SIPOC
SIPOC to jednostronicowa tabela opisująca proces w pięciu kolumnach: dostawcy (Suppliers), wejścia (Inputs), proces (Process), wyjścia (Outputs) i klienci (Customers). Pokazuje, gdzie proces się zaczyna i kończy, co do niego wpływa i komu służy - zanim zespół zacznie rysować szczegółową mapę albo wdrażać nowy system.
SIPOC - co to jest i do czego służy
SIPOC ustala zakres procesu, zanim ktokolwiek zacznie go analizować. Na jednej stronie widać, kto dostarcza dane i dokumenty, co dokładnie wchodzi do procesu, jakie są jego główne kroki, co z niego wychodzi i kto z tego korzysta. Narzędzie pochodzi z nurtu zarządzania jakością i jest typowym narzędziem etapu Define w cyklu DMAIC metody Six Sigma. Podobny układ ma schemat pojedynczego procesu w normie ISO 9001: źródła wejść, wejścia, działania, wyjścia i odbiorcy wyjść.
Po SIPOC sięga się, gdy proces przechodzi przez kilka działów i każdy widzi tylko swój kawałek, przed audytem procesu albo przed wdrożeniem systemu, który ma proces przejąć. Tabela zmusza do uzgodnienia jednej wersji: gdzie jest start, gdzie meta i kto jest klientem.
Jak zrobić diagram SIPOC krok po kroku
- Nazwij proces i jego granice - zdarzenie startowe i końcowe, na przykład „od wpływu faktury do przekazania jej do zapłaty”.
- Zacznij od klientów - kto korzysta z wyniku. Klientem jest też dział wewnętrzny: księgowość, kadry, zarząd.
- Wypisz wyjścia - co klient dostaje: zaksięgowany dokument, decyzję, raport. Przy każdym dopisz wymaganie, na przykład termin albo kompletność.
- Opisz proces w 4-7 krokach - czasownik i rzeczownik, bez rozgałęzień i wyjątków.
- Wypisz wejścia - dokumenty, dane i decyzje, bez których proces nie ruszy.
- Wskaż dostawców - osoby, działy, systemy i firmy zewnętrzne, od których pochodzą wejścia.
Kolejność od prawej do lewej jest celowa. Proces istnieje dla klienta, więc to jego potrzeby rozstrzygają, które wejścia są potrzebne, a które zbędne. Tabelę zapisaną w tej kolejności nazywa się COPIS. Najlepiej wypełnić ją na krótkim warsztacie z osobami, które proces faktycznie wykonują.
Przykład SIPOC: obieg faktury kosztowej
- Dostawcy: kontrahenci, KSeF, dział zakupów, system ERP.
- Wejścia: faktura z KSeF lub skan faktury papierowej, zamówienie, protokół odbioru, słownik MPK.
- Proces: rejestracja faktury, opis i dekretacja, akceptacja merytoryczna, akceptacja finansowa, księgowanie.
- Wyjścia: zaksięgowana faktura, dyspozycja przelewu, dokument w archiwum z historią akceptacji.
- Klienci: księgowość, dział płatności, controlling, audytor.
Już taka tabela pokazuje rzeczy, których nie widać w codziennej pracy. Controlling jest klientem procesu, choć nikt go nie pyta o wymagania. Protokół odbioru przychodzi z działu, który nie wie, że jego opóźnienie blokuje płatność.
SIPOC a mapa procesu, DMAIC i praktyka e-MSI
SIPOC nie zastępuje mapy procesu. Mówi, co i dla kogo, ale nie pokazuje decyzji, pętli, ról ani czasu. Te szczegóły dodaje dopiero mapowanie procesów - na diagramie z torami (swimlane) albo w notacji BPMN. W projekcie DMAIC SIPOC powstaje w etapie Define, razem z kartą projektu i wymaganiami klienta, a pomiary zaczynają się w kolejnym etapie.
Podobnie zaczyna się audyt procesów biznesowych w e-MSI: od pytania, co dziś nie działa, a nie od wyboru systemu. Analiza sprawdza m.in., skąd pochodzą dane, gdzie są przepisywane między systemami, mailem i arkuszami oraz kto pilnuje terminów i akceptacji. Wynikiem jest Mapa Potencjału Automatyzacji - wskazanie procesów, które warto zautomatyzować, uprościć, połączyć z innymi systemami, wesprzeć AI albo zostawić bez zmian.
Najczęstsze błędy przy tworzeniu SIPOC
- Za dużo kroków - kilkanaście pozycji w kolumnie „proces” to już mapa, nie SIPOC.
- Mylenie wejść z dostawcami: „dział zakupów” to dostawca, „zamówienie” to wejście.
- Pominięcie klientów wewnętrznych i pośrednich, na przykład audytora albo urzędu.
- Wyjścia bez wymagań - potem nie wiadomo, co mierzyć.
- Tabela wypełniona przy biurku przez jedną osobę, bez wykonawców procesu.
- SIPOC odłożony do segregatora zamiast użyty jako punkt wyjścia do analizy.
Przykłady zastosowania
Dział kadr przed wdrożeniem elektronicznych akt rozpisuje SIPOC zatrudnienia pracownika: dostawcy to kandydat, rekruter i lekarz medycyny pracy, wejścia to dane i dokumenty kandydata oraz orzeczenie lekarskie, a klienci to pracownik, kierownik i dział płac.
Kancelaria urzędu gminy opisuje w SIPOC przyjmowanie korespondencji - od dostawców, czyli mieszkańców, firm i skrzynki do e-Doręczeń, po klientów, czyli wydziały merytoryczne - zanim zmieni zasady dekretacji.
Zakład produkcyjny w etapie Define projektu DMAIC wypełnia SIPOC przyjęcia materiałów do magazynu i odkrywa, że dział planowania produkcji, który czeka na potwierdzenie dostawy, nigdy nie był traktowany jako klient procesu.
Biuro rachunkowe rysuje SIPOC miesięcznego zamknięcia ksiąg klienta: wejścia to faktury z KSeF, wyciągi bankowe i listy płac, wyjścia to pliki JPK, deklaracje i raport dla właściciela firmy.
Zespół wdrożeniowy przed konfiguracją procesu zakupowego sprawdza w SIPOC, jakie dane proces musi pobierać z ERP - słownik dostawców, budżety MPK, zamówienia - i od razu planuje integracje.
Najczęstsze pytania
Co oznacza skrót SIPOC?
SIPOC to pierwsze litery angielskich słów Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers, czyli dostawcy, wejścia, proces, wyjścia i klienci. Tak nazywają się też kolumny tabeli. Czasem spotyka się polskie określenia diagram SIPOC, macierz SIPOC albo model SIPOC - to wciąż to samo narzędzie.
Do czego służy diagram SIPOC?
Do ustalenia zakresu procesu przed jego analizą lub zmianą. Zespół uzgadnia, gdzie proces się zaczyna i kończy, kto go zasila, co z niego wychodzi i kto korzysta z wyniku. Dzięki temu dalsze mapowanie, pomiary i projekt automatyzacji dotyczą tego samego procesu, a nie różnych wyobrażeń o nim.
Jak zrobić SIPOC krok po kroku?
Najpierw nazwij proces i jego granice. Potem wypełniaj kolumny od prawej: klienci, wyjścia z wymaganiami, proces w kilku krokach, wejścia i na końcu dostawcy. Pracuj z osobami, które proces wykonują, a wynik zapisz na jednej stronie. Tabelę z kolumnami w tej kolejności nazywa się COPIS.
Ile kroków powinien mieć proces w SIPOC?
Zwykle od czterech do siedmiu. To poziom ogólny: rejestracja, weryfikacja, akceptacja, realizacja, zamknięcie. Jeśli kroków wychodzi kilkanaście, to znak, że tabela zamienia się w mapę procesu. Szczegóły, decyzje i wyjątki opisuje się w kolejnym kroku, na przykład na diagramie w notacji BPMN.
Czym różni się SIPOC od mapy procesu?
SIPOC pokazuje zakres i otoczenie procesu: kto dostarcza, co wchodzi, co wychodzi i dla kogo. Mapa procesu pokazuje przebieg: kolejne czynności, decyzje, role, pętle i czasy. SIPOC robi się najpierw, zwykle na jednym krótkim warsztacie, a mapę później, gdy wiadomo już, co dokładnie opisywać.
W którym etapie DMAIC stosuje się SIPOC?
W pierwszym, czyli Define. Obok karty projektu i wymagań klienta SIPOC określa granice procesu, który zespół będzie usprawniał. W kolejnych etapach - Measure, Analyze, Improve, Control - korzysta się z niego, żeby wiedzieć, jakie wejścia i wyjścia mierzyć. Narzędzie sprawdza się też poza Six Sigma, na przykład w audycie procesów.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
