Obieg korespondencji
Obieg korespondencji to proces obsługi pism przychodzących i wychodzących — od rejestracji wpływu, przez dekretację i przygotowanie odpowiedzi, po wysyłkę i archiwizację. W wersji elektronicznej pismo trafia do adresata natychmiast, a system pilnuje terminu odpowiedzi.
Etapy obiegu korespondencji
- Przyjęcie i rejestracja przesyłki.
- Skanowanie i rozpoznanie treści.
- Dekretacja na komórkę lub osobę.
- Przygotowanie i akceptacja odpowiedzi.
- Wysyłka oraz archiwizacja sprawy.
Korespondencja wewnętrzna
Ten sam mechanizm obsługuje pisma krążące wewnątrz organizacji, na przykład wnioski między działami. Zaletą jest wymuszenie odpowiedzi i brak ryzyka zagubienia dokumentu — opisuje to elektroniczny obieg dokumentów.
Przykłady zastosowania
Pismo dekretowane na dział, a nie na osobę, nie utknie przy nieobecności jednego pracownika.
System przypomina o terminie odpowiedzi na trzy dni przed jego upływem.
Najczęstsze pytania
Czy obieg korespondencji wymaga skanowania wszystkiego?
Nie. Wystarczy rejestrować i skanować dokumenty inicjujące sprawy oraz te o skutkach prawnych.
Jak liczyć termin odpowiedzi?
Od daty wpływu zapisanej w rejestrze, dlatego rejestracja powinna następować w dniu otrzymania pisma.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
