Six Sigma i DMAIC
DMAIC to pięcioetapowy cykl usprawniania istniejącego procesu, stosowany w metodzie Six Sigma: Define (zdefiniuj problem), Measure (zmierz), Analyze (znajdź przyczyny), Improve (usprawnij) i Control (utrzymaj efekt). Każda decyzja opiera się na danych, a celem jest ograniczenie błędów oraz zmienności procesu, czyli sytuacji, w których ta sama czynność raz trwa dzień, a raz tydzień.
DMAIC - co to jest i skąd się wziął
Six Sigma powstała w połowie lat 80. w Motoroli jako program poprawy jakości produkcji, a w latach 90. rozpowszechniło ją General Electric. DMAIC jest jej narzędziem roboczym: porządkuje projekt usprawnienia tak, żeby zespół nie przeskakiwał od problemu od razu do rozwiązania. Najpierw trzeba udowodnić danymi, gdzie leży przyczyna, dopiero potem ją usuwać. Metodykę DMAIC opisuje międzynarodowa norma ISO 13053-1, a jej stosowanie nie ogranicza się do fabryk - obejmuje też procesy usługowe i biurowe.
Etapy DMAIC i narzędzia w każdym z nich
- Define - zdefiniuj. Karta projektu: problem, cel, zakres, zespół, termin. Głos klienta (VOC) i wymagania krytyczne dla jakości (CTQ), mapa SIPOC pokazująca dostawców, wejścia, proces, wyjścia i klientów.
- Measure - zmierz. Wybór mierników, sprawdzenie, czy dane są wiarygodne, pomiar stanu obecnego: czas cyklu, odsetek błędów, liczba poprawek. Wykres Pareto pokazuje, które rodzaje błędów występują najczęściej.
- Analyze - przeanalizuj. Szukanie przyczyn źródłowych: diagram Ishikawy, metoda 5 × dlaczego, analiza wariantów procesu, testy statystyczne. Każdą hipotezę weryfikuje się danymi.
- Improve - usprawnij. Rozwiązania dla potwierdzonych przyczyn, test na małej skali, pomiar efektu, analiza ryzyka (FMEA) przed wdrożeniem na całość.
- Control - kontroluj. Plan kontroli, karty kontrolne, zaktualizowane procedury i właściciel procesu, który pilnuje wyniku po zamknięciu projektu.
Six Sigma - co oznacza nazwa, pasy i Lean Six Sigma
Sigma to w statystyce odchylenie standardowe, czyli miara rozrzutu wyników. Proces na poziomie sześciu sigma dopuszcza w długim okresie 3,4 defektu na milion możliwości (DPMO). W biurze to wskaźnik raczej orientacyjny niż cel - ważniejsza jest sama zasada, że mierzy się rozrzut, a nie tylko średnią. Role w projektach nazywa się pasami, jak w sztukach walki: zielony pas zwykle prowadzi mniejsze projekty obok codziennej pracy, czarny pas kieruje większymi projektami, często na pełny etat, mistrz czarnego pasa szkoli i doradza, a champion, zwykle członek zarządu, zapewnia zasoby. Lean Six Sigma łączy DMAIC z narzędziami lean, które usuwają marnotrawstwo: oczekiwanie, zbędne przekazania, poprawki. Dla procesów projektowanych od zera stosuje się wariant DMADV, zakończony projektowaniem i weryfikacją.
DMAIC w procesach biurowych i w praktyce e-MSI
W obiegu faktur czy korespondencji najtrudniejszy bywa etap Measure: gdy proces toczy się w mailach i papierze, nie ma danych o czasach i poprawkach. System workflow rozwiązuje to przy okazji, bo zapisuje każdy krok sprawy, a w etapie Control utrwala nowy sposób pracy w regułach i formularzach. Audyt procesów biznesowych w e-MSI zaczyna od pytania, co dziś nie działa, a nie od wyboru systemu. Sprawdza pracę ręczną, przepisywanie danych, opóźnienia i wąskie gardła oraz brak kontroli nad terminami. Wynikiem jest Mapa Potencjału Automatyzacji z priorytetami i kolejnym krokiem - warsztatem, prototypem, pilotażem albo wdrożeniem. Po wdrożeniu na platformie JobRouter® pulpity KPI pozwalają śledzić wskaźniki, co odpowiada etapowi Control.
Najczęstsze błędy w projektach DMAIC
- Rozwiązanie znane przed pomiarem - DMAIC staje się wtedy uzasadnieniem gotowej decyzji.
- Zbyt szeroki zakres, na przykład „poprawić obieg dokumentów” zamiast „skrócić akceptację faktur kosztowych”.
- Pomiar na danych, których nikt nie sprawdził - błędne znaczniki czasu, niepełne rejestry.
- Mylenie objawu z przyczyną.
- Pominięty etap Control - po kilku miesiącach proces wraca do starych nawyków.
Przykłady zastosowania
Dział księgowości w etapie Measure liczy, ile faktur kosztowych wraca do opisu merytorycznego, a wykres Pareto pokazuje, że większość zwrotów dotyczy błędnie wskazanego miejsca powstawania kosztów (MPK).
Kancelaria urzędu w etapie Analyze sprawdza diagramem Ishikawy, dlaczego pisma czekają na dekretację - przyczyną okazują się niejasne zasady przydziału spraw między wydziałami.
Dział kadr w projekcie DMAIC ogranicza poprawki w umowach o pracę: w etapie Improve wprowadza szablon dokumentu z polami wypełnianymi z formularza wniosku o zatrudnienie.
Centrum usług wspólnych w etapie Control ustawia na pulpicie wskaźnik odsetka faktur zapłaconych po terminie i alarm, gdy przekroczy uzgodniony próg.
Firma serwisowa definiuje w karcie projektu cel: skrócić czas obsługi reklamacji, i w etapie Define rysuje mapę SIPOC od zgłoszenia klienta do wysłania odpowiedzi.
Najczęstsze pytania
Czym jest DMAIC?
DMAIC to pięcioetapowy cykl usprawniania istniejącego procesu, stosowany w metodzie Six Sigma. Nazwa pochodzi od pierwszych liter angielskich nazw etapów: Define - zdefiniuj, Measure - zmierz, Analyze - przeanalizuj, Improve - usprawnij, Control - kontroluj. Etapy wykonuje się po kolei, a każdy zwykle kończy się przeglądem danych uzasadniających przejście dalej.
Na czym polega metoda Six Sigma?
Six Sigma polega na usprawnianiu procesów na podstawie danych, tak żeby ograniczyć błędy i rozrzut wyników. Sigma to w statystyce odchylenie standardowe, a proces na poziomie sześciu sigma dopuszcza w długim okresie 3,4 defektu na milion możliwości. Metoda powstała w Motoroli w latach 80., a projekty prowadzi się zwykle według cyklu DMAIC.
Czym różni się DMAIC od PDCA?
PDCA, czyli cykl Deminga, to krótka, powtarzalna pętla: zaplanuj, wykonaj, sprawdź, działaj - dobra do drobnych, codziennych usprawnień. DMAIC to rozbudowany projekt z osobnym etapem pomiaru i analizy przyczyn, przeznaczony do problemów, których przyczyna nie jest oczywista.
Co to jest Lean Six Sigma?
Połączenie dwóch podejść. Lean usuwa marnotrawstwo, czyli czynności, które nie dodają wartości - oczekiwanie, zbędne przekazania, poprawki. Six Sigma ogranicza błędy i rozrzut wyników. W praktyce projekt Lean Six Sigma prowadzi się według DMAIC, korzystając z narzędzi obu metod.
Co to jest Six Sigma Green Belt?
Green Belt, czyli zielony pas, to osoba przeszkolona w metodzie Six Sigma, która prowadzi mniejsze projekty usprawnień obok codziennej pracy albo wspiera większe projekty. Nazwy ról zapożyczono ze sztuk walki: wyżej jest czarny pas, kierujący większymi projektami, często na pełny etat, i mistrz czarnego pasa, który szkoli i doradza.
Czy Six Sigma sprawdza się poza produkcją?
Tak. Norma ISO 13053-1 obejmuje także procesy usługowe i transakcyjne. W biurze DMAIC stosuje się do obiegu faktur, obsługi reklamacji, rekrutacji czy korespondencji. Warunek jest ten sam co w fabryce: proces musi być powtarzalny i mierzalny.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
