UPO – urzędowe poświadczenie odbioru

Co zawiera UPO w KSeF 2.0

UPO jest osobnym dokumentem - nie jest częścią faktury i jej nie zastępuje. Potwierdza, że Krajowy System e-Faktur przyjął przesłane pliki, nadał im numery i zapisał je na stałe. Jedno UPO może obejmować jedną fakturę albo całą sesję wysyłki. Zawiera:

• numer referencyjny sesji interaktywnej albo paczki z wysyłki wsadowej - to nie jest numer KSeF faktury,
• NIP podmiotu, który występuje na fakturach jako sprzedawca,
• skrót kryptograficzny przesłanego dokumentu i nazwę struktury logicznej, według której go przygotowano,
• dla każdej faktury: numer KSeF, numer nadany przez podatnika z pola P_2, datę przesłania do KSeF i datę przyjęcia, czyli nadania numeru KSeF.

Jak pobrać UPO z KSeF

Po przesłaniu pliku XML system sprawdza uprawnienia wysyłającego i zgodność ze wzorem e-Faktury. Gdy status wysyłki zmienia się na 200, faktura ma numer KSeF, a UPO jest gotowe do pobrania. Przez API da się to zrobić bez uwierzytelnienia, znając numer referencyjny sesji: dla pojedynczej faktury nawet w trakcie otwartej sesji, a dla wszystkich faktur z sesji dopiero po jej zamknięciu, gdy system przetworzy każdy dokument. Mała firma pobierze UPO w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, która pokazuje status wysyłki. Przy większej skali robi to automatycznie program księgowy albo moduł integracyjny. Formalnie UPO jest plikiem XML, a PDF w programie to jego czytelna wizualizacja.

W e-MSI KSeF Hub pobieranie numeru KSeF i UPO jest częścią automatycznej komunikacji z KSeF, obok wysyłki faktur sprzedażowych, odbioru zakupowych oraz obsługi wyjątków i trybów awaryjnych. Hub działa jako samodzielna aplikacja albo zintegrowany z ERP i elektronicznym obiegiem dokumentów na platformie JobRouter®. Szczegóły na stronie o integracji z KSeF. Jak kontrolować statusy komunikacji, opisuje artykuł o sprawdzaniu, czy integracja z KSeF działa poprawnie.

UPO a data wystawienia i otrzymania faktury

Dwie daty z UPO mają skutki podatkowe. Faktura wysłana w dniu wskazanym w polu P_1 jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF. Wysłana później zostaje uznana za wystawioną w trybie offline24 z datą z pola P_1 - UPO pokaże wtedy późniejszą datę przesłania, ale datą wystawienia pozostaje data z faktury. Data przyjęcia to dzień nadania numeru KSeF, a więc dzień otrzymania faktury przez nabywcę krajowego z NIP. Od niej liczy się najwcześniejszy okres odliczenia VAT. Wyjątek dotyczy nabywców, którym faktura trafia poza KSeF, na przykład kontrahentów zagranicznych czy konsumentów - dla nich liczy się dzień faktycznego otrzymania.

UPO w e-Deklaracjach i JPK

Skrót UPO nie należy tylko do KSeF. Urzędowe poświadczenie odbioru wydają też systemy przyjmujące zeznania podatkowe, deklaracje i pliki JPK_VAT z deklaracją. Mechanizm jest podobny. Po wysłaniu e-Deklaracji dostajesz 32-znakowy numer referencyjny, sprawdzasz status, a przy statusie 200 pobierasz UPO. Ministerstwo Finansów nazywa je dowodem złożenia deklaracji w formie elektronicznej. UPO z e-Deklaracji potwierdza więc złożenie deklaracji, a UPO z KSeF - przyjęcie faktur i nadanie im numerów. To dwa różne dokumenty z różnymi numerami referencyjnymi.

Na co uważać przy UPO

• Numer referencyjny sesji z UPO wpisany w korektę lub przelew zamiast numeru KSeF faktury.
• Status inny niż 200 przeoczony w programie - faktura odrzucona, na przykład jako duplikat, nie jest wystawiona i trzeba ją wysłać ponownie.
• Oczekiwanie na zbiorcze UPO przy otwartej sesji - powstanie dopiero po jej zamknięciu, a UPO pojedynczej faktury można pobrać wcześniej.
• Archiwizowanie samego PDF-a bez pliku XML UPO.
• Liczenie okresu odliczenia VAT od dnia pobrania faktury z KSeF zamiast od dnia nadania jej numeru.