RODO
RODO to unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, stosowane od maja 2018 roku, które określa zasady przetwarzania danych oraz prawa osób, których dane dotyczą. Wymaga między innymi wskazania podstawy prawnej przetwarzania, ograniczenia zakresu danych i okresu ich przechowywania.
Zasady najważniejsze w obiegu dokumentów
- Minimalizacja — zbieramy tylko dane niezbędne do celu.
- Ograniczenie przechowywania — dane usuwane po ustaniu celu.
- Integralność i poufność — kontrola dostępu, szyfrowanie, rejestr operacji.
- Rozliczalność — możliwość wykazania zgodności.
Jak system pomaga w zgodności
Reguły anonimizacji, automatyczna retencja i rejestr dostępu przenoszą politykę z dokumentu do narzędzia pracy. Dzięki temu zgodność nie zależy od tego, czy ktoś pamięta o usunięciu pliku.
Przykłady zastosowania
Dokumenty rekrutacyjne kandydatów są usuwane automatycznie po zakończeniu naboru.
Rejestr dostępu pokazuje, kto otwierał dokumentację kadrową i kiedy.
Najczęstsze pytania
Czy RODO zabrania przechowywania skanów dokumentów tożsamości?
Nie zawsze, ale wymaga podstawy prawnej i zakresu adekwatnego do celu. Kopiowanie całych dokumentów bywa uznawane za nadmiarowe.
Jak długo przechowywać dane osobowe?
Tylko przez czas niezbędny do realizacji celu lub wynikający z przepisów szczególnych, na przykład prawa pracy.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
