Profil zaufany i podpis zaufany
Podpis zaufany to bezpłatny podpis elektroniczny osoby fizycznej, składany w rządowej usłudze przy użyciu profilu zaufanego. Zawiera imię, nazwisko i PESEL podpisującego oraz czas złożenia, jest zabezpieczony pieczęcią elektroniczną ministra cyfryzacji i w sprawach urzędowych ma taki skutek jak podpis własnoręczny.
Profil zaufany a podpis zaufany - co to jest
To dwa narzędzia z jednego rządowego systemu, które łatwo pomylić. Profil zaufany to według ustawy o informatyzacji środek identyfikacji elektronicznej - potwierdza, kim jesteś, gdy logujesz się do ZUS PUE, e-Urzędu Skarbowego czy CEIDG. Podpis zaufany to podpis, który składasz pod dokumentem, używając tego profilu. Profil jest bezpłatny, zakłada go każdy, kto ma PESEL i pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnych: przez bankowość elektroniczną, z e-dowodem i telefonem z NFC albo przez wniosek potwierdzony w punkcie potwierdzającym. Jest ważny 3 lata i można go przedłużyć. Nie ma profilu zaufanego firmy - zawsze należy do konkretnej osoby.
Jak podpisać dokument podpisem zaufanym
- Wejdź na stronę gov.pl „Podpisz dokument elektronicznie” i dodaj plik - PDF, DOCX, XLSX, JPG i wiele innych formatów. Za jednym razem można podpisać do 5 plików.
- Wybierz format: PAdES dla PDF, gdzie podpis jest częścią pliku, albo XAdES, gdzie powstaje plik .xml zawierający dokument razem z podpisem.
- Kliknij „Podpisz” i potwierdź podpis profilem zaufanym, na przykład kodem autoryzacyjnym.
- Pobierz podpisany plik. Nie zmieniaj go już - każda zmiana unieważnia podpis.
Jak wygląda podpis zaufany? W PDF może mieć widoczną grafikę z imieniem i nazwiskiem, ale o ważności decyduje warstwa elektroniczna: dane podpisującego, identyfikator profilu, czas złożenia i pieczęć ministra. Sprawdza się ją w rządowej usłudze weryfikacji podpisu, a nie „na oko”.
Podpis zaufany a kwalifikowany - gdzie wystarczy, a gdzie nie
Ustawa o informatyzacji zrównuje dokument z podpisem zaufanym z dokumentem podpisanym własnoręcznie, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. W sprawach z urzędami działa więc jak podpis odręczny: wniosek, odwołanie, pełnomocnictwo w sprawie urzędowej. Kodeks cywilny wiąże jednak formę elektroniczną, równoważną pisemnej, z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Umowa o pracę, poręczenie czy inna czynność wymagająca formy pisemnej podpisana samym podpisem zaufanym nie spełni więc wymogu tej formy. Szczegóły porównania opisuje artykuł o podpisie kwalifikowanym.
Podpis zaufany w procesach firmy i w rozwiązaniach e-MSI
W firmie podpis zaufany pojawia się tam, gdzie pracownik lub członek zarządu załatwia sprawy z administracją: wysyła pismo przez ePUAP, podpisuje wniosek w CEIDG albo odpowiedź na wezwanie urzędu. Do umów z klientami i dokumentów kadrowych potrzebny jest inny poziom podpisu. Wśród modułów platformy JobRouter®, którą wdraża e-MSI, jest JobePUAP. Monitoruje skrytkę ePUAP, uruchamia procesy na podstawie przychodzących wiadomości i pozwala podpisać wysyłany formularz profilem zaufanym. Podpisy wewnątrz procesów - prosty, zaawansowany i kwalifikowany - obsługuje JobRouter Sign, opisany na stronie podpis elektroniczny.
Na co uważać przy podpisie zaufanym
- Podpis zaufany złożony po wygaśnięciu profilu nie wywołuje skutków prawnych - pilnuj trzyletniego terminu ważności.
- Profil jest osobisty. Podpisanie dokumentu cudzym profilem to podszycie się pod inną osobę, a nie pełnomocnictwo.
- Wydruk PDF z grafiką podpisu nie jest dokumentem podpisanym elektronicznie - liczy się plik.
- Do umów między firmami wymagających formy pisemnej używaj podpisu kwalifikowanego, nie zaufanego.
- Po podpisaniu w formacie XAdES zachowaj plik .xml - to on zawiera dokument i podpis. Treść dokumentu odczytasz w rządowej usłudze („Pobierz plik źródłowy”), a oryginalny plik sprzed podpisania nie jest dowodem podpisu.
Przykłady zastosowania
Właścicielka jednoosobowej firmy loguje się do CEIDG profilem zaufanym założonym przez bank i podpisuje wniosek o zmianę adresu podpisem zaufanym, bez wizyty w urzędzie gminy.
Księgowa z biura rachunkowego wysyła do urzędu skarbowego pismo ogólne w sprawie klienta, podpisuje je własnym podpisem zaufanym i dołącza pełnomocnictwo od klienta.
Kierownik kancelarii w spółce odbiera pismo z ePUAP. Moduł JobePUAP zakłada sprawę w obiegu dokumentów, a odpowiedź po akceptacji wraca do urzędu jako formularz podpisany profilem zaufanym.
Pracownik chce podpisać umowę o pracę podpisem zaufanym. Kadry odmawiają, bo forma pisemna wymaga podpisu własnoręcznego albo kwalifikowanego, i proponują podpis kwalifikowany.
Mieszkaniec podpisuje w usłudze gov.pl wniosek w PDF w formacie PAdES i dołącza go do pisma ogólnego do urzędu miasta, a urzędnik weryfikuje podpis w rządowej usłudze weryfikacji.
Najczęstsze pytania
Czy profil zaufany to podpis elektroniczny?
Nie dokładnie. Profil zaufany to środek identyfikacji - elektroniczne potwierdzenie tożsamości, którym logujesz się do usług publicznych. Podpis zaufany to podpis elektroniczny składany z użyciem tego profilu. Jeden profil pozwala więc i logować się, i podpisywać dokumenty w sprawach urzędowych.
Czy mObywatel i profil zaufany to to samo?
Nie. mObywatel to rządowa aplikacja i serwis, w których masz cyfrowe dokumenty i załatwiasz sprawy urzędowe. Profil zaufany to środek identyfikacji elektronicznej, czyli sposób potwierdzenia tożsamości, którym można się zalogować między innymi do serwisu mObywatel, ZUS PUE czy e-Urzędu Skarbowego. To dwa osobne narzędzia z tego samego rządowego systemu usług cyfrowych.
Jak zrobić podpis zaufany?
Podpis zaufany składa się w bezpłatnej usłudze „Podpisz dokument elektronicznie” na gov.pl, przy użyciu aktywnego profilu zaufanego. Dodajesz plik, wybierasz format PAdES dla PDF albo XAdES, klikasz „Podpisz” i potwierdzasz operację, na przykład kodem autoryzacyjnym. Potem pobierasz podpisany plik i już go nie zmieniasz, bo każda zmiana unieważnia podpis.
Jak wygląda podpis z profilu zaufanego?
W pliku PDF podpisanym w formacie PAdES może być widoczna grafika z imieniem i nazwiskiem, a w formacie XAdES powstaje plik .xml, w którym zapisany jest dokument razem z podpisem. Ważność zależy od danych elektronicznych: danych podpisującego, czasu złożenia i pieczęci ministra. Sprawdza się je w rządowej usłudze weryfikacji podpisu.
Czy można podpisać umowę o pracę podpisem zaufanym?
Nie. Kodeks pracy wymaga zawarcia umowy o pracę na piśmie, a elektronicznym odpowiednikiem formy pisemnej jest forma z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje wprost, że profil zaufany tego wymogu nie spełnia. Umowę podpisuje się odręcznie albo kwalifikowanym podpisem.
Jak długo jest ważny profil zaufany?
Profil zaufany jest ważny 3 lata i można go przedłużyć na kolejne 3 lata, zanim wygaśnie. Podpis zaufany wywołuje skutki prawne tylko wtedy, gdy złożono go w okresie ważności profilu, dlatego warto sprawdzić datę na koncie przed podpisaniem ważnego wniosku.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
