Straight-through processing (STP)
Straight-through processing (STP) to obsługa dokumentu lub transakcji od wpływu do zaksięgowania albo płatności w pełni automatycznie, bez ręcznej ingerencji pracownika. W przypadku faktur oznacza to, że system sam odczytuje dokument, porównuje go z zamówieniem i dostawą, dekretuje i przekazuje do ERP, a ludzie zajmują się tylko wyjątkami.
Co oznacza straight through processing
Termin pochodzi z bankowości i rynków kapitałowych, gdzie opisuje transakcję przechodzącą od zlecenia do rozrachunku bez ręcznego przepisywania danych między systemami. Z finansów trafił do księgowości, ubezpieczeń i obsługi wniosków. Po polsku mówi się o przetwarzaniu bezdotykowym albo bez udziału człowieka, a w działach finansowych o fakturach „touchless”. Zasada jest zawsze ta sama: dokument, który spełnia z góry ustalone warunki, przechodzi przez wszystkie etapy sam, a człowiek dostaje tylko to, czego reguły nie potrafią rozstrzygnąć. STP nie jest więc funkcją jednego programu, tylko właściwością całego procesu - od jakości danych na wejściu po integrację z systemem finansowo-księgowym. Wystarczy jedno ręczne kliknięcie po drodze, żeby dokument przestał się liczyć jako STP.
Kiedy faktura może przejść bez udziału człowieka
- Dane są pewne. Faktura z KSeF to plik XML o stałej strukturze, więc nie ma ryzyka błędnego odczytu. Przy PDF i skanach system musi mieć wysoką pewność rozpoznania każdego pola.
- Dostawca jest znany. NIP i rachunek bankowy zgadzają się z kartoteką kontrahenta i z wykazem podatników VAT, czyli białą listą.
- Jest do czego porównać. Faktura pasuje do zamówienia i przyjęcia towaru albo do umowy ze stałą kwotą, np. najmu czy abonamentu.
- Dekretacja wynika z danych. Konto, MPK i projekt da się ustalić z zamówienia, umowy lub historii dostawcy.
- Decyzja zapadła wcześniej. Ktoś zatwierdził zamówienie albo umowę, więc zgodna z nimi faktura nie wymaga drugiej akceptacji.
- Wynik trafia do ERP automatycznie, bez eksportu do pliku i ręcznego importu.
Wskaźnik STP - jak go liczyć
Wskaźnik STP to odsetek dokumentów, które w danym okresie przeszły cały proces bez żadnej ręcznej czynności. Jeśli w marcu wpłynęło 2000 faktur, a 900 z nich trafiło do ksiąg bez dotknięcia, wskaźnik wynosi 45 procent. Zanim zaczniesz go mierzyć, ustal, co jest „dotknięciem”: poprawienie pola, ręczne wskazanie MPK, kliknięcie akceptacji. Wyniki w podziale na dostawców, typy faktur i przyczyny odrzucenia pokazują, gdzie szukać poprawy. Zwykle kilka powodów - brak numeru zamówienia, różnica w cenie, nowy dostawca - odpowiada za większość wyjątków. Ustawa o rachunkowości uznaje zapisy wprowadzane do ksiąg automatycznie za równoważne z dowodami źródłowymi, jeśli m.in. da się ustalić ich źródło i osobę odpowiedzialną za wprowadzenie (art. 20 ust. 5). Algorytmy i parametry systemu opisuje się w dokumentacji zasad rachunkowości (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c).
STP w obiegu faktur wdrażanym przez e-MSI
W elektronicznym obiegu faktur, który e-MSI wdraża na platformie JobRouter®, na przetwarzanie bez udziału człowieka pracuje kilka elementów. Faktury wpływają z e-maila, skanera, folderu sieciowego lub z KSeF. System IDR® opracowany przez e-MSI klasyfikuje dokument, odczytuje NIP, kwoty, numery i daty, a potem sprawdza poprawność danych i wykrywa niezgodności. Dane są porównywane z bazą kontrahentów, słownikami i zamówieniami, a ścieżka akceptacji zależy od reguł firmy, np. od kwoty, dostawcy lub typu kosztu. Po zatwierdzeniu JobRouter przekazuje gotowe dekrety do systemu finansowo-księgowego lub ERP. Sama integracja z KSeF przenosi fakturę do firmy, ale nie rozstrzyga, kto ją zaakceptuje i na jaki koszt trafi - to zadanie warstwy procesowej.
Na co uważać przy automatyzacji bez udziału człowieka
- Błędna reguła działa szybko. Źle ustawiona dekretacja powtórzy się na setkach faktur, zanim ktoś ją zauważy.
- Zmiana rachunku bankowego dostawcy powinna zawsze trafiać do weryfikacji przez człowieka - to typowy scenariusz wyłudzeń.
- Duplikaty: ta sama faktura z KSeF i jako PDF w e-mailu musi zostać rozpoznana jako jedna.
- Tolerancje cenowe ustalone bez księgowości i controllingu przepuszczają różnice, których nikt nie chciał akceptować.
- Brak kontroli wyrywkowej. Część faktur przetworzonych automatycznie warto regularnie sprawdzać ręcznie.
- Cel 100 procent STP jest nierealny. Faktury bez zamówienia, korekty i nowi dostawcy zawsze będą wymagać decyzji.
Przykłady zastosowania
Hurtownia budowlana dostaje przez KSeF fakturę od stałego dostawcy cementu. System dopasowuje ją do zamówienia i dokumentu PZ, ustala konto i MPK z zamówienia i przekazuje dekret do ERP bez udziału księgowej.
Faktura za najem biura przychodzi co miesiąc na tę samą kwotę. Reguła porównuje ją z umową i harmonogramem płatności, więc trafia do księgowania i przelewu bez akceptacji kierownika administracji.
Dostawca materiałów biurowych podaje na fakturze rachunek bankowy, którego nie ma w kartotece. System wstrzymuje przetwarzanie automatyczne i kieruje fakturę do działu finansów, który telefonicznie potwierdza zmianę u dostawcy.
Kontroler finansowy co miesiąc zestawia wskaźnik STP według dostawców i widzi, że większość wyjątków to faktury bez numeru zamówienia. Dział zakupów zaczyna wymagać tego numeru w każdym zamówieniu wysyłanym do dostawcy.
Spółka komunalna otrzymuje e-mailem skan faktury od zagranicznego dostawcy, który nie wystawia faktur w KSeF. OCR ma niską pewność odczytu kwoty, więc dokument trafia do weryfikacji, a po poprawce pola przechodzi dalej już automatycznie.
Najczęstsze pytania
Co oznacza pojęcie straight through processing?
To przetwarzanie dokumentu lub transakcji od początku do końca bez ręcznej ingerencji. System sam odczytuje dane, sprawdza je z regułami i innymi systemami, podejmuje rutynowe decyzje i przekazuje wynik dalej. Człowiek zajmuje się tylko wyjątkami, czyli przypadkami, których reguły nie potrafią rozstrzygnąć.
Co oznacza STP w księgowości?
Oznacza fakturę zaksięgowaną bez ręcznej pracy: od wpływu, przez odczyt danych, dopasowanie do zamówienia i dostawy, dekretację, aż po przekazanie do systemu finansowo-księgowego. Miarą jest wskaźnik STP, czyli odsetek faktur, które przeszły cały ten proces bez żadnej poprawki ani kliknięcia pracownika.
Co oznacza STP w bankowości i finansach?
W bankowości STP oznacza transakcję, która przechodzi od zlecenia do rozrachunku bez ręcznego przepisywania danych między systemami, na przykład przelew albo transakcję na papierach wartościowych. Termin pochodzi właśnie z bankowości i rynków kapitałowych. U brokerów forex STP to model, w którym zlecenia klientów trafiają bezpośrednio do dostawców płynności, na przykład banków.
Co oznacza wskaźnik STP i jak go obliczyć?
To odsetek dokumentów przetworzonych w danym okresie w całości automatycznie. Podziel ich liczbę przez liczbę wszystkich dokumentów z tego okresu i pomnóż przez 100. Najpierw ustal, co uznajesz za ręczną czynność - poprawienie pola, wybór MPK, kliknięcie akceptacji. Bez tej definicji wyniki z kolejnych miesięcy nie będą porównywalne.
Czy KSeF oznacza automatycznie straight through processing?
Nie. Faktura z KSeF ma ustrukturyzowane dane, więc odpada ryzyko błędnego odczytu, co ułatwia STP. KSeF nie rozstrzyga jednak, czy towar dotarł, na jakie MPK zaksięgować koszt i kto ma zatwierdzić wydatek. Te decyzje nadal wymagają reguł, danych z zamówień i integracji z ERP.
Czy fakturę można zaksięgować bez akceptacji człowieka?
W praktyce tak, ale odpowiedzialność nie znika. Ustawa o rachunkowości wymaga sprawdzenia i dekretacji dowodu z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania (art. 21 ust. 1 pkt 6), przy czym dekretacji nie trzeba zamieszczać na samej fakturze, jeśli wynika to z techniki dokumentowania zapisów (art. 21 ust. 1a). Człowiek zatwierdza więc z góry regułę i za nią odpowiada.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
