Pilotaż wdrożenia
Pilotaż wdrożenia, czyli wdrożenie pilotażowe, to uruchomienie nowego systemu lub procesu w ograniczonym zakresie - w jednym dziale, dla jednego procesu albo na wybranej grupie użytkowników - na określony czas i z ustalonymi kryteriami sukcesu, zanim rozwiązanie trafi do całej organizacji. Pilotaż sprawdza na realnych sprawach założenia z analizy, wychwytuje błędy i buduje grono użytkowników, którzy potem pomagają wdrażać resztę.
Pilotaż, PoC, prototyp i MVP - różnice
Proof of concept sprawdza, czy coś jest technicznie wykonalne - na przykład czy system workflow połączy się z konkretną wersją ERP - i nie ma jeszcze użytkowników. Prototyp pokazuje, jak rozwiązanie będzie wyglądać i działać, zwykle na danych testowych, w warsztacie z przyszłymi użytkownikami. Pilotaż to praca na produkcji, na realnych sprawach, ale w ograniczonym zakresie i z datą końca. MVP (minimum viable product) to najprostsza wersja produktu, która daje już wartość, udostępniana pierwszym użytkownikom i rozwijana na podstawie ich doświadczeń. We wdrożeniach obiegu dokumentów te etapy zwykle następują po sobie: PoC integracji, prototyp procesu na warsztatach, pilotaż w jednym dziale, rozszerzenie na resztę organizacji.
Jak zaplanować pilotaż
- Zakres: jeden proces o dużym wolumenie i umiarkowanej złożoności, na przykład obieg faktur w jednej spółce lub wnioski urlopowe w jednym pionie.
- Czas: tyle, żeby zobaczyć pełny cykl procesu kilka razy - zwykle od kilku tygodni do kwartału - z datą końca ustaloną na starcie.
- Użytkownicy: grupa chętnych plus co najmniej jeden sceptyk, który zada trudne pytania wcześniej niż reszta firmy.
- Kryteria sukcesu: mierzalne i ustalone przed startem - czas cyklu, odsetek spraw bez poprawek, liczba zgłoszonych błędów, ocena użytkowników.
- Zasada równoległości: czy stary sposób pracy działa równolegle, jak długo i kto rozstrzyga rozbieżności.
- Wsparcie: opiekun dostępny od ręki w pierwszych dniach i krótki cykl poprawek.
- Decyzja na końcu: rozszerzenie, poprawki i drugi pilotaż albo zamknięcie - z góry wiadomo, kto ją podejmuje.
Co pilotaż wykrywa, a czego nie
Pilotaż niezawodnie wykrywa brakujące pola w formularzach, błędne reguły akceptacji, wyjątki, o których nikt nie wspomniał w analizie, problemy z jakością danych z systemów źródłowych i opór wynikający z niezrozumienia zmiany. Nie wykryje natomiast problemów skali - wydajności przy dziesięciokrotnie większym wolumenie - ani rzadkich przypadków, które zdarzają się raz w roku, ani trudności w procesach międzydziałowych, jeśli pilotaż objął jeden dział. Te obszary wymagają osobnych testów wydajnościowych i scenariuszy z listy wyjątków zebranych w audycie.
Pilotaż w projektach e-MSI
W opisie audytu procesów e-MSI wymienia pilotaż jako jeden z możliwych kroków po diagnozie - obok warsztatu, prototypu, proof of concept i pełnego wdrożenia. Platforma JobRouter nie wymaga uruchamiania wszystkich procesów naraz: organizacja może zacząć od jednego obszaru, na przykład obiegu faktur, wniosków HR lub akceptacji zakupów, a potem rozwijać system o kolejne procesy. Procesy buduje się w podejściu low-code, więc zmiana ścieżki akceptacji, dodanie kroku, reguły czy pola formularza nie oznacza budowania systemu od nowa, a uwagi z pilotażu można wprowadzać na bieżąco. Kryteria sukcesu warto ustalić razem z właścicielem procesu, bo to on podejmuje decyzję o rozszerzeniu.
Najczęstsze błędy przy pilotażu wdrożenia
- Pilotaż bez kryteriów i daty końca, który trwa latami jako „wersja tymczasowa”.
- Start od najtrudniejszego procesu, żeby „sprawdzić system” - sprawdza się głównie cierpliwość ludzi.
- Prowadzenie papieru i systemu równolegle przez wiele miesięcy, co podwaja pracę i zniechęca.
- Brak wsparcia w pierwszych dniach, gdy każdy problem wydaje się dowodem, że system nie działa.
- Ignorowanie uwag użytkowników pilotażu, którzy potem uprzedzają resztę firmy.
- Uznanie pilotażu za wdrożenie bez formalnej decyzji o rozszerzeniu.
Przykłady zastosowania
Grupa kapitałowa uruchamia obieg faktur w jednej spółce na dwa miesiące. Po spełnieniu kryteriów - skrócony czas cyklu i mniej faktur wracających do poprawki - proces rozszerza na pozostałe siedem spółek.
Urząd wdraża EZD w wydziale organizacyjnym, zanim obejmie nim wszystkie wydziały - naczelnik wydziału zostaje potem ambasadorem zmiany w całym urzędzie.
Dział HR uruchamia e-teczkę tylko dla nowo zatrudnionych pracowników, a dopiero po pilotażu decyduje o digitalizacji akt osób już zatrudnionych.
Przed pilotażem obiegu faktur zespół wykonuje proof of concept integracji z systemem finansowo-księgowym, żeby wykluczyć ryzyko techniczne przed zaangażowaniem użytkowników.
Pilotaż wykazał, że reguły akceptacji nie przewidują faktur korygujących, które trafiały do ręcznej obsługi poza systemem. Regułę uzupełniono przed rozszerzeniem procesu na resztę firmy.
Najczęstsze pytania
Na czym polega pilotaż wdrożenia?
Na uruchomieniu nowego systemu lub procesu na realnych sprawach, ale w ograniczonym zakresie - w jednym dziale, spółce lub dla jednego procesu - na ustalony czas i z mierzalnymi kryteriami sukcesu. Po pilotażu zapada decyzja o rozszerzeniu, poprawkach albo zamknięciu.
Czym pilotaż różni się od proof of concept?
Proof of concept sprawdza wykonalność techniczną, zwykle bez użytkowników i na danych testowych. Pilotaż to praca produkcyjna na realnych sprawach z prawdziwymi użytkownikami, tylko w mniejszym zakresie. PoC odpowiada na pytanie „czy się da”, pilotaż - „czy to działa u nas”.
Jak długo powinien trwać pilotaż?
Na tyle długo, żeby proces przeszedł pełny cykl kilka razy, łącznie z zamknięciem miesiąca, jeśli dotyczy finansów - zwykle od kilku tygodni do kwartału. Datę końca ustala się przed startem. Pilotaż bez daty końca zamienia się w wieczną wersję tymczasową.
Kogo wybrać do pilotażu?
Dział lub proces o dużym wolumenie i umiarkowanej złożoności oraz grupę użytkowników, w której są zarówno chętni, jak i co najmniej jedna osoba sceptyczna. Sceptyk zada w pilotażu pytania, które inaczej padłyby dopiero przy wdrożeniu w całej firmie.
Czy w pilotażu prowadzić równolegle stary sposób pracy?
Krótko i z wyraźną datą końca, na przykład przez pierwszy pełny cykl procesu, żeby móc porównać wyniki. Dłuższa równoległość podwaja pracę, zniechęca użytkowników i zaciera, który sposób jest obowiązujący. Po porównaniu stary sposób trzeba wyłączyć.
Co to jest projekt pilotażowy?
To projekt prowadzony próbnie, w małej skali, żeby sprawdzić rozwiązanie przed wprowadzeniem go w całej organizacji. Słowo „pilotażowy” znaczy właśnie próbny, wstępny. Projekt lub program pilotażowy ma ograniczony zakres, określony czas i kryteria oceny, a jego wynik decyduje o rozszerzeniu, zmianach albo rezygnacji.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
