System EZD
System EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentacją) to rozwiązanie stosowane głównie w administracji publicznej, w którym dokumentacja sprawy prowadzona jest w postaci elektronicznej, zgodnie z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt. EZD obejmuje rejestrację wpływów, prowadzenie spraw i archiwizację.
Co odróżnia EZD od zwykłego obiegu dokumentów
- Struktura spraw oparta na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
- Rejestr przesyłek wpływających i wychodzących.
- Zgodność z instrukcją kancelaryjną danego podmiotu.
- Przekazywanie dokumentacji do archiwum zgodnie z kategorią archiwalną.
EZD a e-Doręczenia
System EZD jest naturalnym odbiorcą korespondencji z e-Doręczeń — pismo powinno trafiać wprost do sprawy, wraz z dowodami nadania i odbioru. Rozwiązania dla sektora publicznego opisuje strona cyfryzacja w administracji publicznej.
Przykłady zastosowania
Pismo wpływające jest rejestrowane i przypisywane do sprawy o symbolu z wykazu akt.
Sprawa zakończona trafia do składu chronologicznego wraz z kompletem dokumentów elektronicznych.
Najczęstsze pytania
Czy EZD dotyczy tylko urzędów?
Przede wszystkim podmiotów publicznych, ale ten sam model pracy stosują też duże organizacje prowadzące dokumentację według rzeczowego wykazu akt.
Czy EZD zastępuje papier całkowicie?
Podmiot wskazuje EZD jako podstawowy sposób dokumentowania, przy czym część dokumentacji może nadal wymagać postaci papierowej.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
