


DESI 2019

W poprzednim roku pisaliśmy o Digital Society Index, rankingu stworzonym przez Komisję Europejską, w którym wszystkie kraje Unii są porównywane pod względem rozwoju cyfrowego dokonanego w poprzednim roku.O tym, jak wypadła Polska w tamtym roku dowiecie się z tego wpisu. W tym roku miejsce Polski w rankingu nie uległo zmianom. Wszystkie kraje były oceniane według sześciu […]


Podpis elektroniczny – Automatyzacja procesu podpywania umów

Jak podaje money.pl, podpis elektroniczny staje się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem w skali europejskiej, zwłaszcza w sektorze bankowym. Jest to efekt rozporządzenia eIDAS, które funkcjonuje w UE of 2016 r. Ustawa ujednoliciła europejski rynek cyfrowy, dając przy tym ogromne możliwości przyśpieszenia procesów akceptacji dokumentów.W Polsce używanie podpisu elektronicznego nie jest tak popularne, jak w innych krajach […]


Jak wygląda integracja systemu JobRouter z Platformą Elektronicznego Fakturowania?

W grudniu 2018 pisaliśmy o uruchomionej przez rząd wersji testowej Platformy Elektronicznego fakturowania (PEF) dostępnej pod adres efaktura.gov.pl.Platforma wspiera proces obsługi zamówień publicznych między ich wykonawcami a instytucjami zamawiającymi.Na chwilę obecną wystawianie faktur za pośrednictwem platformy nie jest obowiązkowe, jakkolwiek wszystkie instytucje zamawiające są zobowiązane mieć możliwość odbioru takiej faktury od 18 kwietnia 2019.By dopełnić […]


Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o