Proces zakupowy
Proces zakupowy obejmuje wszystkie kroki od zgłoszenia potrzeby, przez wybór dostawcy i zamówienie, po odbiór, fakturę i płatność. W literaturze anglojęzycznej opisywany jest jako purchase to pay, czyli jeden ciągły przebieg zamiast osobnych procedur w zakupach i finansach.
Etapy procesu zakupowego
- Wniosek zakupowy i akceptacja potrzeby.
- Wybór dostawcy lub zapytanie ofertowe.
- Zamówienie i rezerwacja budżetu.
- Dostawa oraz protokół odbioru.
- Faktura, dopasowanie i płatność.
Największa strata: przerwa między działami
Zakupy kończą pracę na zamówieniu, finanse zaczynają od faktury, a między nimi ginie kontekst. Domknięcie tej luki jest typowym celem automatyzacji procesów.
Przykłady zastosowania
Zaakceptowany wniosek automatycznie tworzy zamówienie bez przepisywania danych.
Faktura odnajduje swoje zamówienie po numerze i sama łączy się ze sprawą.
Najczęstsze pytania
Czym proces zakupowy różni się od obiegu faktur?
Obieg faktur to jego końcowy odcinek. Cały proces zaczyna się dużo wcześniej, na etapie zgłoszenia potrzeby.
Od czego zacząć automatyzację zakupów?
Zwykle od wniosku zakupowego i zamówienia, bo to one decydują o kontroli kosztów przed wydatkiem.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
