Skanowanie masowe
Skanowanie masowe to zorganizowana zamiana dużych zbiorów papierowych dokumentów - archiwów, akt osobowych, segregatorów faktur, teczek spraw - na pliki cyfrowe przy użyciu skanerów produkcyjnych, separacji dokumentów, OCR i indeksowania. Efektem nie są same obrazy stron, lecz przeszukiwalne pliki z metadanymi gotowe do archiwum elektronicznego lub obiegu dokumentów.
Czym masowe skanowanie dokumentów różni się od zwykłego skanowania
Pojedynczy skan robi pracownik przy urządzeniu wielofunkcyjnym. Masowe skanowanie to projekt: dziesiątki tysięcy stron, ustalony porządek, kontrola jakości i odpowiedź na pytanie, jak każdy plik odnaleźć za kilka lat. Liczy się nie szybkość skanera, ale to, czy dokument po zeskanowaniu ma nazwę, typ, datę, kontrahenta lub pracownika i czy wiadomo, gdzie leży papierowy oryginał. O samej jakości pojedynczego skanu piszemy we wpisie Skanowanie dokumentów - jak zadbać o dobrą jakość skanu.
Etapy masowego skanowania dokumentów
- Inwentaryzacja zbioru: ile metrów bieżących, jakie typy dokumentów, jakie formaty, co jest pilne, a co można pominąć.
- Przygotowanie: usunięcie zszywek i spinaczy, rozklejenie, prostowanie zagięć, odłożenie kart zbyt zniszczonych do skanera z podajnikiem.
- Separacja: naklejka z kodem kreskowym na pierwszej stronie albo karta rozdzielająca, żeby system wiedział, gdzie kończy się jeden dokument, a zaczyna następny.
- Skanowanie: dwustronne, z ustaloną rozdzielczością i trybem koloru dla każdego typu dokumentu.
- OCR i indeksowanie: rozpoznanie tekstu, odczyt danych i nadanie metadanych, bez których archiwum jest tylko stosem obrazów.
- Kontrola jakości: próbki, liczba stron zgodna z oryginałem, czytelność pieczątek i podpisów.
- Los oryginałów: zwrot, przechowanie w opisanych kartonach albo zniszczenie - tylko tam, gdzie pozwalają na to przepisy.
Skan a oryginał - co mówią przepisy
Dla akt pracowniczych wymagania są precyzyjne. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wymaga, żeby papierowy dokument dołączany do e-akt został zeskanowany i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Załącznik do rozporządzenia podaje minimum: 200 dpi dla tekstów drukowanych i 300 dpi dla rękopisów w formacie A4 lub większym. W księgowości ustawa o rachunkowości (art. 73) każe przechowywać dowody księgowe w oryginalnej postaci. Pozwala przenieść ich treść na informatyczne nośniki danych, ale nie dotyczy to m.in. dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości ani znaczących umów. Listę innych ważnych dokumentów wyłączonych z przenoszenia ustala kierownik jednostki, który odpowiada za rachunkowość firmy - o losie papieru nie decyduje więc dział IT.
Skanowanie masowe w archiwum elektronicznym e-MSI
W elektronicznym archiwum dokumentów, które wdraża e-MSI, dokumenty przed skanowaniem okleja się kodami kreskowymi. Kod na pierwszej stronie pozwala systemowi podzielić jeden wsad na osobne pliki. Oryginały trafiają do kartonów opisanych początkowym i końcowym numerem kodu, a system zapisuje, w którym kartonie, na której półce i w którym pokoju leży papier. Skany mogą trafić prosto do systemu IDR® opracowanego przez e-MSI, który rozpoznaje typ dokumentu, odczytuje dane i uruchamia proces, a skan faktury można otworzyć bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego.
Najczęstsze błędy przy skanowaniu masowym
- Skanowanie bez planu indeksowania - pliki są, ale nikt ich nie znajdzie.
- Jedna rozdzielczość dla wszystkiego: rękopisy nieczytelne, faktury za ciężkie.
- Brak separatorów, przez co dwa dokumenty trafiają do jednego pliku PDF.
- Zniszczenie oryginałów przed kontrolą jakości i bez podstawy prawnej.
- Zlecenie firmie zewnętrznej bez umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
- Skanowanie wszystkiego jak leci, łącznie z dokumentami, których okres przechowywania już minął.
Przykłady zastosowania
Dział kadr przechodzi na elektroniczne akta osobowe. Każdy papierowy dokument jest skanowany w rozdzielczości co najmniej 200 dpi (rękopisy 300 dpi) i opatrywany kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
Biuro rachunkowe skanuje segregatory faktur klientów z poprzednich lat, okleja pierwsze strony kodami kreskowymi i indeksuje pliki po NIP, numerze i dacie faktury.
Kancelaria prawna digitalizuje teczki spraw zakończonych. Skany trafiają do archiwum z sygnaturą sprawy, a papier do opisanych kartonów w archiwum zewnętrznym.
Spółdzielnia mieszkaniowa skanuje dokumentację lokali - umowy, protokoły, uchwały - żeby administrator odpowiadał mieszkańcom bez wizyty w archiwum.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy, większość faktur krajowych przychodzi jako pliki, więc firma skanuje już głównie umowy, korespondencję, część faktur zagranicznych i stare archiwum.
Najczęstsze pytania
Co to jest masowe skanowanie dokumentów?
To digitalizacja dużych zbiorów papieru w jednym, zaplanowanym procesie: przygotowanie dokumentów, separacja, skanowanie na urządzeniach z podajnikiem, OCR, indeksowanie i kontrola jakości. Celem jest przeszukiwalne archiwum elektroniczne z metadanymi, a nie tylko folder z obrazami stron.
W jakiej jakości skanować dokumenty masowo?
Dla typowych dokumentów drukowanych zwykle wystarcza 200-300 dpi, dla rękopisów i drobnego druku lepiej 300 dpi. Przepisy o dokumentacji pracowniczej wymagają co najmniej 200 dpi dla tekstów drukowanych i 300 dpi dla rękopisów w formacie A4 lub większym. Rozdzielczość powyżej 300 dpi daje znacznie większe pliki, a OCR zwykle niewiele na tym zyskuje.
Czy po zeskanowaniu można zniszczyć papierowe dokumenty?
Nie zawsze. Papierowy dokument dołączany do elektronicznych akt pracowniczych po zeskanowaniu i opatrzeniu kwalifikowaną pieczęcią lub podpisem pracodawcy wydaje się pracownikowi, a gdy go nie odbierze, pracodawca może go zniszczyć. Dowody księgowe ustawa o rachunkowości każe co do zasady trzymać w oryginale, z wyjątkami. Przed niszczeniem sprawdź przepisy dla danego typu dokumentu.
Jak rozdzielić dokumenty przy skanowaniu wsadowym?
Najpewniej kodem kreskowym naklejonym na pierwszą stronę każdego dokumentu albo kartą rozdzielającą wkładaną między dokumenty. System dzieli wsad na osobne pliki, a strony bez kodu traktuje jako kolejne strony tego samego dokumentu. Rozdzielanie po pustej stronie jest zawodne przy dokumentach dwustronnych.
Skanowanie masowe we własnym zakresie czy zlecić firmie zewnętrznej?
Jednorazowe archiwum wielu lat opłaca się zwykle zlecić firmie ze skanerami produkcyjnymi. Bieżący napływ dokumentów lepiej skanować na miejscu. Przy zleceniu zewnętrznym potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz ustalone zasady transportu i przechowywania oryginałów.
Jak przygotować dokumenty do masowego skanowania?
Usuń zszywki, spinacze i karteczki samoprzylepne, rozprostuj zagięcia, odłóż karty zniszczone do skanowania ręcznego. Ułóż dokumenty w ustalonym porządku, oznacz każdy dokument separatorem i opisz partię, żeby po skanowaniu wiedzieć, skąd pochodzi i dokąd wraca oryginał.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
