TCO – całkowity koszt posiadania
TCO (total cost of ownership, całkowity koszt posiadania) to suma wszystkich kosztów, jakie firma ponosi na system, urządzenie lub usługę przez cały okres używania: zakupu lub abonamentu, wdrożenia, integracji, szkoleń, utrzymania, wsparcia, czasu pracowników i wycofania z użytku. Pozwala porównać oferty po realnym koszcie, a nie po cenie z pierwszej faktury.
Z czego składa się TCO systemu IT
Cena licencji to zwykle tylko pierwsza pozycja rachunku. TCO dolicza wszystko, co trzeba zapłacić - pieniędzmi albo czasem ludzi - żeby system działał przez zakładany okres, na przykład trzy albo pięć lat.
- Nabycie - licencja bezterminowa albo abonament, sprzęt, licencje systemu operacyjnego i bazy danych.
- Wdrożenie - analiza, konfiguracja, integracje z ERP i innymi systemami, migracja danych, testy, szkolenia.
- Utrzymanie - wsparcie techniczne i aktualizacje, serwery lub hosting, kopie zapasowe, praca administratorów.
- Rozwój - nowe procesy, zmiany przepisów, dodatkowi użytkownicy, kolejne integracje.
- Koszty ukryte - czas pracowników na naukę i obejścia, przestoje, obsługa awarii, wolniejsza praca w pierwszych tygodniach.
- Wyjście - eksport danych, migracja do następcy, archiwizacja, wygaszenie umów.
Jak policzyć TCO krok po kroku
Najpierw ustal horyzont, zwykle równy planowanemu okresowi używania systemu. Potem rozpisz koszty na lata: jednorazowe na starcie, stałe co roku i zmienne, zależne od liczby użytkowników i dokumentów. Dla każdej porównywanej oferty przyjmij te same założenia - liczbę użytkowników, wolumen, zakres procesów - inaczej porównanie traci sens. Przy dłuższym horyzoncie dział finansowy dyskontuje przyszłe płatności, żeby porównać je z wydatkiem dziś. Wynik zestaw z korzyściami: TCO mówi, ile coś kosztuje, a ROI - czy się zwraca.
Księgowa doda perspektywę podatkową. Licencję na program komputerowy, która jest wartością niematerialną i prawną, amortyzuje się w CIT przez co najmniej 24 miesiące (art. 16m ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT), a gdy jej wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł, można ją od razu zaliczyć do kosztów (art. 16d ust. 1). Abonament SaaS jest zwykle kosztem bieżącym okresu, którego dotyczy. Suma wydatków bywa podobna, ale jej rozkład w czasie i wpływ na wynik są różne.
TCO licencji wieczystej, abonamentu i on-premise
Licencja wieczysta to duży wydatek na starcie i niższe koszty w kolejnych latach, pod warunkiem że firma ma własną infrastrukturę i ludzi do jej utrzymania. Abonament SaaS rozkłada koszt równo w czasie, a serwery, aktualizacje i kopie zapasowe bierze na siebie dostawca. Który model wyjdzie taniej, zależy od horyzontu, liczby użytkowników i kosztu własnego działu IT.
W ofercie e-MSI koszt wdrożenia systemu składa się najczęściej z trzech pozycji: licencji, wdrożenia i serwisu. Platformę JobRouter® można kupić w licencji bezterminowej - z jednorazową opłatą zależną od zakresu modułów i liczby użytkowników oraz opcjonalnym wsparciem i aktualizacjami - albo wynająć w modelu SaaS na 12, 24 lub 36 miesięcy. System może działać na serwerze klienta, w chmurze klienta albo w chmurze producenta. Pakiety opisuje strona oferta licencji, a porównanie modeli instalacji - strona cloud i on-premise.
TCO w przetargach publicznych
Prawo zamówień publicznych pozwala oceniać oferty nie tylko po cenie, ale po koszcie liczonym metodą rachunku kosztów cyklu życia (art. 245). Obejmuje on m.in. koszty nabycia, użytkowania, utrzymania i wycofania z eksploatacji. Zamawiający musi wtedy wskazać w dokumentach zamówienia, jakie dane podają wykonawcy i jaką metodą policzy koszty. Jednostki sektora finansów publicznych, inne państwowe jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej i ich związki nie mogą stosować ceny jako jedynego kryterium ani nadawać jej wagi powyżej 60%, chyba że w opisie przedmiotu zamówienia określą wymagania jakościowe co najmniej dla jego głównych elementów (art. 246).
Najczęstsze błędy przy liczeniu TCO
- Porównywanie ceny licencji zamiast kosztu w całym okresie używania.
- Różne założenia dla różnych ofert - inna liczba użytkowników, inny zakres procesów.
- Pominięcie czasu własnych ludzi: administratorów, kluczowych użytkowników, szkoleń.
- Brak rezerwy na zmiany przepisów i rozwój systemu.
- Pominięcie kosztu wyjścia: eksportu danych, migracji i archiwum po zakończeniu umowy.
- Horyzont dobrany pod tezę - krótki zwykle faworyzuje abonament, długi zakup licencji.
Przykłady zastosowania
Biuro rachunkowe porównuje dwa programy do obiegu faktur. Tańszy w licencji wymaga ręcznego pobierania faktur z KSeF, więc w TCO na trzy lata dochodzi czas pracy księgowych, który przewyższa różnicę w cenie.
Starostwo przygotowuje przetarg na system EZD i ocenia oferty według kryterium kosztu liczonego rachunkiem kosztów cyklu życia - wykonawcy podają ceny licencji, wdrożenia i wsparcia na cały okres umowy.
Dział IT liczy TCO obiegu dokumentów na własnym serwerze: sprzęt, licencje bazy danych, kopie zapasowe i część etatu administratora - i zestawia wynik z abonamentem w chmurze na ten sam okres.
Dyrektor finansowy wylicza TCO kupionego samochodu służbowego: cenę zakupu, paliwo, ubezpieczenie, serwis i opony, pomniejszone o przewidywaną wartość odsprzedaży.
Dział zakupów wybiera urządzenia wielofunkcyjne według kosztu tonerów, serwisu i wydruku strony w okresie umowy, a nie według ceny samego urządzenia.
Najczęstsze pytania
Co to znaczy TCO?
TCO, czyli total cost of ownership, to całkowity koszt posiadania - suma wszystkich wydatków na system, urządzenie lub usługę przez cały okres używania. Obejmuje zakup lub abonament, wdrożenie, utrzymanie, wsparcie, czas pracowników i wycofanie z użytku. Służy do porównywania ofert po realnym koszcie.
Jak obliczyć TCO?
Ustal okres, na przykład pięć lat. Zsumuj koszty jednorazowe (licencja, wdrożenie, sprzęt, migracja), koszty roczne pomnożone przez liczbę lat (abonament, wsparcie, hosting, administracja) i koszt wyjścia. Te same założenia przyjmij dla każdej oferty. Przy długim okresie warto zdyskontować przyszłe płatności.
Czym różni się TCO od ROI?
TCO mówi, ile rozwiązanie kosztuje w całym okresie używania. ROI, czyli zwrot z inwestycji, zestawia ten koszt z korzyściami - oszczędnością czasu, mniejszą liczbą błędów, szybszymi płatnościami. Najpierw liczy się TCO, bo bez rzetelnego kosztu wyliczenie zwrotu nie ma podstaw.
Co oznacza TCO samochodu?
To całkowity koszt posiadania auta w okresie używania: zakup lub raty leasingu, paliwo albo energia, ubezpieczenie, serwis, opony i podatki, a przy zakupie - pomniejszone o wartość odsprzedaży. Firmy flotowe porównują w ten sposób modele i formy finansowania, bo najtańszy w zakupie samochód nie zawsze jest najtańszy w eksploatacji.
Co to jest TCO Certified?
To inne pojęcie niż całkowity koszt posiadania. TCO Certified to certyfikat zrównoważonego rozwoju dla sprzętu IT, takiego jak monitory i laptopy, prowadzony przez organizację non-profit TCO Development. Obejmuje m.in. klimat, substancje chemiczne, gospodarkę obiegu zamkniętego i warunki w łańcuchu dostaw.
Czy abonament SaaS ma niższe TCO niż licencja wieczysta?
Nie ma jednej odpowiedzi. W krótkim okresie abonament zwykle wychodzi taniej, bo nie wymaga dużego wydatku na start ani własnej infrastruktury. W długim okresie licencja wieczysta może być korzystniejsza, jeśli firma ma serwery i administratorów. Rozstrzyga rachunek dla konkretnego horyzontu i liczby użytkowników.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
