Skład chronologiczny
Skład chronologiczny to uporządkowany zbiór papierowych oryginałów dokumentów, których odwzorowania cyfrowe wprowadzono do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Dokumenty układa się w kolejności wpływu, bez podziału na sprawy, ponieważ ich odnalezienie umożliwia system.
Po co skład chronologiczny
- Zachowanie oryginałów przy prowadzeniu spraw elektronicznie.
- Prosty sposób układania: kolejność wpływu zamiast klasyfikacji.
- Możliwość odnalezienia oryginału przez odwołanie w systemie.
Podział składu
Zwykle wyodrębnia się dokumenty odwzorowane w całości oraz te odwzorowane częściowo, dla których okres przechowywania jest dłuższy. Zasady te wynikają z instrukcji kancelaryjnej i konfiguracji systemu EZD.
Przykłady zastosowania
Pismo zeskanowane przy wpływie trafia do składu, a sprawa toczy się wyłącznie elektronicznie.
Oryginał odnajduje się po numerze pozycji zapisanym w metadanych dokumentu.
Najczęstsze pytania
Czy skład chronologiczny to archiwum?
Nie. To zbiór oryginałów papierowych powiązanych z dokumentami elektronicznymi, prowadzony obok archiwum zakładowego.
Jak długo przechowuje się dokumenty ze składu?
Zależy od tego, czy odwzorowano je w całości, i od zasad przyjętych w instrukcji kancelaryjnej.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
