Słownik pojęć e-MSI

Paczka archiwalna

Paczka archiwalna to uporządkowany zestaw materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej, przygotowany do przekazania do archiwum państwowego: pliki dokumentów, osobny plik XML z metadanymi każdego dokumentu i metadane spraw, ułożone w folderach „dokumenty”, „metadane” i „sprawy”. Jej strukturę określa rozporządzenie MSWiA z 2 listopada 2006 r.

6 pytań i odpowiedzi5 powiązane hasła

Struktura paczki archiwalnej według przepisów

Paczka powstaje na końcu życia dokumentacji - z akt spraw zakończonych, które mają kategorię A, czyli są materiałami archiwalnymi. Zasady jej budowy zawiera załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych. Najwyższy poziom zapisu to trzy foldery:

„dokumenty” - pliki dokumentów. Dokument z jednego pliku to jeden plik, a dokument z kilku plików, na przykład pismo z załącznikami, to podfolder.
„metadane” - dokładnie jeden plik XML na każdy dokument, nazwany jak dokument z dopisanym rozszerzeniem xml, na przykład Dokument_A.pdf.xml.
„sprawy” - metadane spraw lub innych grup dokumentów. Każdy dokument musi należeć co najmniej do jednej sprawy albo grupy.

Całość można spakować w nieskompresowany plik, żeby podpisać całą partię jednym podpisem elektronicznym - ten plik rozporządzenie nazywa paczką archiwalną, a jego format uzgadnia się z archiwum państwowym. Materiały przekazuje się bez szyfrowania, w formacie, w którym jednostka je ostatnio przechowywała. W nazwach plików nie wolno używać między innymi ukośników, gwiazdki, znaku zapytania, dwukropka ani przecinka.

Jakie metadane musi mieć dokument w paczce

Rozporządzenie MSWiA z 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych wymaga dla każdego dokumentu siedmiu metadanych: identyfikatora, twórcy, tytułu, daty, formatu, dostępu i typu. Kolejne - relację, odbiorcę, grupowanie, kwalifikację archiwalną, język, opis i uprawnienia - podaje się, jeśli przypisano je dokumentowi przy tworzeniu, przetwarzaniu lub przechowywaniu. Brakujących metadanych nie da się rzetelnie odtworzyć po latach, dlatego dba się o nie od chwili rejestracji dokumentu.

Jak przekazuje się paczkę archiwalną do archiwum państwowego

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach każe przekazać materiały archiwalne niezwłocznie po upływie 25 lat od ich wytworzenia, o ile jednostka nie zrobiła tego wcześniej. Dla dokumentów elektronicznych rozporządzenie MSWiA z 30 października 2006 r. o postępowaniu z dokumentami elektronicznymi przewiduje krótszy termin - 10 lat od wytworzenia - albo inny, uzgodniony z archiwum. Podstawą przekazania jest spis zdawczo-odbiorczy, w którym jedna pozycja powinna odpowiadać jednej sprawie. Urzędy pracujące w EZD przekazują równolegle odpowiedniki dokumentów ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych - tak stanowi instrukcja archiwalna z 2011 r.

Archiwa państwowe przyjmują paczki przez system Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE). Jednostka składa wniosek o konto w Portalu Jednostki, może sprawdzić paczkę walidatorem i obejrzeć jej strukturę w wizualizatorze. Po przesłaniu paczka przechodzi walidację automatyczną, a potem merytoryczną u archiwisty. Do pisemnego potwierdzenia przejęcia jednostka przechowuje przekazane materiały razem z metadanymi.

Paczka eADM i archiwum firmowe w rozwiązaniach e-MSI

Z paczką archiwalną łatwo pomylić paczkę eADM. Ta z rozporządzenia Prezydenta RP z 27 maja 2019 r. służy do przekazania elektronicznych akt sprawy do sądu administracyjnego razem ze skargą. Stosuje się do niej odpowiednio wymagania co do struktury i formatu materiałów archiwalnych, ale obejmuje całe akta sprawy, bez wersji roboczych i bez informacji o dekretacjach, a przed wysłaniem uwierzytelnia się ją podpisem lub pieczęcią.

Firmy prywatne nie mają obowiązku przekazywania dokumentacji do archiwów państwowych, więc paczek zwykle nie tworzą. Zasada paczki - plik, osobne metadane, przynależność do sprawy - porządkuje jednak każde elektroniczne archiwum dokumentów. e-MSI wdraża takie archiwa na platformie JobRouter®: dokument ma metadane, system może zapisać, w którym kartonie, na której półce i w którym pokoju leży papierowy oryginał, a archiwum jest codziennie weryfikowane i nieuprawniona zmiana uruchamia alarm.

Najczęstsze błędy przy przygotowaniu paczki archiwalnej

Metadane uzupełniane dopiero przed przekazaniem, gdy nikt nie pamięta twórcy ani kontekstu dokumentu.
Dokumenty spoza jakiejkolwiek sprawy lub grupy dokumentów.
Pliki zaszyfrowane albo paczka skompresowana.
Niedozwolone znaki w nazwach plików.
Przekazanie wersji elektronicznej bez odpowiedników ze składu chronologicznego.
Usunięcie materiałów z systemu przed potwierdzeniem przejęcia przez archiwum.

Przykłady zastosowania

Archiwista starostwa wybiera w EZD zakończone sprawy kategorii A z jednego rocznika. System eksportuje dokumenty i metadane do trzech folderów i przygotowuje spis zdawczo-odbiorczy, w którym każda pozycja to jedna sprawa.

Przed wysyłką urząd miasta sprawdza paczkę walidatorem ADE. Walidator wskazuje dokument bez pliku metadanych, więc archiwista uzupełnia opis i tworzy paczkę ponownie.

Decyzja z trzema załącznikami trafia do folderu „dokumenty” jako podfolder z czterema plikami, a jej metadane do jednego pliku z nazwą podfolderu i rozszerzeniem xml.

Wójt przekazuje skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego razem z paczką eADM wygenerowaną z EZD RP i uwierzytelnioną kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Spółka porządkuje elektroniczne archiwum umów według tej samej zasady: każdy plik ma komplet metadanych i jest przypisany do teczki kontrahenta, a system wskazuje karton z papierowym oryginałem.

Najczęstsze pytania

Co to jest paczka archiwalna?

To zestaw materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej przygotowany do przekazania do archiwum państwowego. Zawiera pliki dokumentów, metadane każdego dokumentu w XML i metadane spraw. Strukturę określa rozporządzenie MSWiA z 2 listopada 2006 r., a całość można spakować w nieskompresowany plik i podpisać elektronicznie.

Jakie foldery zawiera paczka archiwalna?

Trzy: „dokumenty” z plikami dokumentów, „metadane” z jednym plikiem XML na każdy dokument oraz „sprawy” z metadanymi spraw lub innych grup dokumentów. Dokument złożony z kilku plików zapisuje się jako podfolder, a każdy dokument musi należeć co najmniej do jednej sprawy lub grupy.

Kto przygotowuje paczkę archiwalną?

Jednostka, która przekazuje materiały archiwalne, zwykle archiwista zakładowy przy pomocy systemu EZD. Przepisy wymagają, by system wspomagał tę pracę: sam wyodrębniał dokumenty do przekazania, przygotowywał elektroniczny spis zdawczo-odbiorczy, eksportował dokumenty z metadanymi i oznaczał to, co już przekazano.

Kiedy przekazuje się paczkę archiwalną do archiwum państwowego?

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przewiduje przekazanie materiałów archiwalnych po upływie 25 lat od wytworzenia, jeśli nie przekazano ich wcześniej. Dla dokumentów elektronicznych rozporządzenie z 2006 r. wskazuje co do zasady 10 lat od wytworzenia albo inny termin uzgodniony z archiwum państwowym.

Czym różni się paczka archiwalna od paczki eADM?

Paczka archiwalna trafia do archiwum państwowego i obejmuje tylko materiały archiwalne. Paczka eADM przenosi elektroniczne akta sprawy do sądu administracyjnego razem ze skargą, bez wersji roboczych i informacji o dekretacjach. Do paczki eADM stosuje się odpowiednio wymagania dotyczące struktury i formatu paczki archiwalnej.

Czy paczkę archiwalną trzeba podpisać elektronicznie?

Przepisy nie nakazują tego wprost. Rozporządzenie pozwala spakować materiały w nieskompresowany plik, by podpisać całą partię jednym podpisem elektronicznym. Format paczki i sposób przekazania uzgadnia się z archiwum państwowym. Paczkę eADM dla sądu administracyjnego uwierzytelnia się obowiązkowo - kwalifikowanym podpisem, kwalifikowaną pieczęcią lub podpisem zaufanym.