Swimlane (tor w diagramie procesu)
Swimlane (tor, pas) to poziomy lub pionowy pas na diagramie procesu, który grupuje czynności wykonywane przez jedną rolę, dział lub uczestnika. Diagram swimlane pokazuje nie tylko kolejność kroków, ale też, kto odpowiada za każdy z nich i ile razy sprawa przechodzi między działami.
Diagram swimlane - na czym polega
Nazwa pochodzi od torów na basenie pływackim: każdy uczestnik procesu płynie swoim torem, a strzałki pokazują, kiedy przekazuje sprawę dalej. Pomysł jest starszy niż komputery - już w latach 40. XX wieku stosowano wielokolumnowe karty przebiegu procesu. Upowszechnili go Geary Rummler i Alan Brache w książce „Improving Performance” z 1990 r., dlatego diagram bywa nazywany diagramem Rummlera-Brache’a, a w polskiej wersji programu Visio - schematem blokowym współzależności funkcjonalnych (cross-functional flowchart). Rummler i Brache zwracali uwagę, że praca najczęściej gubi się nie wewnątrz działów, tylko na ich styku, w „białych polach” schematu organizacyjnego. Tory pokazują te styki wprost: każda strzałka, która przecina granicę toru, to przekazanie sprawy, czyli miejsce, w którym dokument czeka w czyjejś kolejce.
Basen a tor w BPMN
W notacji BPMN są dwa poziomy podziału. Basen (pool) to uczestnik, który w pełni kontroluje własny proces: firma, klient, dostawca, urząd skarbowy. Tor (lane) dzieli basen na części, najczęściej według ról lub działów. Z tego wynikają reguły:
- Przepływ sekwencji może swobodnie przechodzić między torami jednego basenu, ale nie przekracza granicy basenu.
- Między basenami płyną tylko komunikaty, rysowane linią przerywaną: faktura, zapytanie, odpowiedź.
- Basen partnera, którego procesu nie znamy, można narysować jako zamknięty - „czarną skrzynkę” bez czynności w środku.
- Tor można podzielić na podtory, na przykład dział finansów na księgowość i controlling.
- Standard nie narzuca, co oznacza tor. To mechanizm porządkowania czynności, więc kryterium podziału - rola, dział, lokalizacja - trzeba wybrać świadomie i trzymać się go w całym diagramie.
Jak podzielić proces na tory
- Zacznij od listy ról, które faktycznie dotykają sprawy, a nie od schematu organizacyjnego.
- Jeden tor to jedna rola. Kilka osób o tych samych obowiązkach dzieli tor, jedna osoba w dwóch rolach pojawia się w dwóch torach.
- Kolejność torów ustaw według przebiegu: kto zaczyna, ten jest na górze, co ogranicza krzyżowanie się strzałek.
- Uczestników zewnętrznych - klienta, dostawcę, urząd - wydziel do osobnych basenów, nie do torów.
- Policz przejścia między torami. Strzałka tam i z powrotem między tymi samymi torami to sygnał do uproszczenia.
- Kierunek wybierz według nośnika: tory poziome dobrze mieszczą się na slajdzie i wydruku, pionowe łatwiej przewijać na ekranie.
Od toru na diagramie do roli w systemie - praktyka e-MSI
Diagram torów jest dobrym narzędziem diagnozy, bo od razu widać, gdzie sprawa zmienia właściciela i kto odpowiada za termin. Audyt procesów biznesowych w e-MSI analizuje proces od strony organizacji - kto go realizuje i jak współpracują działy - oraz od strony odpowiedzialności, czyli kto pilnuje terminów, statusów i akceptacji. Właśnie to pokazują tory. Przy wdrożeniu na platformie JobRouter tor przestaje być rysunkiem: każdy proces ma określone kroki, role, reguły, warunki przejścia i osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy. Rola z toru staje się rolą w systemie, której przydziela się zadania i uprawnienia, a przekazanie między torami - krokiem, który ma termin, zastępstwo i eskalację, zamiast maila bez odpowiedzi.
Najczęstsze błędy w diagramach swimlane
- Tor dla każdej osoby z imienia i nazwiska - diagram starzeje się przy pierwszej rotacji.
- Tor „Wszyscy” albo „Inni”, który ukrywa, kto naprawdę wykonuje krok.
- Ta sama rola w dwóch torach pod różnymi nazwami, na przykład „Księgowość” i „Dział FK”.
- Klient lub dostawca jako tor w basenie firmy zamiast osobnego basenu.
- Czynność położona na granicy dwóch torów, bo nie ustalono, kto ją wykonuje.
- Kilkanaście torów na jednym diagramie zamiast mapy ogólnej i podprocesów.
Przykłady zastosowania
Obieg faktury kosztowej rozrysowany w torach kancelarii, kierownika działu, controllingu i księgowości pokazuje, że faktura czterokrotnie wraca do kancelarii po brakujące dane z zamówienia.
Urząd gminy rysuje obsługę wniosku z osobnym basenem dla mieszkańca i torami dla kancelarii, referatu merytorycznego i sekretarza. Pismo przez e-Doręczenia płynie jako komunikat między basenami.
Dział kadr porządkuje przyjęcie pracownika: tory HR, IT, BHP i przełożonego pokazują, że zamówienie sprzętu i założenie kont mogą ruszyć równolegle zaraz po podpisaniu umowy.
Kancelaria prawna mapuje obsługę nowej sprawy klienta. Tor sekretariatu okazuje się najbardziej obciążony, bo przez niego przechodzi każde pismo, także te, które mogłyby trafiać wprost do aplikanta.
Firma produkcyjna rysuje proces reklamacji z torami działu obsługi, jakości i magazynu oraz basenem klienta. Dwie strzałki tam i z powrotem między jakością a magazynem stają się pierwszym punktem do uproszczenia.
Najczęstsze pytania
Co to jest swimlane?
Tor na diagramie procesu - poziomy lub pionowy pas przypisany jednej roli, działowi lub uczestnikowi. Każda czynność leży w torze tego, kto ją wykonuje, więc diagram odpowiada jednocześnie na pytania „co się dzieje” i „kto to robi”. Diagram złożony z takich torów nazywa się diagramem swimlane.
Jak po polsku nazywa się swimlane?
Najczęściej tor, rzadziej pas lub ścieżka. W notacji BPMN przyjęło się tłumaczenie „basen” dla pool i „tor” dla lane. Cały diagram nazywa się diagramem torów, w programie Visio schematem blokowym współzależności funkcjonalnych albo, od nazwisk autorów, którzy go upowszechnili, diagramem Rummlera-Brache’a.
Czym różni się basen od toru w BPMN?
Basen to samodzielny uczestnik z własnym procesem, na przykład firma i klient. Tor to podział wewnątrz basenu, najczęściej według ról. Przepływ sekwencji łączy czynności w różnych torach jednego basenu, a między basenami przechodzą wyłącznie komunikaty rysowane linią przerywaną.
Czym diagram swimlane różni się od macierzy RACI?
Diagram pokazuje przebieg: kolejność kroków, decyzje i przekazania między rolami. Macierz RACI pokazuje odpowiedzialność w tabeli: kto wykonuje, kto zatwierdza, kogo się konsultuje, kogo informuje. Dobrze się uzupełniają - tory mówią, kto wykonuje krok, a RACI, kto za niego odpowiada, kto doradza i kogo trzeba poinformować.
W jakim programie narysować diagram swimlane?
Tory obsługują zarówno programy do diagramów, jak Microsoft Visio, draw.io czy Lucidchart, jak i modelery BPMN, np. Bizagi Modeler czy bpmn.io. Na warsztacie wystarczy tablica z poziomymi pasami taśmy i karteczki. Jeśli diagram ma trafić do wdrożenia, lepiej od razu użyć notacji BPMN.
Ile torów powinien mieć diagram procesu?
Tyle, ile ról faktycznie wykonuje kroki procesu, zwykle kilka. Gdy torów robi się kilkanaście, diagram przestaje być czytelny i lepiej rozbić go na mapę ogólną oraz podprocesy. Nie dodawaj torów dla osób, które tylko dostają informację - to materiał do macierzy RACI.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
