Rejestr czynności przetwarzania
Rejestr czynności przetwarzania to dokument opisujący, jakie dane osobowe organizacja przetwarza, w jakich celach, na jakiej podstawie prawnej, komu je udostępnia i jak długo przechowuje. Stanowi podstawowy dowód rozliczalności wymagany przez RODO.
Co zawiera wpis w rejestrze
- Cel i podstawę prawną przetwarzania.
- Kategorie osób i danych.
- Odbiorców danych, w tym podmioty przetwarzające.
- Planowany okres przechowywania.
- Ogólny opis środków bezpieczeństwa.
Rejestr a nowe procesy
Uruchomienie procesu przetwarzającego dane osobowe wymaga aktualizacji rejestru. Wygodnie jest powiązać wpis z konfiguracją retencji w systemie, żeby dokument i rzeczywistość się nie rozjeżdżały — pomaga w tym jedno miejsce przechowywania dokumentów.
Przykłady zastosowania
Uruchomienie procesu oceny okresowej wymaga dodania nowego wpisu do rejestru.
Zmiana okresu retencji w systemie pociąga za sobą aktualizację odpowiedniego wpisu.
Najczęstsze pytania
Czy każda firma musi prowadzić rejestr?
Obowiązek ma szeroki zakres, a wyłączenia dla najmniejszych podmiotów są ograniczone. W praktyce większość organizacji rejestr prowadzi.
W jakiej formie prowadzić rejestr?
Dopuszczalna jest forma pisemna lub elektroniczna. Ważniejsza od formy jest aktualność wpisów.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
