Retencja dokumentów
Retencja dokumentów to ustalony okres, przez który dokument musi być przechowywany, oraz zasady postępowania po jego upływie. Wynika z przepisów podatkowych, prawa pracy, regulacji branżowych i RODO, a jej brak oznacza zarówno ryzyko braku dokumentu, jak i ryzyko trzymania go zbyt długo.
Przykładowe okresy
- Dokumentacja księgowa — co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Dokumentacja pracownicza — co do zasady 10 lat dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku; dla wcześniejszych zatrudnień zasady zależą od okresu zatrudnienia i przepisów przejściowych.
- Dane osobowe — tylko przez czas niezbędny do realizacji celu przetwarzania.
Retencja jako reguła w systemie
Polityka zapisana w dokumencie bywa martwa. Skuteczna retencja to reguła w systemie, która automatycznie oznacza dokumenty do brakowania i kieruje listę do akceptacji.
Przykłady zastosowania
System tworzy listę faktur, dla których upłynął okres przechowywania, i przekazuje ją do księgowości.
Dokumenty rekrutacyjne kandydatów są usuwane automatycznie po zakończeniu procesu.
Najczęstsze pytania
Czy można przechowywać dokumenty dłużej, niż wymagają przepisy?
Dane osobowe nie, chyba że istnieje odrębna podstawa prawna. Nadmiarowe przechowywanie jest ryzykiem, nie ostrożnością.
Kto ustala okresy retencji?
Zwykle księgowość, dział prawny i inspektor ochrony danych wspólnie, na podstawie przepisów i regulacji branżowych.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
