Oprogramowanie do obiegu dokumentów
Oprogramowanie do obiegu dokumentów to system prowadzący dokument przez rejestrację, dekretację, akceptacje i archiwizację. Łączy funkcje repozytorium dokumentów z silnikiem procesów, dzięki czemu dokument nie tylko jest przechowywany, ale też przekazywany właściwym osobom z terminem i historią zmian.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze
- Czy zmiana ścieżki akceptacji wymaga programisty.
- Jak system radzi sobie z nieobecnościami i zastępstwami.
- Czy obsługuje wejście dokumentów z KSeF, e-Doręczeń i skanera.
- Jak wygląda wyszukiwanie w treści skanów.
- Jakie są koszty kolejnych procesów, nie tylko pierwszego.
Typowy zakres wdrożenia
Najczęściej start obejmuje jeden proces o dużym wolumenie, zwykle obieg faktur, a kolejne dokładane są na tej samej platformie. Szczegóły opisuje strona elektroniczny obieg dokumentów.
Przykłady zastosowania
Firma zaczyna od faktur kosztowych, po kwartale dokłada umowy i korespondencję.
Dokument przychodzący z KSeF trafia do procesu bez ręcznej rejestracji.
Najczęstsze pytania
Czym różni się oprogramowanie do obiegu dokumentów od DMS?
DMS przechowuje i opisuje dokumenty, oprogramowanie do obiegu prowadzi je przez proces akceptacji. Zwykle oba działają razem.
Czy potrzebny jest osobny system dla każdego działu?
Nie. Jedna platforma obsługuje procesy finansowe, kadrowe i administracyjne, różniąc je konfiguracją.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
