Słownik pojęć e-MSI

Repozytorium dokumentów

Repozytorium dokumentów to jedno, uporządkowane miejsce, w którym organizacja przechowuje dokumenty elektroniczne razem z ich metadanymi, uprawnieniami dostępu i historią wersji. W odróżnieniu od dysku z folderami pozwala znaleźć dokument po jego cechach i treści, kontrolować, kto go widzi i zmienia, oraz powiązać go z procesem, w którym powstał.

6 pytań i odpowiedzi5 powiązane hasła

Co to jest repozytorium dokumentów elektronicznych

Repozytorium to więcej niż magazyn plików. Każdy dokument ma w nim typ i opis, czyli metadane - kontrahenta, NIP, numer i datę faktury, numer umowy, dane pracownika - a do tego uprawnienia, wersje i zapis tego, kto i kiedy go otwierał lub zmieniał. Dzięki temu dokument jest jeden dla całej organizacji: księgowość, zakupy i zarząd pracują na tym samym pliku, a nie na trzech kopiach z załączników.

Repozytorium obejmuje cały cykl życia dokumentu - wersje robocze, dokumenty w obiegu i zamknięte. Elektroniczne archiwum jest zwykle jego częścią przeznaczoną dla dokumentów zakończonych, przechowywanych przez okres wymagany przepisami. System DMS to z kolei oprogramowanie, które repozytorium obsługuje: rejestruje dokumenty, opisuje je, wersjonuje i uruchamia obieg. ECM to podejście jeszcze szersze - obejmuje wszystkie treści organizacji, także e-maile, nagrania i rysunki, a DMS jest jednym z jego składników.

Repozytorium dokumentów a repozytorium plików i dysk sieciowy

Folder na dysku sieciowym albo w chmurze to repozytorium plików. Porządek zależy od struktury katalogów i dyscypliny ludzi, a jedyną metadaną jest nazwa pliku. Przy kilkuset plikach i małym zespole to wystarcza. Przy tysiącach dokumentów pojawiają się typowe problemy:

ta sama faktura leży w trzech folderach w trzech wersjach,
umowy nie da się znaleźć, jeśli nie pamięta się, kto ją zapisał i gdzie,
uprawnienia nadaje się na cały folder, więc pracownik widzi wszystko albo nic,
nie wiadomo, która wersja jest ostateczna i kto ją zmienił.

Repozytorium dokumentów rozwiązuje to przez indeksowanie. Dokument wyszukuje się po atrybutach i po treści, także skan po rozpoznaniu tekstu. Jeden plik może występować w kilku kontekstach - przy kontrahencie, umowie i zamówieniu - bez kopiowania.

Repozytorium w obiegu dokumentów - praktyka e-MSI

Najwięcej daje repozytorium połączone z procesami. Faktura, umowa czy dokument kadrowy trafia do niego raz, z metadanymi zapisanymi przy rejestracji, a potem korzysta z niego każdy krok obiegu i każdy system, który go potrzebuje.

Tak działa platforma JobRouter, którą wdraża e-MSI. Pozwala gromadzić, opisywać, akceptować, wersjonować i archiwizować dokumenty w jednym miejscu, z kontrolą dostępu i wyszukiwaniem pełnotekstowym. Moduł JobArchive archiwizuje dokumenty zgodnie ze standardami audytowymi, JobExplorer udostępnia je w Eksploratorze Windows, a JobMail Connect archiwizuje e-maile prosto z Outlooka. Faktury pobrane z KSeF trafiają do obiegu i archiwum, a w e-Teczce repozytorium dokumentów pracowniczych jest uporządkowane według części akt osobowych. Całe archiwum jest codziennie weryfikowane, a nieuprawniona zmiana uruchamia alarm. Szczegóły na stronie elektroniczne archiwum dokumentów.

Repozytorium Dokumentów Finansowych i inne znaczenia

Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) - zbiór dokumentów finansowych w Krajowym Rejestrze Sądowym, obsługiwany przez portal eKRS Ministerstwa Sprawiedliwości. Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców składają tam roczne sprawozdanie w pliku XML, podpisane podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym, w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia.
Centralne repozytorium dokumentów wewnętrznych - miejsce na regulaminy, procedury, zarządzenia i polityki, z jedną obowiązującą wersją i historią zmian.
Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych - prowadzony przez ministra właściwego do spraw informatyzacji zbiór wzorów dokumentów elektronicznych na platformie ePUAP.

Na co uważać przy budowie repozytorium dokumentów

Przeniesienie bałaganu z dysku bez zmian - najpierw typy dokumentów i metadane, potem migracja.
Kopie tego samego dokumentu zapisywane w kilku miejscach repozytorium zamiast jednego pliku powiązanego z kontrahentem, umową i zamówieniem.
Uprawnienia nadawane osobom zamiast rolom - po roku nikt nie wie, kto co widzi.
Brak okresów przechowywania - dokumenty zostają na zawsze, także te z danymi osobowymi, które trzeba usunąć.
Repozytorium obok procesów - pracownicy dalej wysyłają pliki e-mailem, a repozytorium staje się kolejnym folderem.

Przykłady zastosowania

Księgowa szuka faktury od dostawcy sprzed dwóch lat. Wpisuje w repozytorium NIP i kwotę i dostaje fakturę razem z opisem merytorycznym, akceptacjami i umową, z której wynika.

Dział zakupów zapisuje umowę ramową przy kontrahencie, a każde zamówienie i każda faktura od tego dostawcy odsyłają do tego samego pliku, bez kopii w folderach działów.

Kadry przechowują dokumenty pracownika w repozytorium uporządkowanym według części akt osobowych, a kierownik działu ma wgląd tylko w te dokumenty zespołu, na które pozwalają mu uprawnienia.

Dział prawny prowadzi centralne repozytorium dokumentów wewnętrznych: nowa wersja regulaminu pracy zdalnej zastępuje poprzednią, a stara zostaje w historii z datą obowiązywania.

Urząd gminy przechowuje odwzorowania cyfrowe pism w repozytorium systemu EZD, powiązane ze znakiem sprawy, a papierowe oryginały odkłada do składu chronologicznego.

Najczęstsze pytania

Co to jest repozytorium dokumentów?

To jedno, uporządkowane miejsce, w którym organizacja przechowuje dokumenty elektroniczne razem z metadanymi, uprawnieniami dostępu i historią wersji. W odróżnieniu od dysku z folderami pozwala znaleźć dokument po jego cechach i treści, kontrolować, kto go widzi i zmienia, oraz powiązać go z procesem, w którym powstał.

Czym różni się repozytorium dokumentów od archiwum?

Archiwum przechowuje dokumenty zakończone - zamknięte sprawy, rozliczone faktury, wygasłe umowy - przez okres wymagany przepisami. Repozytorium obejmuje cały cykl życia dokumentu, także wersje robocze i dokumenty w obiegu. W systemach elektronicznych archiwum jest zwykle częścią repozytorium, w której dokumenty są chronione przed zmianą.

Czy repozytorium dokumentów to to samo co system DMS?

Nie do końca. Repozytorium to miejsce przechowywania dokumentów z metadanymi i uprawnieniami. System DMS to oprogramowanie, które nim zarządza i dodaje rejestrację, wersjonowanie, obieg, akceptacje i archiwizację. Każdy DMS ma repozytorium, ale nie każde repozytorium, na przykład dysk sieciowy, jest systemem DMS.

Gdzie jest Repozytorium Dokumentów Finansowych?

W Krajowym Rejestrze Sądowym, a dostęp do niego daje portal eKRS Ministerstwa Sprawiedliwości. Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców składają tam co do zasady bezpłatnie roczne sprawozdania finansowe w formie elektronicznej, a każdy może je wyszukać i pobrać. Nie ma to związku z firmowym repozytorium dokumentów.

Co powinno mieć repozytorium dokumentów elektronicznych?

Typy dokumentów z metadanymi, wyszukiwanie po atrybutach i pełnej treści, uprawnienia oparte na rolach, wersjonowanie, historię dostępu i zmian, okresy przechowywania oraz integrację z systemami, w których dokumenty powstają - finansowo-księgowym, kadrowym i pocztą. Bez tego repozytorium zamienia się w kolejny dysk z folderami.

Jak zbudować centralne repozytorium dokumentów wewnętrznych?

Zacząć od listy dokumentów: regulaminów, procedur, zarządzeń i polityk. Każdy dostaje właściciela, numer, datę obowiązywania i wersję. Stare wersje zostają w historii, a pracownicy widzą tylko obowiązującą. Warto dodać potwierdzanie zapoznania się z nowym dokumentem i przypomnienia o okresowym przeglądzie treści.