Obieg dokumentów
Obieg dokumentów to droga, jaką dokument pokonuje w organizacji od momentu powstania lub wpływu, przez rejestrację, dekretację i akceptacje, aż po archiwizację. Może być prowadzony papierowo, mailowo lub elektronicznie — różnica dotyczy nie samego przebiegu, lecz kontroli nad nim.
Etapy obiegu dokumentu
- Wpływ lub utworzenie dokumentu.
- Rejestracja i nadanie numeru oraz metadanych.
- Dekretacja — wskazanie osoby lub działu odpowiedzialnego.
- Merytoryczna i formalna akceptacja.
- Realizacja, a następnie archiwizacja.
Najczęstsze problemy obiegu papierowego
Dokument leży na biurku nieobecnej osoby, nikt nie wie, na jakim etapie jest sprawa, a wersje dokumentu rozjeżdżają się w mailach. Te problemy rozwiązuje elektroniczny obieg dokumentów, w którym każdy krok ma termin, właściciela i ślad audytowy.
Przykłady zastosowania
Pismo od kontrahenta trafia do rejestru kancelaryjnego i dostaje numer jeszcze w dniu wpływu.
Zapotrzebowanie zakupowe jest dekretowane na dział, a nie na konkretną osobę, dzięki czemu nieobecność nie blokuje sprawy.
Najczęstsze pytania
Czym jest instrukcja obiegu dokumentów?
To wewnętrzny dokument opisujący, jakimi ścieżkami krążą poszczególne rodzaje dokumentów, kto je akceptuje i jak długo są przechowywane.
Czy obieg dokumentów dotyczy tylko faktur?
Nie. Obejmuje także umowy, korespondencję, wnioski pracownicze, protokoły i dokumentację jakościową.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
