Rejestr korespondencji
Rejestr korespondencji to ewidencja przesyłek wpływających i wychodzących zawierająca datę, nadawcę lub adresata, sposób doręczenia oraz numer nadany dokumentowi. Stanowi punkt wejścia do procesu i dowód, że pismo wpłynęło określonego dnia.
Co powinien zawierać rejestr
- Datę i godzinę wpływu lub wysyłki.
- Nadawcę lub adresata i sposób doręczenia.
- Numer kolejny nadany dokumentowi.
- Osobę lub komórkę, do której skierowano pismo.
- Powiązanie ze sprawą, jeśli już istnieje.
Rejestr elektroniczny
W wersji cyfrowej rejestracja odbywa się przy skanowaniu lub przy odbiorze z e-Doręczeń, a numer nadaje system. Dzięki temu znika ręczne przepisywanie do książki korespondencyjnej.
Przykłady zastosowania
Pismo zarejestrowane rano ma numer i jest widoczne dla dekretującego jeszcze przed południem.
Korespondencja z e-Doręczeń trafia do rejestru automatycznie, wraz z dowodem doręczenia.
Najczęstsze pytania
Czy rejestr korespondencji jest obowiązkowy?
W podmiotach publicznych wynika z instrukcji kancelaryjnej. W firmach prywatnych bywa dobrowolny, ale porządkuje odpowiedzialność za pisma.
Czy rejestrować także maile?
Warto rejestrować te, które inicjują sprawę lub mają skutki prawne, na tych samych zasadach co pisma.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
