Zastępstwo
Zastępstwo to mechanizm przekazujący zadania innej osobie na czas nieobecności pracownika. W systemach workflow definiuje się je z wyprzedzeniem, wraz z zakresem uprawnień i okresem obowiązywania, dzięki czemu urlop akceptanta nie zatrzymuje spraw w toku.
Warianty zastępstwa
- Pełne — zastępca przejmuje wszystkie zadania i uprawnienia.
- Ograniczone do wybranych procesów lub progów kwotowych.
- Automatyczne, wynikające ze struktury organizacyjnej.
- Doraźne, ustawiane przez samego pracownika przed urlopem.
Ślad w historii sprawy
Dobrze zaprojektowane zastępstwo zapisuje, że decyzję podjęła osoba zastępująca, a nie zastępowana. To istotne przy audycie i przy rozliczaniu odpowiedzialności — zapewnia to kontrola uprawnień i rejestr operacji.
Przykłady zastosowania
Przed urlopem kierownik ustawia zastępstwo obejmujące wyłącznie faktury do 10 tysięcy złotych.
W okresie wakacyjnym 40 wniosków przechodzi bez opóźnienia dzięki automatycznym zastępstwom.
Najczęstsze pytania
Czy zastępca widzi wszystkie dokumenty zastępowanego?
Powinien widzieć tylko te objęte zakresem zastępstwa. Dobre systemy pozwalają ograniczyć zakres.
Czy zastępstwo zwalnia z odpowiedzialności?
Nie. Historia sprawy zapisuje, kto faktycznie podjął decyzję, co jest istotne przy kontroli.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
