System workflow
System workflow to oprogramowanie prowadzące przepływ zadań między osobami i systemami zgodnie ze zdefiniowanym modelem procesu. Pilnuje kolejności kroków, terminów, uprawnień i zastępstw, a każdą decyzję zapisuje w historii sprawy.
Co robi system workflow
- Przydziela zadania właściwym osobom lub rolom.
- Stosuje reguły decyzyjne oparte na danych sprawy.
- Pilnuje terminów, eskaluje i obsługuje zastępstwa.
- Prowadzi rejestr działań na potrzeby audytu.
- Wymienia dane z systemami zewnętrznymi.
Kiedy warto go wdrożyć
Wtedy, gdy status sprawy trzeba ustalać przez telefon, dokumenty giną w mailach, a zastępstwa organizuje się ad hoc. Sygnałem jest też duża liczba tych samych pytań o etap realizacji. Zobacz workflow i platformę JobRouter.
Przykłady zastosowania
Wniosek trafia do przełożonego, a po jego akceptacji automatycznie do kadr — bez maila i bez przypominania.
Gdy akceptant nie zareaguje w ciągu dwóch dni, zadanie eskaluje do jego przełożonego.
Najczęstsze pytania
Czy system workflow jest potrzebny małej firmie?
Bywa opłacalny nawet przy kilkudziesięciu użytkownikach, jeśli procesy są powtarzalne i ważne są terminy.
Czy workflow zastępuje pocztę elektroniczną?
Nie zastępuje jej całkowicie, ale usuwa z niej to, co powinno być sprawą ze statusem, terminem i historią.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
