Wersjonowanie dokumentów
Wersjonowanie dokumentów to prowadzenie kolejnych wersji tego samego dokumentu wraz z informacją, kto i kiedy wprowadził zmiany. System wskazuje jedną wersję obowiązującą, zachowując dostęp do poprzednich, dzięki czemu znika problem plików z dopiskami w nazwie.
Co daje wersjonowanie
- Jedna wersja obowiązująca, widoczna dla wszystkich.
- Historia zmian z autorem i datą.
- Możliwość powrotu do wersji wcześniejszej.
- Blokada równoczesnej edycji przez dwie osoby.
Wersjonowanie a podpis
Po skierowaniu dokumentu do podpisu edycja powinna zostać zablokowana, a podpis przypisany do konkretnej wersji pliku. Inaczej nie da się wykazać, co faktycznie podpisano — dlatego mechanizm ten jest istotny w obiegu umów.
Przykłady zastosowania
Handlowiec pobiera cennik i widzi wyłącznie wersję obowiązującą, bez ryzyka pomyłki.
Audytor sprawdza, która wersja procedury obowiązywała w dniu zdarzenia.
Najczęstsze pytania
Czy wersjonowanie zastępuje kopie zapasowe?
Nie. Wersje chronią przed błędną edycją, kopie zapasowe przed utratą danych i awarią systemu.
Ile wersji przechowywać?
Zwykle wszystkie w okresie retencji dokumentu, bo to one dowodzą przebiegu uzgodnień.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
