Tryb offline24 w KSeF
Tryb offline24 w KSeF to stały, dostępny dla każdego podatnika sposób wystawienia faktury ustrukturyzowanej bez bieżącego połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur. Fakturę przygotowuje się w strukturze FA(3) poza systemem i przesyła do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia, a datą wystawienia pozostaje data z pola P_1.
Na czym polega tryb offline24 w KSeF
Offline24 to wentyl bezpieczeństwa na zwykłe, codzienne kłopoty: brak internetu w terenie, zawieszony program do fakturowania, wolno odpowiadające API. Podstawą jest art. 106nda ustawy o VAT. Przepisy nie ograniczają kręgu podatników i nie wymagają żadnego dowodu przyczyny - wystarczy wystawić fakturę w tym trybie i dosłać ją w terminie. Tryb działa też automatycznie: jeśli plik XML trafi do KSeF później niż w dniu wpisanym w polu P_1, fakturę z mocy ustawy uznaje się za wystawioną w offline24. Odwrotnie nie wolno - data z przyszłości w P_1 kończy się odrzuceniem pliku. Offline24 to tylko jeden z trybów pracy KSeF. Pozostałe - niedostępność, awaria i awaria całkowita - opisujemy we wpisie o trybach pracy KSeF.
Termin dosłania faktury offline24 i ważne daty
- Termin przesłania - niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Faktura z piątku musi więc trafić do KSeF najpóźniej w najbliższy dzień roboczy, zwykle w poniedziałek.
- Data wystawienia - data z pola P_1, a nie dzień wysyłki do systemu.
- Data otrzymania przez krajowego nabywcę z NIP - dzień nadania fakturze numeru KSeF.
- Data otrzymania przez konsumenta, podmiot bez NIP lub kontrahenta zagranicznego - dzień, w którym faktycznie dostał fakturę w uzgodniony sposób.
Gdy przed dosłaniem faktury Ministerstwo Finansów ogłosi awarię KSeF, fakturę przesyła się w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii, a przy awarii całkowitej nie przesyła się jej wcale.
Kody QR i certyfikat KSeF w trybie offline24
Nabywca z NIP otrzymuje fakturę offline24 wyłącznie przez KSeF, po jej dosłaniu. Zanim to nastąpi, sprzedawca może mu wydać najwyżej potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR. Konsumentowi, firmie bez NIP albo kontrahentowi zagranicznemu fakturę przekazuje się w uzgodniony sposób, na przykład jako wydruk lub PDF. Przed nadaniem numeru KSeF taka wizualizacja musi mieć dwa kody: pierwszy z napisem „OFFLINE” prowadzi do faktury, drugi z napisem „CERTYFIKAT” potwierdza tożsamość wystawcy. Do drugiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2 - osobny od certyfikatu do logowania i ważny najwyżej dwa lata. Po dosłaniu faktury wystarczy jeden kod QR z numerem KSeF.
Offline24 w obiegu faktur i integracji z KSeF
W firmie, która wystawia setki faktur dziennie, offline24 jest sprawą procesu, a nie pojedynczego kliknięcia. Kolejka faktur czekających na wysyłkę musi być widoczna, a ktoś musi dostać alert, zanim minie następny dzień roboczy. e-MSI KSeF Hub, opisany na stronie integracji z KSeF, wysyła faktury sprzedażowe, pobiera numer KSeF i UPO oraz obsługuje wyjątki i tryby awaryjne. Może działać samodzielnie lub z systemem ERP. W audycie po wdrożeniu KSeF e-MSI sprawdza między innymi, czy organizacja widzi statusy online, offline, awarii i niedostępności oraz kto reaguje na alerty.
Na co uważać w trybie offline24
- Wysłanie nabywcy z NIP faktury mailem jako PDF - ona i tak trafia do niego tylko przez KSeF.
- Brak certyfikatu KSeF typu 2 w chwili, gdy trzeba wydać fakturę z dwoma kodami QR.
- Faktury zapomniane w kolejce po weekendzie lub dniu wolnym.
- Faktura korygująca do offline24 przed jej dosłaniem - korekta wymaga numeru KSeF faktury pierwotnej.
- Traktowanie odrzuconego pliku jak faktury przyjętej do KSeF. Plik odrzucony z przyczyn technicznych trzeba przesłać ponownie, bez zmiany treści faktury.
- Zmiana treści pliku po wydaniu wizualizacji nabywcy - kod QR z wydruku jest liczony z pierwotnego pliku i może nie prowadzić do faktury w KSeF.
Przykłady zastosowania
Handlowiec wystawia fakturę u klienta na terenie budowy, gdzie nie ma zasięgu. Program zapisuje ją jako offline24, a po powrocie do biura faktura trafia do KSeF jeszcze tego samego dnia.
Program do fakturowania w sklepie internetowym przestaje odpowiadać w czwartek wieczorem. Faktury z tego dnia mają datę czwartkową w polu P_1, a informatyk wysyła je do KSeF w piątek rano.
Na stacji paliw terminal traci łączność i faktury idą w trybie offline24. Kierowca firmowego auta nie czeka na numer KSeF - dostaje potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR, a jego firma odbierze fakturę w KSeF.
Hurtownia wystawia fakturę offline24 dla odbiorcy z Niemiec i wysyła mu PDF z kodami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Po dosłaniu faktury do KSeF kolejne wydruki mają już jeden kod z numerem KSeF.
Księgowa zauważa błąd w fakturze offline24 wysłanej wczoraj wieczorem. Czeka, aż KSeF nada jej numer, i dopiero wtedy wystawia fakturę korygującą ze wskazaniem tego numeru.
Najczęstsze pytania
Co oznacza tryb offline24 w KSeF?
To sposób wystawienia faktury ustrukturyzowanej bez bieżącego połączenia z KSeF, dostępny zawsze dla każdego podatnika. Przepisy nie wymagają podawania przyczyny ani dowodu problemu technicznego. Fakturę przygotowuje się w strukturze FA(3) poza systemem i przesyła do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia.
Do kiedy trzeba wysłać fakturę offline24 do KSeF?
Niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Faktura wystawiona w piątek musi więc trafić do KSeF najpóźniej w poniedziałek, jeśli jest dniem roboczym. Dłuższy termin - 7 dni roboczych od zakończenia awarii - obowiązuje, gdy przed dosłaniem faktury Ministerstwo Finansów ogłosi awarię KSeF.
Jak wystawić fakturę w trybie offline24?
Fakturę przygotowuje się w programie do fakturowania jako plik XML w strukturze FA(3), z datą wystawienia w polu P_1. Data nie może być z przyszłości, bo KSeF odrzuci plik. Konsumentowi, firmie bez NIP lub kontrahentowi zagranicznemu można przekazać wizualizację z dwoma kodami QR, a nabywca z NIP dostaje fakturę dopiero przez KSeF, po jej dosłaniu w terminie.
Czym różni się offline24 od trybu niedostępności KSeF i trybu awaryjnego?
Offline24 jest dostępny zawsze i bez podawania przyczyny, a fakturę dosyła się w następnym dniu roboczym. Tryb niedostępności i tryb awaryjny działają tylko po komunikacie Ministerstwa Finansów o problemach z KSeF i mają własne terminy dosłania. Przy awarii całkowitej faktur w ogóle nie przesyła się do KSeF.
Jak wygenerować certyfikat KSeF do trybu offline?
Certyfikat KSeF typu 2 (offline) generuje się w Aplikacji Podatnika KSeF, w module certyfikatów, po zalogowaniu na przykład profilem zaufanym. Podaje się nazwę i hasło, zapisuje klucz prywatny i składa wniosek z przeznaczeniem offline. Certyfikat służy do drugiego kodu QR z napisem „CERTYFIKAT”, potrzebnego, gdy nabywca dostaje fakturę przed nadaniem numeru KSeF. Jest ważny najwyżej dwa lata.
Co zrobić, gdy KSeF odrzuci fakturę offline24?
Odrzucony plik XML nie dostaje numeru KSeF, więc nie wystawia się do niego faktury korygującej. Trzeba usunąć przyczynę błędu i przesłać plik ponownie. Dla faktur offline odrzuconych z powodów technicznych API KSeF przewiduje korektę techniczną, czyli ponowną wysyłkę faktury o tej samej treści, powiązaną z plikiem odrzuconym.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
