Optymalizacja procesów
Optymalizacja procesów to celowe zmienianie przebiegu pracy tak, aby skrócić czas realizacji, obniżyć koszt lub podnieść jakość wyniku. Polega głównie na usuwaniu kroków bez wartości dodanej, skracaniu oczekiwania i ograniczaniu liczby przekazań między osobami.
Na czym realnie polega optymalizacja
W większości procesów biurowych czas pracy stanowi ułamek czasu trwania sprawy — reszta to oczekiwanie. Dlatego pierwszym celem jest skrócenie przestojów, a dopiero drugim przyspieszenie samych czynności.
- Usunięcie akceptacji, które nikt nie potrafi uzasadnić.
- Równoległe zamiast sekwencyjnego zatwierdzania.
- Zastępstwa i eskalacje, żeby nieobecność nie wstrzymywała sprawy.
- Ograniczenie liczby przekazań między działami.
Jak mierzyć efekt
Najprostsze mierniki to czas cyklu, liczba spraw w toku i odsetek spraw przekraczających termin. Bez pomiaru przed zmianą trudno wykazać efekt — dlatego optymalizacja zaczyna się od analizy i pomiaru procesu.
Przykłady zastosowania
Dwie akceptacje wykonywane po kolei zostają zrównoleglone, co skraca proces o dwa dni.
Wprowadzenie automatycznego zastępstwa eliminuje wstrzymanie 40 wniosków w okresie urlopowym.
Najczęstsze pytania
Czym różni się optymalizacja od automatyzacji?
Optymalizacja upraszcza przebieg procesu, automatyzacja przenosi go do systemu. Najlepszy efekt daje wykonanie tych kroków w tej kolejności.
Od czego zacząć optymalizację?
Od pomiaru czasu cyklu i wskazania kroków, w których sprawa najdłużej czeka.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
