EZD – elektroniczne zarządzanie dokumentacją
EZD, czyli elektroniczne zarządzanie dokumentacją, to sposób wykonywania czynności kancelaryjnych, w którym sprawy prowadzi się w systemie teleinformatycznym: pisma rejestruje się, dekretuje, załatwia i archiwizuje w postaci elektronicznej, a papier trafia do składu chronologicznego. Termin pochodzi z instrukcji kancelaryjnej i dotyczy urzędów, ale ten sam model działa w firmach jako elektroniczny obieg dokumentów.
EZD a tradycyjny system kancelaryjny
Instrukcja kancelaryjna z 2011 r. zna dwa sposoby dokumentowania spraw: system tradycyjny, w którym aktami sprawy są papierowe teczki, oraz EZD, w którym akta sprawy tworzą dokumenty elektroniczne i odwzorowania cyfrowe pism papierowych. Kierownik podmiotu wskazuje, który system jest podstawowy, i może wyłączyć z niego określone klasy spraw z wykazu akt. W EZD papier nie krąży między referentami - po zeskanowaniu trafia do składu chronologicznego, a wszystko, co dzieje się ze sprawą, zapisuje się w systemie: dekretacja, pisma, notatki, akceptacje i podpisy.
Co musi umieć system EZD
- Rejestrować przesyłki wpływające i wychodzące, także te z e-Doręczeń i platformy ePUAP.
- Zakładać sprawy pod klasą z jednolitego rzeczowego wykazu akt i nadawać znak sprawy.
- Obsługiwać dekretację, spis spraw, akta sprawy i metadane dokumentów zgodne z przepisami o strukturze dokumentów elektronicznych.
- Podpisywać pisma podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną i wysyłać je bez drukowania.
- Prowadzić skład chronologiczny, przekazywać dokumentację do archiwum zakładowego przez przekazanie archiwiście uprawnień w systemie i przygotowywać paczki archiwalne dla archiwum państwowego.
- Raportować obciążenie komórek, terminy i zaległości.
Różnica między dobrym a złym EZD nie leży w liście funkcji, tylko w tym, czy referent może załatwić sprawę bez wychodzenia z systemu. Jeśli do podpisania pisma trzeba je wydrukować, a do sprawdzenia terminu zajrzeć do arkusza, to nie jest jeszcze elektroniczne zarządzanie dokumentacją.
EZD RP, EZD PUW i systemy komercyjne
Przez lata w administracji działał EZD PUW, system opracowany w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim i udostępniany innym instytucjom. Od 30 kwietnia 2024 r. nie jest już udostępniany kolejnym jednostkom, a jego następcą jest EZD RP, rozwijany przez NASK na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji i udostępniany bezpłatnie jako jednolity system dla administracji publicznej - szczegóły opisuje hasło EZD RP. Samorządy, spółki komunalne, uczelnie i szpitale korzystają też z systemów komercyjnych, często budowanych na platformach workflow - zwłaszcza tam, gdzie obok czynności kancelaryjnych trzeba obsłużyć obieg faktur, umów, wniosków i procesy kadrowe w jednym środowisku.
EZD w firmie, czyli elektroniczny obieg dokumentów
Przedsiębiorstwo nie prowadzi spraw w rozumieniu instrukcji kancelaryjnej, ale potrzebuje dokładnie tych samych mechanizmów: rejestracji korespondencji, dekretacji na właściwy dział, śladu decyzji, archiwum z okresami przechowywania. Dlatego w firmach mówi się o elektronicznym obiegu dokumentów (EOD), a w urzędach o EZD - to dwa słowa na ten sam sposób pracy.
e-MSI wdraża systemy obiegu dokumentów zarówno w firmach, jak i w administracji. Publiczne opisy projektów obejmują między innymi system na platformie JobRouter® do obsługi faktur, umów i wniosków w Urzędzie Miasta Grodzisk Mazowiecki oraz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów i e-usług zintegrowanych z ePUAP w powiecie słubickim. Korespondencję przychodzącą może rozdzielać moduł klasyfikacji korespondencji systemu IDR®, który rozpoznaje typ pisma i uruchamia właściwy proces. Więcej na stronie cyfryzacja w administracji publicznej.
Jak przygotować wdrożenie EZD
- Uporządkować podstawy: aktualny wykaz akt, instrukcję kancelaryjną i archiwalną, listę rejestrów.
- Przejść procesy kancelaryjne krok po kroku i wskazać, gdzie dziś ginie czas - zwykle przy dekretacji i szukaniu oryginałów.
- Zdecydować, które klasy spraw zostają w systemie tradycyjnym, i opisać wyjątki.
- Przygotować skład chronologiczny, skanery i punkt kancelaryjny.
- Uruchomić pilotaż w jednej komórce, zebrać uwagi, dopiero potem rozszerzać na cały podmiot.
- Podpiąć e-Doręczenia, podpis elektroniczny i archiwum, żeby nic nie wymagało drukowania.
Przykłady zastosowania
Do urzędu gminy wpływa pismo przez e-Doręczenia. System EZD rejestruje je automatycznie, sekretarz dekretuje na wydział, a referent zakłada sprawę pod klasą z JRWA - bez jednej kartki papieru.
Papierowy wniosek mieszkańca dostaje w kancelarii identyfikator z rejestru przesyłek wpływających, zostaje zeskanowany i odłożony do składu chronologicznego, a od tej chwili wydział pracuje wyłącznie na odwzorowaniu cyfrowym.
Naczelnik wydziału widzi w EZD listę spraw z terminami i zaległościami, więc przekazuje część pism innemu pracownikowi, zanim minie termin ustawowy.
Spółka komunalna prowadzi w jednym systemie sprawy kancelaryjne według instrukcji oraz obieg faktur i umów, bo platforma workflow obsługuje oba rodzaje procesów.
Po upływie okresu przewidzianego w instrukcji komórka przekazuje zakończone sprawy do archiwum zakładowego - w EZD polega to na przekazaniu archiwiście uprawnień do dokumentacji, bez ręcznego spisywania i przenoszenia teczek.
Najczęstsze pytania
Na czym polega EZD?
EZD polega na tym, że sprawy prowadzi się w systemie teleinformatycznym, a nie w papierowych teczkach. Pisma rejestruje się, dekretuje, załatwia i przekazuje do archiwum w postaci elektronicznej, a papierowe oryginały po zeskanowaniu trafiają do składu chronologicznego. W systemie zapisuje się wszystko, co dzieje się ze sprawą: dekretacje, pisma, notatki, akceptacje i podpisy.
Czy EZD jest obowiązkowe?
Nie ma powszechnego obowiązku prowadzenia spraw w EZD - kierownik podmiotu wybiera system podstawowy, ale po wskazaniu EZD powrót do systemu tradycyjnego jest niedopuszczalny. W praktyce obowiązek odbierania e-Doręczeń, podpisy elektroniczne i wymogi wobec dokumentów elektronicznych sprawiają, że urzędy przechodzą na EZD, bo prowadzenie tych czynności na papierze staje się nieopłacalne.
Czym różni się EZD od EOD?
EZD to pojęcie z instrukcji kancelaryjnej i dotyczy dokumentowania spraw w administracji według ściśle opisanych zasad. EOD, czyli elektroniczny obieg dokumentów, to określenie używane w firmach na ten sam typ systemu, bez rygorów kancelaryjnych. Funkcjonalnie oba obejmują rejestrację, dekretację, akceptacje i archiwum.
Czy w EZD można część spraw prowadzić papierowo?
Tak. Kierownik podmiotu może wskazać klasy z wykazu akt, które pozostają w systemie tradycyjnym. Instrukcja kancelaryjna dopuszcza takie wyjątki, gdy wymagają tego inne przepisy, gdy masowe e-usługi mają własną instrukcję obsługi albo gdy przemawiają za tym ważne przyczyny organizacyjne lub techniczne.
Jak wysłać pismo w EZD?
Pismo wychodzące przygotowuje się w sprawie w systemie, podpisuje elektronicznie i wysyła przez e-Doręczenia, bez drukowania. Wysyłkę ewidencjonuje się w rejestrze przesyłek wychodzących. Papier pojawia się tylko wtedy, gdy adresat nie ma adresu do doręczeń elektronicznych - urząd może wtedy skorzystać z publicznej usługi hybrydowej, w której pismo drukuje i doręcza operator pocztowy.
Od czego zacząć wdrożenie EZD?
Od wykazu akt i instrukcji kancelaryjnej, bo system odwzorowuje je wprost, a potem od przejścia procesów kancelaryjnych z ludźmi, którzy je wykonują. Dopiero z tą wiedzą wybiera się system i planuje pilotaż w jednej komórce organizacyjnej.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
