Repozytorium dokumentów
Repozytorium dokumentów to centralne miejsce przechowywania plików wraz z ich opisem, wersjami i uprawnieniami. W odróżnieniu od dysku sieciowego organizuje dokumenty według metadanych, a nie folderów, i rejestruje każdą operację wykonaną na pliku.
Cechy repozytorium
- Opis metadanymi zamiast struktury katalogów.
- Kontrola wersji i blokada równoczesnej edycji.
- Uprawnienia na poziomie dokumentu i typu dokumentu.
- Rejestr dostępu i zmian.
- Reguły okresu przechowywania.
Jedno repozytorium czy kilka
Rozproszenie po działach jest najczęstszą przyczyną tego, że dokumentu nie da się znaleźć. Jedno repozytorium zasilane automatycznie z procesów rozwiązuje problem u źródła — zobacz elektroniczny obieg dokumentów.
Przykłady zastosowania
Umowy z pięciu działów trafiają do jednego rejestru z jednolitym opisem.
Zamknięcie sprawy automatycznie przenosi komplet dokumentów do repozytorium archiwalnego.
Najczęstsze pytania
Czym repozytorium różni się od archiwum?
Repozytorium obsługuje dokumenty bieżące i archiwalne, archiwum dotyczy dokumentów po zakończeniu obiegu, z regułami brakowania.
Czy repozytorium wymaga migracji starych plików?
Nie zawsze. Często zaczyna się od dokumentów nowych, a starsze migruje etapami.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
