Znak sprawy
Znak sprawy to unikalne oznaczenie sprawy złożone z symbolu komórki organizacyjnej, symbolu z wykazu akt, kolejnego numeru i roku. Pozwala jednoznacznie zidentyfikować sprawę w całej organizacji i powiązać z nią wszystkie dokumenty oraz czynności.
Budowa znaku sprawy
- Symbol komórki organizacyjnej prowadzącej sprawę.
- Symbol klasyfikacyjny z wykazu akt.
- Kolejny numer sprawy w ramach danej klasy.
- Rok założenia sprawy.
Po co jednolite oznaczanie
Znak sprawy jest jedynym identyfikatorem w korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej. Dzięki niemu pismo wpływające można od razu przypisać do właściwej sprawy, zamiast szukać kontekstu w wątkach mailowych.
Przykłady zastosowania
Pismo z urzędu zawiera znak sprawy, dzięki czemu system automatycznie dołącza je do właściwej teczki.
Wszystkie dokumenty postępowania noszą ten sam znak, niezależnie od komórki, która je wytworzyła.
Najczęstsze pytania
Czy znak sprawy jest wymagany w firmach prywatnych?
Nie, ale własny schemat numeracji spraw spełnia tę samą funkcję porządkującą.
Czy znak sprawy zmienia się przy przekazaniu do innej komórki?
Zasadniczo nie. Zmiana identyfikatora w trakcie postępowania utrudniałaby powiązanie dokumentów.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
