Retencja dokumentów
Retencja dokumentów to ustalony okres, przez który dokument musi być przechowywany, oraz zasada, co dzieje się z nim po jego upływie: zniszczenie, anonimizacja albo przekazanie do archiwum. Okresy wynikają z przepisów podatkowych, rachunkowych, kadrowych, RODO i umów. Polityka retencji spisuje je dla każdego typu dokumentu, a system obiegu dokumentów liczy terminy i pilnuje ich wykonania.
Skąd biorą się okresy retencji
- Dokumenty podatkowe i faktury - do przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli co do zasady pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Faktury wystawione w KSeF system przechowuje przez dziesięć lat od końca roku wystawienia.
- Księgi i dowody księgowe - co najmniej pięć lat według ustawy o rachunkowości, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe również co najmniej pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku ich zatwierdzenia.
- Akta osobowe - dziesięć lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy, dla pracowników zatrudnionych od 2019 r. (Kodeks pracy) i pięćdziesiąt lat dla zatrudnionych wcześniej. Przy zatrudnionych w latach 1999-2018 okres można skrócić do dziesięciu lat, składając do ZUS oświadczenie ZUS OSW i raporty informacyjne ZUS RIA.
- Dokumentacja medyczna - co do zasady dwadzieścia lat od końca roku ostatniego wpisu, z wyjątkami określonymi w ustawie o prawach pacjenta.
- Umowy - przez okres przedawnienia roszczeń, w obrocie gospodarczym zwykle trzy lata od wymagalności, w innych przypadkach sześć, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego.
- Dane osobowe - nie dłużej, niż wymaga cel przetwarzania - nagrania monitoringu w zakładzie pracy do trzech miesięcy, dane kandydatów zwykle do zakończenia rekrutacji.
- Administracja publiczna - kategorie archiwalne z jednolitego rzeczowego wykazu akt.
Polityka retencji: co powinna zawierać
Polityka retencji to tabela, w której każdy typ dokumentu ma okres przechowywania, zdarzenie, od którego liczy się termin (data faktury, koniec roku, ustanie zatrudnienia, zakończenie umowy), podstawę prawną, działanie po upływie terminu - zniszczenie, anonimizacja lub przekazanie do archiwum - oraz osobę, która to działanie zatwierdza. Do tego dochodzą wyjątki: blokada retencji na czas sporu, kontroli lub postępowania, lista miejsc, w których dokument występuje (system, kopie zapasowe, papier), i rytm przeglądu polityki, bo przepisy się zmieniają. Bez takiej tabeli firma trzyma wszystko na wszelki wypadek, co kosztuje i narusza RODO, albo niszczy za wcześnie, co kosztuje jeszcze więcej przy kontroli.
Retencja w systemie obiegu dokumentów
W systemie retencja jest cechą typu dokumentu, a nie zadaniem człowieka. Termin liczy się automatycznie od zdarzenia zapisanego w metadanych, na przykład od daty ustania zatrudnienia w e-teczce albo daty zakończenia umowy w rejestrze umów. Po upływie terminu system uruchamia działanie wskazane w polityce: anonimizację, przekazanie do archiwum albo brakowanie, czyli zatwierdzone i protokołowane zniszczenie dokumentów, z pominięciem tych, które mają blokadę. W e-Teczce, którą e-MSI wdraża na platformie JobRouter®, system automatycznie monitoruje okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej i przypomina o zbliżających się terminach, a po upływie wymaganego czasu dokumenty mogą zostać przekazane do dalszej archiwizacji albo usunięte zgodnie z przyjętymi zasadami.
Retencja a RODO: nie za krótko i nie za długo
RODO wprowadza zasadę ograniczenia przechowywania: dane osobowe nie mogą być trzymane dłużej, niż wymaga cel. Zbyt długa retencja jest więc naruszeniem, ale zbyt krótka też - przepisy podatkowe i kadrowe nakazują przechowywać dokumenty z danymi osobowymi przez lata, a wniosek pracownika o usunięcie danych z akt osobowych można odrzucić, powołując się na ten obowiązek. Rejestr czynności przetwarzania powinien zawierać planowane terminy usunięcia danych, a polityka retencji jest najprostszym sposobem, żeby te terminy były prawdziwe.
Najczęstsze błędy przy retencji dokumentów
- Brak polityki - „trzymamy wszystko, bo może się przydać”.
- Jedno zdarzenie początkowe dla wszystkich typów dokumentów, choć faktura liczy termin od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, a akta osobowe od końca roku ustania zatrudnienia.
- Okresy wpisane do polityki bez podstawy prawnej - nikt nie wie, czy wynikają z przepisu, z umowy, czy z przyzwyczajenia.
- Termin retencji nadawany ręcznie przy każdym dokumencie zamiast jako cecha typu dokumentu - część plików nie dostaje go wcale.
- Ten sam dokument w trzech systemach z trzema różnymi okresami retencji.
- Polityka nieaktualizowana po zmianie przepisów, na przykład po skróceniu okresu przechowywania akt osobowych albo wprowadzeniu KSeF.
Przykłady zastosowania
Faktura zakupowa z terminem płatności podatku w 2020 r. trafia na listę do usunięcia w 2026 r. - po sprawdzeniu, że nie dotyczy trwającej kontroli ani sporu.
E-teczka pracownika, który odszedł w 2025 r., dostaje automatycznie termin retencji na koniec 2035 r., bo został zatrudniony po 2019 r.
Nagrania z monitoringu w hali produkcyjnej są nadpisywane po trzech miesiącach, chyba że fragment został zabezpieczony jako dowód w postępowaniu.
CV kandydatów, którzy nie wyrazili zgody na przyszłe rekrutacje, są usuwane po zakończeniu naboru, a system rekrutacyjny robi to bez udziału HR.
W dniu wpływu pozwu od kontrahenta radca prawny nakłada blokadę retencji na wszystkie dokumenty tej umowy, więc nie pojawią się na liście do zniszczenia do czasu zakończenia sporu.
Najczęstsze pytania
Na czym polega retencja dokumentów?
Na ustaleniu, jak długo dokument musi być przechowywany i co ma się z nim stać po tym czasie: zniszczenie, anonimizacja lub przekazanie do archiwum. Okresy wynikają z przepisów i umów, a firma spisuje je w polityce retencji, żeby nie decydować o każdym dokumencie z osobna.
Ile lat trzeba przechowywać faktury?
Do przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli co do zasady pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku - w praktyce około sześciu lat od wystawienia. Termin wydłuża się, gdy bieg przedawnienia zawieszono lub przerwano. Faktury z KSeF system przechowuje przez dziesięć lat od końca roku wystawienia.
Jak długo przechowywać akta osobowe?
Dla pracowników zatrudnionych od 2019 r. dziesięć lat, licząc od końca roku, w którym stosunek pracy ustał. Dla zatrudnionych wcześniej pięćdziesiąt lat. Przy zatrudnionych w latach 1999-2018 pracodawca może skrócić ten okres do dziesięciu lat, składając do ZUS oświadczenie ZUS OSW i raporty informacyjne ZUS RIA - liczy się go wtedy od końca roku złożenia raportu.
Jakie są zasady retencji danych?
Każdy typ dokumentu lub danych ma okres przechowywania z podstawą prawną, zdarzenie, od którego liczy się termin, i działanie po jego upływie: usunięcie, anonimizację albo archiwum. Dane osobowe trzyma się nie dłużej, niż wymaga cel. Terminy najlepiej liczy system, blokada wstrzymuje niszczenie na czas sporu lub kontroli, a samo zniszczenie się protokołuje.
Co to jest blokada retencji (legal hold)?
Wstrzymanie niszczenia dokumentów, których okres przechowywania minął, bo są potrzebne w sporze, kontroli lub postępowaniu. Blokadę nakłada się na konkretne dokumenty lub sprawę, a system wyłącza je z list do brakowania do czasu jej zdjęcia. Bez tego mechanizmu dowód może zniknąć w rutynowym czyszczeniu.
Czy dokumenty po upływie retencji trzeba niszczyć?
Jeśli zawierają dane osobowe i nie są materiałami archiwalnymi - tak, bo dalsze przechowywanie narusza zasadę ograniczenia przechowywania z RODO. Dokumenty bez danych osobowych można trzymać dłużej, ale każdy z nich kosztuje: miejsce, kopie zapasowe, czas wyszukiwania i ryzyko przy wycieku. Anonimizacja jest alternatywą, gdy dane są potrzebne do statystyk.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
