Zaawansowany podpis elektroniczny
Zaawansowany podpis elektroniczny to środkowy z trzech poziomów podpisu w rozporządzeniu eIDAS. Jest unikalnie przypisany podpisującemu, pozwala ustalić jego tożsamość, powstaje przy użyciu danych pod jego wyłączną kontrolą i ujawnia każdą późniejszą zmianę dokumentu. Z mocy eIDAS nie ma skutku podpisu własnoręcznego, ale może być dowodem w sądzie.
Wymogi eIDAS dla podpisu zaawansowanego
Rozporządzenie eIDAS nie mówi, jaką technologią złożyć podpis zaawansowany. Określa tylko, co ma on zapewnić. Artykuł 26 wymienia cztery warunki:
- unikalne przypisanie - podpis wskazuje jedną konkretną osobę, a nie na przykład wspólne konto działu,
- ustalenie tożsamości - z podpisu da się odczytać, kto podpisał, zwykle z certyfikatu wydanego po sprawdzeniu dowodu osobistego lub danych z banku,
- wyłączna kontrola - klucz do podpisu jest z dużą dozą pewności tylko w rękach podpisującego, na karcie, w telefonie albo w zabezpieczonym serwerze dostawcy,
- wykrywalność zmian - każda zmiana dokumentu po podpisaniu jest rozpoznawalna.
W praktyce te warunki spełnia podpis cyfrowy oparty na parze kluczy i certyfikacie. Przykładem jest podpis osobisty z e-dowodu - gov.pl wprost nazywa go podpisem zaawansowanym. Odpowiednikiem dla firm jest zaawansowana pieczęć elektroniczna, która potwierdza pochodzenie dokumentu od organizacji, a nie od osoby.
Kiedy podpis zaawansowany wystarcza, a kiedy nie
Decyduje wymagana forma czynności. Większość umów handlowych można zawrzeć w dowolnej formie, więc podpis zaawansowany wystarcza, jeśli strony go akceptują. Spełnia też formę dokumentową z art. 77² Kodeksu cywilnego, która wymaga tylko dokumentu pozwalającego ustalić osobę składającą oświadczenie. Formę pisemną zastępuje natomiast wyłącznie forma elektroniczna, czyli podpis kwalifikowany (art. 78¹ Kodeksu cywilnego). Dlatego umowy o pracę, którą Kodeks pracy każe zawrzeć na piśmie, nie podpisuje się podpisem zaawansowanym. Więcej o najwyższym poziomie podpisu w artykule kwalifikowany podpis elektroniczny.
Podpis zaawansowany jako dowód w sporze
Według art. 25 eIDAS podpisowi nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że jest elektroniczny albo nie jest kwalifikowany. Podpis zaawansowany nie korzysta jednak z równoważności z podpisem własnoręcznym, którą art. 25 ust. 2 daje tylko podpisowi kwalifikowanemu. Gdy kontrahent zaprzeczy, że podpisał, sąd oceni całość materiału. Warto więc od razu gromadzić dowody:
- oryginalny plik z podpisem i raport z jego walidacji,
- informację, jak dostawca sprawdził tożsamość przed wydaniem certyfikatu,
- historię podpisu z platformy: zaproszenie, potwierdzenia, daty i godziny,
- znacznik czasu, który dowodzi, kiedy dokument podpisano.
Podpis zaawansowany w procesach firmy - praktyka e-MSI
e-MSI wdraża podpis jako etap procesu na platformie JobRouter®. Moduł JobRouter® Sign obsługuje podpis prosty, zaawansowany i kwalifikowany, więc poziom można dobrać do dokumentu w tym samym procesie. Podpis zaawansowany e-MSI wskazuje m.in. przy zamówieniach, potwierdzeniach transakcji, umowach serwisowych, dokumentach zakupowych i uzgodnieniach handlowych. Osoba spoza firmy nie potrzebuje konta w systemie - dostaje zaproszenie e-mailem, a przy uwierzytelnianiu dwuskładnikowym potrzebny jest też numer jej telefonu komórkowego. System dokumentuje osoby uczestniczące w podpisywaniu, ich działania i status dokumentu, a podpisany plik razem z historią podpisu może trafić do archiwum. Więcej na stronie podpis elektroniczny.
Na co uważać przy podpisie zaawansowanym
- Nie każdy „e-podpis” z platformy internetowej jest zaawansowany. Sprawdź w regulaminie dostawcy, jaki poziom deklaruje i jak weryfikuje tożsamość.
- Kliknięcie „akceptuję” z kodem SMS, bez ustalenia tożsamości, to zwykle podpis prosty.
- Umowa, dla której przepis wymaga formy pisemnej, podpisana podpisem zaawansowanym tej formy nie zachowuje.
- Uzgodnij z kontrahentem w umowie ramowej, że akceptujecie podpis zaawansowany.
- Przechowuj plik z podpisem, a nie wydruk ani skan. Wydruk traci ochronę przed zmianami.
Przykłady zastosowania
Dział zakupów wysyła dostawcy zamówienie ramowe do podpisu zaawansowanego. Dostawca podpisuje je na telefonie, a podpisany PDF wraca do procesu zakupowego i trafia do archiwum.
Kierownik kancelarii przyjmuje od klienta zlecenie przygotowania opinii podpisane podpisem zaawansowanym. W aktach zostawia oryginalny plik z raportem walidacji, a nie wydruk.
Mieszkaniec podpisuje wniosek do urzędu gminy podpisem osobistym z e-dowodu. To podpis zaawansowany, który dla podmiotu publicznego ma skutek podpisu własnoręcznego.
Księgowa dostaje od kontrahenta potwierdzenie salda podpisane podpisem zaawansowanym. Walidator pokazuje, że dokument nie był zmieniany, więc włącza go do dokumentacji zamknięcia roku.
Dział kadr podpisuje z pracownikiem potwierdzenie zapoznania się z regulaminem podpisem zaawansowanym, ale umowę o pracę kieruje do podpisu kwalifikowanego, bo Kodeks pracy wymaga jej zawarcia na piśmie.
Najczęstsze pytania
Co to jest zaawansowany podpis elektroniczny?
To podpis elektroniczny spełniający cztery wymogi z art. 26 rozporządzenia eIDAS: jest unikalnie przypisany podpisującemu, pozwala ustalić jego tożsamość, powstaje przy użyciu danych pod jego wyłączną kontrolą i ujawnia każdą zmianę dokumentu po podpisaniu. Stoi między podpisem prostym a kwalifikowanym.
Czym różni się podpis zaawansowany od kwalifikowanego?
Podpis kwalifikowany to podpis zaawansowany złożony za pomocą kwalifikowanego urządzenia i oparty na kwalifikowanym certyfikacie od kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Według eIDAS tylko on ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, a według Kodeksu cywilnego daje formę elektroniczną, równoważną pisemnej. Podpis zaawansowany jest tańszy i prostszy, ale tych skutków nie daje.
Czy umowa podpisana podpisem zaawansowanym jest ważna?
Tak, chyba że przepis wymaga dla niej formy pisemnej pod rygorem nieważności albo formy szczególnej, na przykład aktu notarialnego. Większość umów handlowych można zawrzeć w dowolnej formie, a podpis zaawansowany spełnia też formę dokumentową. Warto zapisać w umowie ramowej, że strony akceptują ten rodzaj podpisu.
Czy podpis osobisty z e-dowodu to podpis zaawansowany?
Tak. Według serwisu gov.pl podpis osobisty jest zaawansowanym podpisem elektronicznym. W kontaktach z podmiotem publicznym ma taki sam skutek jak podpis własnoręczny. W relacjach z firmami i osobami prywatnymi można go używać, jeśli obie strony się na to zgodzą.
Czy podpisem zaawansowanym można podpisać umowę o pracę?
Nie, jeśli umowa ma zachować formę pisemną. Kodeks pracy wymaga zawarcia umowy o pracę na piśmie, a w wersji elektronicznej tę formę zastępuje tylko podpis kwalifikowany. Umowa podpisana inaczej nie jest przez to nieważna, ale pracodawca musi przed dopuszczeniem do pracy potwierdzić pracownikowi jej warunki na piśmie.
Jak sprawdzić, czy podpis jest zaawansowany?
Trzeba go zwalidować, na przykład w bezpłatnym narzędziu na gov.pl albo w programie dostawcy podpisu. Raport pokazuje, kto podpisał, kto wydał certyfikat i czy dokument nie zmienił się po podpisaniu. Wiele walidatorów wskazuje też, czy podpis jest kwalifikowany. O poziomie podpisu z platformy mówi też regulamin jej dostawcy.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
