Skład chronologiczny
Skład chronologiczny to uporządkowany zbiór dokumentów papierowych, ułożonych w kolejności wprowadzenia do systemu EZD, a nie według spraw czy teczek. Pismo w całości zeskanowane trafia do składu zaraz po rejestracji, a sprawę prowadzi się na odwzorowaniu cyfrowym. Skład tworzy się w podmiocie, który wdrożył elektroniczne zarządzanie dokumentacją.
Co dokładnie trafia do składu chronologicznego
Skład chronologiczny powstaje wraz z systemem EZD i rozwiązuje prosty problem: skoro sprawa jest prowadzona elektronicznie, papierowy oryginał nie ma już po co wędrować po biurkach. Przy rejestracji dokument dostaje unikatowy identyfikator, a po zeskanowaniu odkładany jest do składu w kolejności wprowadzenia do systemu. Instrukcja kancelaryjna z 2011 r. każe przechowywać w składzie osobno dokumentację, dla której nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego - na przykład oprawione tomy, mapy wielkoformatowe lub grube załączniki, których nie skanuje się w całości. Taka dokumentacja trafia do składu dopiero po zakończeniu sprawy. Odrębnie prowadzi się skład informatycznych nośników danych, czyli płyt i pendrive’ów, które wpłynęły razem z pismami.
Jak działa skład chronologiczny krok po kroku
- Pismo wpływa do punktu kancelaryjnego i zostaje zarejestrowane w EZD.
- Na piśmie umieszcza się identyfikator nadany przez system (często także jako naklejkę z kodem kreskowym).
- Pracownik skanuje dokument - skan staje się odwzorowaniem cyfrowym, na którym pracuje referent - a papier trafia do pudła w kolejności rejestracji.
- Sprawa jest załatwiana w systemie, a do papieru nikt nie wraca, chyba że oryginał jest potrzebny - wtedy wyjęcie odnotowuje się kartą zastępczą albo w systemie EZD, a po zwrocie dokument wraca na to samo miejsce.
- Po upływie dwóch pełnych lat kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następującego po roku, z którego pochodzi zbiór, skład przekazuje się do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.
Skład chronologiczny a tradycyjne teczki spraw
W tradycyjnym systemie kancelaryjnym papier układa się rzeczowo: pisma jednej sprawy trafiają do jednej teczki, a teczki do klasy z wykazu akt. W składzie chronologicznym porządek rzeczowy istnieje tylko w systemie - to EZD wie, które skany należą do której sprawy. Papier leży w kolejności wpływu, więc dokumenty jednej sprawy mogą być rozrzucone po wielu pojemnikach. Nie jest to wada: odnalezienie oryginału sprowadza się do odczytania identyfikatora z systemu, a nie do przeszukiwania teczek. Jedna dokumentacja występuje w dwóch postaciach, ale tylko postać elektroniczna jest przedmiotem pracy.
Kiedy skład chronologiczny ma sens w firmie
Przedsiębiorstwo nie ma obowiązku prowadzić składu chronologicznego, ale ten sam model dobrze porządkuje firmową kancelarię: skanuj raz, rejestruj, nadaj identyfikator, odłóż papier chronologicznie i pracuj na wersji cyfrowej w obiegu dokumentów. Znika przepisywanie danych, szukanie „kto ma oryginał” i podwójne teczki w dwóch działach.
e-MSI opisuje podobny model przy elektronicznym obiegu dokumentów i elektronicznym archiwum: przed skanowaniem dokumenty okleja się kodami kreskowymi, odkłada do kartonów opisanych pierwszym i ostatnim numerem kodu, a w systemie zapisuje, w którym kartonie, na której półce i w którym pokoju leży oryginał. Przychodzącą korespondencję może przy tym rozpoznawać i przypisywać do właściwej kategorii moduł klasyfikacji systemu IDR®. Dzięki temu papier można trzymać z dala od siedziby firmy, bo do codziennej pracy wystarcza wersja elektroniczna.
Skład chronologiczny a archiwum zakładowe i brakowanie
Skład nie jest archiwum - to etap pośredni między kancelarią a archiwum zakładowym. Kategorie archiwalne i okresy przechowywania nadal wynikają z wykazu akt przypisanego sprawom w systemie, dlatego przy przekazywaniu składu do archiwum zakładowego trzeba zadbać o spójność metadanych w EZD. Instrukcja archiwalna dla urzędów wiąże los papieru z losem wersji elektronicznej: brakując dokumentację w EZD, można równolegle wybrakować jej papierowe odpowiedniki ze składu, a przekazując materiały archiwalne (kategoria A) do archiwum państwowego, przekazuje się razem z nimi ich odpowiedniki ze składu chronologicznego.
Przykłady zastosowania
Kancelaria urzędu skanuje 300 pism dziennie: każde dostaje naklejkę z identyfikatorem z rejestru przesyłek, po zeskanowaniu trafia do pudła w kolejności rejestracji, a referenci pracują wyłącznie na skanach w EZD.
Do urzędu wpływa oprawiona dokumentacja projektowa, której nie da się zeskanować w całości. Po zakończeniu sprawy trafia do wydzielonej części składu dla dokumentacji bez pełnego odwzorowania, a w systemie widnieje informacja, że oryginał zawiera więcej niż skan.
Radca prawny potrzebuje papierowego oryginału umowy na rozprawę: kancelaria wydaje go ze składu, w jego miejsce wkłada kartę zastępczą ze znakiem sprawy i terminem zwrotu, a po zwrocie dokument wraca na to samo miejsce.
Firma logistyczna wdraża elektroniczny obieg dokumentów: listy przewozowe i faktury są skanowane w jednym punkcie, oryginały trafiają chronologicznie do pudeł z kodem, a księgowość i spedycja widzą je w systemie od razu.
W 2026 r. kancelaria przekazuje do archiwum zakładowego skład chronologiczny z 2023 r. - spis zdawczo-odbiorczy ze skrajnymi identyfikatorami przesyłek w każdym pudle przygotowuje na podstawie danych z EZD, bez ręcznego opisywania teczek.
Najczęstsze pytania
Co to jest skład chronologiczny?
To uporządkowany zbiór papierowych oryginałów pism w podmiocie, który pracuje w systemie EZD. Dokumenty leżą w kolejności rejestracji w systemie, a nie w teczkach spraw. Pismo zeskanowane w całości trafia do składu zaraz po rejestracji, a sprawę prowadzi się na jego odwzorowaniu cyfrowym. Porządek rzeczowy istnieje tylko w systemie, który wie, gdzie leży każdy oryginał.
Jak dodać pismo do składu chronologicznego w EZD?
Pismo najpierw rejestruje się w EZD w punkcie kancelaryjnym, czyli w kancelarii ogólnej lub sekretariacie. Na oryginale umieszcza się identyfikator nadany przez system, często jako naklejkę z kodem kreskowym, a potem skanuje się całe pismo. Papier odkłada się do pudła w kolejności rejestracji, a referent pracuje już tylko na skanie.
Jak archiwizować skład chronologiczny?
Skład przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie dwóch pełnych lat kalendarzowych od końca roku, z którego pochodzi zbiór, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Do tego czasu skład nie jest archiwum, tylko etapem pośrednim. Kategorie archiwalne wynikają z wykazu akt przypisanego sprawom w EZD, a papierowe odpowiedniki można wybrakować razem z dokumentacją elektroniczną.
Czy dokument ze składu można wypożyczyć?
Tak, gdy potrzebny jest oryginał, na przykład do sądu lub kontroli. Wyjęcie dokumentu odnotowuje się w systemie EZD albo kartą zastępczą wkładaną na jego miejsce, a po zwrocie dokument wraca dokładnie tam, skąd go wyjęto. Do codziennej pracy wystarcza odwzorowanie cyfrowe.
Co z dokumentem, którego nie da się w całości zeskanować?
Po zakończeniu sprawy trafia do części składu wydzielonej dla dokumentacji bez pełnego odwzorowania. W systemie EZD zapisuje się informację, że skan nie oddaje całości, tak aby referent wiedział, kiedy sięgnąć po oryginał. Nośniki danych, jak płyty czy pendrive’y, mają własny skład.
Czy firma prywatna może prowadzić skład chronologiczny?
Może, choć nie musi. To po prostu sposób organizacji papieru po digitalizacji: skanowanie w jednym punkcie, identyfikator na oryginale, chronologiczne pudła i praca w elektronicznym obiegu dokumentów. Firmy przejmują ten model, bo eliminuje krążenie papieru między działami.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
