System FK (finansowo-księgowy)
System FK, czyli system finansowo-księgowy, to program, w którym firma prowadzi księgi rachunkowe: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze oraz zestawienia obrotów i sald. Na podstawie dowodów księgowych ujmuje zdarzenia na kontach z planu kont, rozlicza należności i zobowiązania, a z tych samych zapisów tworzy sprawozdania, deklaracje i pliki JPK.
Co to jest system FK i co się w nim prowadzi
Skrót FK oznacza „finansowo-księgowy” i w praktyce chodzi o program, w którym działa pełna księgowość. Ustawa o rachunkowości wymienia, co tworzy księgi rachunkowe: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald oraz inwentarz. Gdy księgi prowadzi się komputerowo, ich odpowiednikiem są zbiory danych w bazie programu. System FK nie jest więc dodatkiem do księgowości - to w nim są księgi. Każdy zapis powstaje na podstawie dowodu księgowego i trafia jednocześnie do dziennika i na konta księgi głównej według zakładowego planu kont. Na kontach pomocniczych rozlicza się kontrahentów, środki trwałe i pracowników. Z tych samych zapisów powstaje bilans, rachunek zysków i strat, deklaracje oraz pliki JPK.
Moduły systemu finansowo-księgowego
- Księga główna i plan kont - dekretacja dowodów, dziennik, zestawienie obrotów i sald, zamknięcie miesiąca i roku.
- Rozrachunki - należności i zobowiązania, terminy płatności, noty odsetkowe, potwierdzenia sald.
- Rejestry VAT - ewidencja sprzedaży i zakupu, z której powstaje JPK_V7M lub JPK_V7K.
- Kasa i bank - import wyciągów i dopasowanie płatności do otwartych rozrachunków.
- Środki trwałe - ewidencja, plan amortyzacji, dokumenty przyjęcia i likwidacji.
- Sprawozdawczość i controlling - sprawozdanie finansowe, koszty według MPK i projektów, budżety.
System FK a ERP i program do KPiR
ERP to system do zarządzania całą firmą: sprzedażą, magazynem, zakupami, produkcją, kadrami. Moduł finansowo-księgowy jest jego częścią i dostaje dane z innych modułów automatycznie - faktura sprzedaży czy wydanie z magazynu same tworzą dekret. Samodzielny system FK działa obok innych programów, a dane dostaje przez import albo integrację. Program do podatkowej księgi przychodów i rozchodów to co innego: KPiR jest księgą podatkową, bez planu kont i zapisu na dwóch kontach. Pełną księgowość prowadzą m.in. spółki kapitałowe, a osoby fizyczne oraz spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych - gdy ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro albo gdy same ją wybiorą.
System FK a KSeF i JPK od 2026 roku
Od 2026 r. faktury między firmami co do zasady przechodzą przez Krajowy System e-Faktur, a od okresu za luty 2026 r. w JPK_VAT przy fakturze podaje się jej numer KSeF. Program FK musi więc dostać fakturę razem z numerem. Druga zmiana dotyczy podatku dochodowego: kolejne grupy podatników przesyłają księgi w strukturze JPK_KR_PD, w której konta opisuje się znacznikami. To praca na planie kont w systemie FK, nie w arkuszu.
W projektach e-MSI system FK pozostaje miejscem księgowania, a to, co dzieje się przed nim - wpływ, opis, akceptacja i dekretacja faktury - działa w procesie na platformie JobRouter®. Po zatwierdzeniu dane trafiają do systemu finansowo-księgowego lub ERP. e-MSI KSeF Hub łączy systemy finansowo-księgowe z KSeF: wysyła faktury sprzedaży, odbiera zakupowe, pobiera numer KSeF i UPO. JobRouter® był łączony m.in. z SAP, Microsoft Dynamics, Symfonią, InsERT, enova365 i Comarch ERP Optima. Metody połączenia - API, szynę danych, wymianę plików, bazę pośredniczącą - opisuje strona integracja systemów IT.
Na co uważać przy wyborze i wdrożeniu programu FK
- Polityka rachunkowości musi zawierać opis systemu informatycznego: wykaz programów, zasady ochrony danych, wersję oprogramowania i datę rozpoczęcia eksploatacji. Zmiana programu oznacza aktualizację tego opisu.
- Program ma automatycznie kontrolować ciągłość zapisów oraz przenoszenie obrotów i sald.
- Księgi przechowuje się co najmniej 5 lat, więc stare dane muszą dać się odczytać także po zmianie systemu.
- Migracja bez historii rozrachunków kończy się ręcznym uzgadnianiem sald z kontrahentami.
- Numer KSeF w rejestrach VAT i znaczniki kont do JPK_KR_PD to wymogi, a nie funkcje dodatkowe. Numer KSeF jest wymagany od okresu za luty 2026 r., a znaczniki - dla części firm już teraz, dla pozostałych od 2027 r.
- Dwa słowniki kontrahentów - w FK i w obiegu faktur - szybko się rozjeżdżają. Źródłem danych powinien być jeden system.
Przykłady zastosowania
Księgowa spółki z o.o. importuje do systemu FK wyciąg bankowy, a program dopasowuje przelewy do otwartych faktur zakupowych i zamyka rozrachunki z dostawcami.
Faktura za serwis floty przechodzi w obiegu akceptację kierownika logistyki, a po zatwierdzeniu trafia do systemu FK jako gotowy dekret z kontem kosztowym i MPK.
Biuro rachunkowe prowadzi w jednym programie FK księgi kilkunastu spółek i dla każdej generuje osobny JPK_V7M z numerami KSeF faktur.
Spółka zmienia system FK od nowego roku obrotowego. Główna księgowa aktualizuje opis systemu informatycznego w polityce rachunkowości i przenosi bilans otwarcia oraz otwarte rozrachunki.
Przed przesłaniem ksiąg w strukturze JPK_KR_PD dział finansowy przypisuje kontom z zakładowego planu kont wymagane znaczniki, żeby plik dało się wygenerować bez ręcznych poprawek.
Najczęstsze pytania
Co to jest system FK?
To program finansowo-księgowy, w którym firma prowadzi księgi rachunkowe: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze oraz zestawienia obrotów i sald. Skrót FK oznacza właśnie „finansowo-księgowy”, dlatego mówi się też „program FK”. U producentów ten sam moduł bywa nazywany „Księgowość” albo „Finanse i księgowość”.
Czym różni się system FK od ERP?
System FK obsługuje finanse i księgowość: plan kont, dekretację, rozrachunki, VAT i sprawozdania. ERP obejmuje całą firmę - sprzedaż, magazyn, zakupy, produkcję, kadry - i zwykle ma moduł FK w środku. Mała firma może mieć sam program FK, większa częściej ERP, w którym księgowość dostaje dane z innych modułów automatycznie.
Kto musi prowadzić pełną księgowość w programie FK?
Ustawa o rachunkowości nie wskazuje konkretnego programu, ale księgi rachunkowe muszą prowadzić m.in. spółki kapitałowe oraz osoby fizyczne i spółki osób fizycznych z przychodami netto za poprzedni rok co najmniej 2 500 000 euro. Od 2026 r. przedsiębiorcy na PIT składający JPK_V7M muszą prowadzić swoje księgi wyłącznie w programie komputerowym.
Jakie wymagania musi spełniać program finansowo-księgowy?
Musi automatycznie kontrolować ciągłość zapisów i przenoszenie obrotów, pozwalać wydrukować księgi lub przenieść je czytelnie na nośnik danych, chronić dane przed nieuprawnionym dostępem i umożliwiać kopie zapasowe. Firma opisuje go w polityce rachunkowości z wersją i datą rozpoczęcia eksploatacji. W praktyce musi też generować struktury JPK.
Czy system FK musi być zintegrowany z KSeF?
Przepisy nie wymagają, żeby łączył się z KSeF sam program FK. Faktury trzeba jednak wystawiać i odbierać przez KSeF, a w JPK_VAT za okresy od lutego 2026 r. podaje się ich numery KSeF. Połączenie może działać w module FK, w ERP albo w osobnej aplikacji, która przekazuje faktury i numery do księgowości.
Jak długo przechowuje się dane z systemu FK?
Księgi rachunkowe przechowuje się co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Zatwierdzone sprawozdania finansowe - również co najmniej 5 lat, od początku roku po roku ich zatwierdzenia. Przy zmianie programu trzeba więc zachować możliwość odczytu starych ksiąg, a nie tylko ich kopię.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
