Trójstronna weryfikacja faktur (3-way match)
Trójstronna weryfikacja faktur (3-way matching) to kontrola faktury zakupowej przez porównanie jej z dwoma dokumentami: zamówieniem, które mówi, co i po jakiej cenie firma zamówiła, oraz dokumentem przyjęcia - PZ lub protokołem odbioru - który potwierdza, co faktycznie dotarło. Faktura zgodna z obydwoma w granicach ustalonej tolerancji może iść do płatności bez ręcznej akceptacji.
Na czym polega 3 way matching
Każdy z trzech dokumentów odpowiada na inne pytanie. Zamówienie mówi, na co firma się zgodziła: towar, ilość, cenę jednostkową, termin. Dokument przyjęcia - w magazynie zwykle PZ (przyjęcie zewnętrzne), przy usługach protokół odbioru - mówi, co faktycznie dotarło. Faktura mówi, ile dostawca chce dostać. Weryfikacja idzie pozycja po pozycji: cenę z faktury porównuje się z ceną z zamówienia, a ilość z faktury z ilością przyjętą. Dopiero gdy wszystko się zgadza, wiadomo, że firma płaci za to, co zamówiła i dostała. Ustawa o rachunkowości wymaga, żeby dowód księgowy był rzetelny, czyli zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji. Trójstronne dopasowanie pozwala to sprawdzić systemowo, a nie na oko.
2-way, 3-way i 4-way matching - różnice
- Dopasowanie dwustronne (2-way) - faktura kontra zamówienie, czyli cena i ilość zamówiona. Wystarcza przy abonamentach i usługach, których nikt nie przyjmuje na magazyn.
- Dopasowanie trójstronne (3-way) - dochodzi dokument przyjęcia. Chroni przed zapłatą za towar, który nie dotarł albo dotarł w mniejszej ilości.
- Dopasowanie czterostronne (4-way) - dodatkowo wynik kontroli jakości. Przydaje się tam, gdzie przyjęta partia może zostać odrzucona po badaniu, na przykład w produkcji.
Firma nie musi stosować jednego wariantu do wszystkich zakupów. Reguła może zależeć od kategorii: materiały produkcyjne - 3-way, usługi IT - 2-way, czynsz i media - bez zamówienia, ze zwykłą akceptacją merytoryczną.
Tolerancje, rozbieżności i wyjątki
Pełna zgodność zdarza się rzadziej, niż się wydaje. Dostawca zaokrągla ceny, dolicza transport, fakturuje dostawę częściową albo łączy dwie dostawy na jednej fakturze. Dlatego reguły dopasowania mają tolerancje - procentowe lub kwotowe, na przykład różnica ceny do 1 procenta albo do 50 zł na pozycji. Rozbieżność w granicach tolerancji przechodzi automatycznie. Powyżej niej faktura trafia do wyjaśnienia: różnica ceny do kupca, który negocjował warunki, różnica ilości do magazynu. Gdy błąd leży po stronie dostawcy, rozwiązaniem jest faktura korygująca, a nie ręczna poprawka w systemie. Brak przyjęcia nie zawsze oznacza problem - faktura często wyprzedza towar i czeka, aż magazyn zaksięguje PZ.
Dopasowanie faktur z KSeF w praktyce e-MSI
Faktura pobrana z KSeF to plik XML w strukturze FA(3), więc dane pozycji nie wymagają odczytu z obrazu. Struktura ma fakultatywne pola na numer i datę zamówienia, numer dokumentu magazynowego WZ (wydanie na zewnątrz) oraz indeks i kod GTIN towaru. Gdy dostawca je wypełnia, znalezienie zamówienia jest proste. Gdy nie - system szuka go po kontrahencie, kwotach i nazwach pozycji.
W elektronicznym obiegu faktur, który e-MSI wdraża na platformie JobRouter®, proces korzysta z baz kontrahentów, słowników i zamówień, a dane odczytane przez IDR® mogą być od razu porównywane z zamówieniami. Do pracy na poziomie pozycji służy moduł JobOrderMatch z listy modułów JobRouter®: dopasowuje pozycje faktur przychodzących do pozycji zamówień lub przyjęć towaru, korzystając z nagłówków i pozycji rozpoznanych przez IDR. Faktury wymagające decyzji przechodzą jedno- lub wielostopniową ścieżkę akceptacji zgodną z zasadami firmy.
Na co uważać przy trójstronnej weryfikacji
- Zamówienia zakładane po otrzymaniu faktury, tylko po to, żeby było do czego dopasować.
- Magazyn księguje PZ z kilkudniowym opóźnieniem, więc faktury czekają, a firma traci skonto.
- Zbyt szerokie tolerancje, w których mieszczą się systematyczne podwyżki dostawcy.
- Różne indeksy towarów u dostawcy i w ERP bez tabeli powiązań.
- Brak rozliczania przyjętej ilości - ta sama dostawa zafakturowana dwa razy przechodzi dwa razy.
- Jedna osoba zamawia, przyjmuje towar i zatwierdza fakturę - trzy dokumenty, a kontroli brak.
Przykłady zastosowania
Hurtownia fakturuje 200 kartonów po 12,90 zł, zamówienie mówi 12,20 zł, a PZ potwierdza 200 kartonów. Różnica ceny przekracza tolerancję, więc faktura trafia do kupca, który uzgadnia z dostawcą fakturę korygującą.
Zakład produkcyjny dostaje fakturę za 5 ton granulatu, a magazyn przyjął 4,5 tony. System wstrzymuje fakturę i powiadamia magazyniera oraz kupca o brakujących 0,5 tony.
Faktura za materiały biurowe przychodzi z KSeF z numerem zamówienia w polu przeznaczonym na zamówienie. System odnajduje zamówienie i PZ, wszystkie pozycje się zgadzają, więc faktura idzie do księgowania bez akceptacji kierownika.
Firma serwisowa rozlicza przegląd wózków widłowych. Trzecim dokumentem zamiast PZ jest protokół odbioru podpisany przez kierownika zmiany - bez niego faktura nie przechodzi do płatności.
Faktura dotarła dzień przed dostawą. System odkłada ją do kolejki oczekujących i ponawia dopasowanie, gdy magazyn zaksięguje przyjęcie towaru.
Najczęstsze pytania
Co to jest 3 way matching?
To trójstronne dopasowanie faktury zakupowej do zamówienia i dokumentu przyjęcia towaru lub usługi. System porównuje ceny z zamówieniem, a ilości z tym, co przyjęto. Faktura zgodna w granicach tolerancji może trafić do płatności bez ręcznej akceptacji, a rozbieżna idzie do wyjaśnienia.
Czym różni się 2-way matching od 3-way matchingu?
Dopasowanie dwustronne porównuje tylko fakturę z zamówieniem, czyli ceny i ilości zamówione. Trójstronne dodaje dokument przyjęcia, więc sprawdza też, czy towar lub usługa faktycznie dotarły. 2-way wystarcza przy abonamentach i usługach bez formalnego odbioru, 3-way stosuje się przy dostawach na magazyn i usługach potwierdzanych protokołem odbioru.
Jakie są najczęstsze błędy przy 3-way matchingu?
Najczęstsze to zamówienia zakładane dopiero po otrzymaniu faktury, opóźnione księgowanie PZ, przez które faktury czekają i przepada skonto, oraz zbyt szerokie tolerancje, w których giną systematyczne podwyżki dostawcy. Problemem są też różne indeksy towarów u dostawcy i w ERP, brak rozliczania przyjętej ilości i jedna osoba, która zamawia, przyjmuje towar i zatwierdza fakturę.
Co zrobić, gdy faktura nie zgadza się z zamówieniem?
Najpierw sprawdzić, czy różnica mieści się w tolerancji. Jeśli nie, faktura trafia do osoby odpowiedzialnej za dany rodzaj rozbieżności: kupca przy różnicy ceny, magazynu przy różnicy ilości. Gdy błąd popełnił dostawca, firma prosi o fakturę korygującą, zamiast poprawiać dane ręcznie w systemie.
Czy 3-way matching jest obowiązkowy?
Nie. Żaden przepis nie nakazuje trójstronnego dopasowania faktur. Ustawa o rachunkowości wymaga jednak, żeby dowód księgowy był rzetelny, czyli zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji, a sposób sprawdzania dowodów firma ustala sama. Trójstronna weryfikacja to praktyka kontroli wewnętrznej, którą wpisuje się do własnej procedury.
Czy KSeF ułatwia 3-way matching?
Tak, bo faktura z KSeF to ustrukturyzowany plik XML i danych pozycji nie trzeba odczytywać z obrazu. Struktura FA(3) ma też fakultatywne pola na numer i datę zamówienia, numer WZ oraz indeks i GTIN towaru. Jeśli dostawca ich nie wypełnia, zamówienie trzeba odnaleźć po kontrahencie, kwotach i nazwach pozycji.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
