ZAW-FA – nadanie uprawnień do KSeF
ZAW-FA to urzędowy formularz zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, składany do naczelnika urzędu skarbowego. Składa go przede wszystkim spółka lub inny podmiot bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, żeby wskazać jedną osobę fizyczną, która wystawia faktury i ma do nich dostęp w KSeF oraz nadaje uprawnienia kolejnym osobom.
Do czego służy ZAW-FA w KSeF 2.0
KSeF wpuszcza tylko tych, których potrafi zidentyfikować. Przedsiębiorca na jednoosobowej działalności loguje się sam - na przykład profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym - bo system przypisuje mu uprawnienia właścicielskie do jego NIP. Spółka nie ma „twarzy”, więc potrzebuje albo kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, albo człowieka wskazanego urzędowi. Tym wskazaniem jest ZAW-FA. Osoba z formularza dostaje uprawnienie do wystawiania faktur i dostępu do nich oraz do nadawania i odbierania uprawnień. Kolejne osoby i podmioty - księgową, fakturzystów, biuro rachunkowe - dodaje już sama, elektronicznie w KSeF, bez następnych pism do urzędu. Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje wzór ZAW-FA(3) z rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815).
Kto musi złożyć ZAW-FA, a kto nie
- Składa: spółka, fundacja, spółdzielnia i inny podmiot niebędący osobą fizyczną, który nie loguje się do KSeF kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
- Składa zawsze: organ egzekucyjny - niezależnie od tego, jak się uwierzytelnia.
- Nie składa: podmiot z kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą NIP. Gdy certyfikat pieczęci NIP-u nie zawiera, jego odcisk palca zgłasza się właśnie w ZAW-FA.
- Nie składa: przedsiębiorca na jednoosobowej działalności. Wyjątek to podpis kwalifikowany bez NIP i PESEL - wtedy zgłasza w ZAW-FA odcisk palca certyfikatu, czyli skrót SHA-256.
- Nie dotyczy: samorządowych jednostek i zakładów budżetowych, urzędów gmin, starostw, urzędów marszałkowskich, członków grupy VAT i oddziałów. Uprawnienia ich przedstawicielom nadaje się elektronicznie w KSeF.
Jak wypełnić ZAW-FA - części formularza
W części A wskazuje się naczelnika urzędu skarbowego i cel: nadanie uprawnień, odebranie uprawnień, odebranie wszelkich nadanych uprawnień albo zgłoszenie odcisku palca certyfikatu podpisu lub pieczęci. Część B to NIP, nazwa i obowiązkowy e-mail podatnika. W części C wpisuje się osobę uprawnioną: NIP albo PESEL, nazwisko, imię i obowiązkowy e-mail. Nierezydent bez tych numerów podaje datę urodzenia oraz rodzaj, numer i kraj wydania dokumentu tożsamości. Część D wypełnia się tylko przy zgłaszaniu odcisku palca certyfikatu. Część E podpisują osoby uprawnione do reprezentacji - formularz mieści cztery podpisy, przy szerszej reprezentacji dołącza się kolejny egzemplarz.
Przez ZAW-FA uprawnienia może mieć w danym momencie tylko jedna osoba. Żeby wskazać nową, trzeba najpierw odebrać uprawnienia poprzedniej.
Gdzie złożyć ZAW-FA - elektronicznie czy papierowo
Zawiadomienie trafia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Można je złożyć elektronicznie przez formularz interaktywny w e-Urzędzie Skarbowym, przez e-Doręczenia albo na papierze - osobiście lub pocztą. Od 1 stycznia 2026 r. pismo wysłane do urzędu skarbowego przez ePUAP nie jest uznawane za skutecznie doręczone. O nadaniu lub odebraniu uprawnień informuje e-mail wysyłany na adresy z części B i C. Uprawnienia z ZAW-FA złożonych jeszcze w KSeF 1.0 zachowały ważność w KSeF 2.0 - inaczej niż pozostałe uprawnienia nadane w starej wersji systemu.
ZAW-FA a integracja z KSeF w praktyce e-MSI
ZAW-FA tylko otwiera drzwi. Codzienna praca to faktury wysyłane z ERP i pobierane z KSeF automatycznie, więc osoba wskazana w formularzu musi nadać uprawnienia także ludziom i systemom, które faktury obsługują. e-MSI KSeF Hub automatyzuje komunikację z KSeF: wysyła faktury sprzedażowe, odbiera zakupowe, pobiera numer KSeF i UPO oraz obsługuje wiele podmiotów w jednej organizacji. W grupie spółek oznacza to osobny komplet uprawnień dla każdego NIP - i osobny ZAW-FA tam, gdzie spółka nie ma pieczęci kwalifikowanej. Na co uważać przy ZAW-FA:
- Stary wzór formularza - od 1 lutego 2026 r. obowiązuje ZAW-FA(3).
- Wysyłka przez ePUAP, która od 2026 r. nie jest skutecznym doręczeniem.
- Podpis niezgodny z zasadami reprezentacji spółki.
- Wskazanie nowej osoby bez odebrania uprawnień poprzedniej.
- Cały dostęp oparty na jednym pracowniku, bez zastępcy z uprawnieniami nadanymi w KSeF.
Przykłady zastosowania
Spółka z o.o. bez pieczęci kwalifikowanej składa przez e-Urząd Skarbowy ZAW-FA wskazujący głównego księgowego. Po e-mailu o nadaniu uprawnień księgowy loguje się do KSeF i nadaje dostęp do faktur dwóm fakturzystkom.
Fundacja prowadząca działalność gospodarczą wskazuje w ZAW-FA prezesa zarządu, a ten nadaje w KSeF uprawnienia biuru rachunkowemu, z możliwością przekazania dostępu jego pracownikom.
Główna księgowa odchodzi z firmy. Zarząd składa ZAW-FA z celem „odebranie uprawnień”, a potem kolejny formularz, który wskazuje jej następcę.
Przedsiębiorca na jednoosobowej działalności ma podpis kwalifikowany wydany za granicą, bez NIP i PESEL. Zgłasza w ZAW-FA odcisk palca certyfikatu, żeby logować się nim do KSeF.
Grupa czterech spółek wdraża integrację KSeF z ERP. Każda spółka bez pieczęci składa własny ZAW-FA, a wskazane osoby nadają w KSeF uprawnienia zespołowi księgowości każdej spółki.
Najczęstsze pytania
Co to jest ZAW-FA?
Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Podmiot bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, najczęściej spółka, wskazuje w nim naczelnikowi urzędu skarbowego jedną osobę fizyczną, która może wystawiać faktury i mieć do nich dostęp w KSeF oraz nadawać uprawnienia kolejnym osobom.
Kto musi złożyć ZAW-FA?
Spółki, fundacje, spółdzielnie i inne podmioty niebędące osobami fizycznymi, które nie logują się do KSeF kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą NIP. Wskazują w nim osobę, która będzie wystawiać faktury i nadawać uprawnienia innym. Organ egzekucyjny składa ZAW-FA zawsze, niezależnie od sposobu uwierzytelnienia.
Kto nie musi składać ZAW-FA?
Przedsiębiorca na jednoosobowej działalności, bo ma w KSeF uprawnienia właścicielskie do swojego NIP, oraz podmiot z kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą NIP. Formularz nie dotyczy też m.in. samorządowych jednostek budżetowych, urzędów gmin, członków grupy VAT i oddziałów. Gdy certyfikat podpisu nie zawiera NIP ani PESEL albo pieczęć nie zawiera NIP, w ZAW-FA zgłasza się odcisk palca certyfikatu.
Jak wysłać zawiadomienie ZAW-FA?
Do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przez formularz interaktywny w e-Urzędzie Skarbowym albo przez e-Doręczenia. Można też złożyć go na papierze w urzędzie skarbowym lub wysłać pocztą. Od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienie wysłane przez ePUAP nie jest uznawane za skutecznie doręczone, więc tej drogi nie należy już używać.
Co dalej po złożeniu ZAW-FA?
Urząd skarbowy nadaje uprawnienia wskazanej osobie, a informacja o tym przychodzi e-mailem na adresy podane w formularzu. Osoba ta loguje się do KSeF i sama nadaje uprawnienia pracownikom, biuru rachunkowemu i systemom. Przez ZAW-FA uprawnienia ma tylko jedna osoba, a nową wskazuje się dopiero po odebraniu uprawnień poprzedniej, więc warto od razu nadać w KSeF uprawnienia zastępcy.
Czy ZAW-FA złożony przed KSeF 2.0 jest nadal ważny?
Tak. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że uprawnienia nadane na podstawie ZAW-FA oraz uprawnienia właścicielskie zachowały ważność po uruchomieniu KSeF 2.0 1 lutego 2026 r. Pozostałe uprawnienia z KSeF 1.0 wygasły i trzeba je było nadać od nowa.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
