Sprawa (instancja procesu)
Sprawa to pojedyncze, uruchomione wystąpienie procesu — konkretna faktura do akceptacji, jeden wniosek urlopowy, jedna reklamacja. Ma własny numer, komplet danych i dokumentów, aktualny etap oraz status otwarty lub zamknięty, a jej historia stanowi ślad audytowy.
Sprawa a proces
Proces to definicja przebiegu, sprawa to jego realizacja. Jeden proces obsługuje tysiące spraw, a każda z nich może iść inną ścieżką w zależności od danych.
- Numer sprawy jako jedyny identyfikator w komunikacji.
- Komplet dokumentów powiązanych ze sprawą, nie z osobą.
- Aktualny etap i osoba odpowiedzialna widoczne bez pytania.
- Pełna historia decyzji i zmian danych.
Dlaczego to porządkuje pracę
Gdy komunikacja toczy się wokół numeru sprawy, a nie wątku mailowego, znika problem rozjeżdżających się wersji. Tak działają procesy w elektronicznym obiegu dokumentów.
Przykłady zastosowania
Reklamacja ma jeden numer widoczny dla obsługi klienta, jakości i logistyki.
Do sprawy dopięto skan protokołu przesłany przez dostawcę osobnym kanałem.
Najczęstsze pytania
Czym różni się sprawa od zadania?
Sprawa to całe wystąpienie procesu, zadanie to pojedyncza czynność do wykonania w jej ramach.
Czy sprawę można wznowić po zamknięciu?
Zależy od konfiguracji procesu. Częściej stosuje się powiązanie nowej sprawy z zamkniętą niż jej ponowne otwarcie.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
