Numer KSeF faktury
Numer KSeF to 35-znakowy identyfikator, który Krajowy System e-Faktur nadaje automatycznie każdej przyjętej fakturze ustrukturyzowanej. Składa się z NIP, daty, części technicznej i sumy kontrolnej. Dzień jego nadania jest dniem otrzymania faktury przez nabywcę krajowego z NIP, a sam numer wraca później w korektach, JPK_VAT i przelewach.
Kiedy i jak powstaje numer KSeF
Sprzedawca nie wpisuje numeru KSeF, tylko dostaje go od systemu Ministerstwa Finansów. Program księgowy albo Aplikacja Podatnika KSeF wysyła plik XML faktury, KSeF sprawdza uprawnienia wysyłającego i zgodność ze strukturą FA(3), a po pozytywnej weryfikacji status wysyłki zmienia się na 200 i faktura otrzymuje numer. Wystawca znajdzie go w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO). Plik odrzucony, na przykład jako duplikat albo z datą wystawienia z przyszłości, numeru nie dostaje, więc faktura nie została wystawiona. Od numeru zależy też data otrzymania: fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej numeru KSeF, niezależnie od tego, kiedy księgowość ją pobierze. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF 2.0 objął od 1 lutego 2026 r. firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r., a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych podatników, z przejściowymi wyjątkami do końca 2026 r.
Budowa numeru KSeF - ile ma znaków
Numer KSeF ma zawsze 35 znaków w układzie 9999999999-RRRRMMDD-FFFFFFFFFFFF-FF. Człony oddzielają dywizy:
- NIP - 10 cyfr, zwykle NIP sprzedawcy. Przy samofakturowaniu jest tu NIP nabywcy, a gdy fakturę wystawia przedstawiciel podatkowy, komornik albo jednostka podrzędna JST - NIP tego podmiotu.
- Data - 8 cyfr w formacie rok, miesiąc, dzień.
- Część techniczna - 12 znaków szesnastkowych, czyli cyfr 0-9 i liter A-F, generowanych przez system.
- Suma kontrolna - 2 znaki wyliczane automatycznie algorytmem CRC-8.
Przykład z dokumentacji technicznej KSeF 2.0: 5265877635-20250826-0100001AF629-AF. Numeru nie da się wygenerować samodzielnie ani zmienić, bo faktury przesłanej do KSeF nie można edytować - błąd poprawia się korektą, która dostaje własny numer.
Numer KSeF a numer faktury - gdzie go znaleźć
Faktura ma dwa różne numery. Numer faktury nadaje sprzedawca według własnej numeracji, na przykład FV/125/04/2026, i wpisuje go w pole P_2 pliku XML. Numer KSeF nadaje system i nie jest częścią pliku XML, bo powstaje dopiero po przyjęciu faktury. Szuka się go więc poza treścią dokumentu: w UPO, w Aplikacji Podatnika KSeF, w programie księgowym połączonym z KSeF, a na wydruku lub PDF - pod kodem QR. Wizualizacja faktury wystawionej online ma jeden kod QR z numerem KSeF pod spodem. Faktura wystawiona offline, jeszcze bez numeru, ma dwa kody z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”.
Do czego służy numer KSeF - korekta, JPK i przelew
- Korekta i rozliczenie zaliczek - faktura korygująca wskazuje numer KSeF faktury pierwotnej, a faktura rozliczająca numery KSeF faktur zaliczkowych.
- JPK_VAT - od lutego 2026 r. w ewidencji JPK_V7M i JPK_V7K podaje się numery KSeF faktur sprzedaży i zakupu. Gdy numeru brak, wybiera się oznaczenie OFF, BFK albo DI.
- Płatności - od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT płacący przelewem innemu czynnemu podatnikowi za e-Fakturę poda numer KSeF, a przy kilku fakturach identyfikator zbiorczy. Wymóg obejmie też komunikat przelewu w mechanizmie podzielonej płatności.
W rozwiązaniach e-MSI numer KSeF spina fakturę z dalszym obiegiem. e-MSI KSeF Hub wysyła faktury sprzedażowe, automatycznie odbiera zakupowe, pobiera numer KSeF i UPO oraz integruje się z elektronicznym obiegiem dokumentów, a na platformie JobRouter® faktura przechodzi dekretację, akceptację kosztów i archiwizację. Szczegóły opisuje strona o integracji z KSeF.
Na co uważać przy numerze KSeF
- Mylenie numeru KSeF z numerem referencyjnym sesji lub paczki z UPO - to dwa różne identyfikatory.
- Ręczne przepisywanie 35 znaków do przelewu lub korekty zamiast pobrania numeru z systemu.
- Faktura offline wykazana w JPK_VAT z oznaczeniem DI i niepoprawiona po nadaniu numeru - oznaczenie trzeba zastąpić numerem KSeF.
- Szukanie numeru w pliku XML faktury - numeru tam nie ma, dlatego trzeba go zapisać w systemie razem z fakturą.
- Traktowanie PDF-a z e-maila jak faktury - gdy sprzedawca wystawił fakturę w KSeF, fakturą jest e-Faktura w systemie, a PDF to tylko jej wizualizacja.
Przykłady zastosowania
Hurtownia wysyła fakturę z datą 30 kwietnia o 23:55, a KSeF nadaje jej numer 1 maja po północy. Nabywca przyjmuje za datę otrzymania 1 maja, bo liczy się dzień nadania numeru KSeF.
Księgowa w biurze rachunkowym wystawia korektę faktury za usługę transportową i w danych faktury korygowanej podaje numer KSeF faktury pierwotnej pobrany z programu, a nie sam numer FV z nagłówka.
W styczniu 2027 r. dział finansów płaci jednym przelewem za 14 faktur od tego samego dostawcy i w tytule wpisuje identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF zamiast 14 osobnych numerów.
Dostawca przysyła mailem PDF faktury. Księgowa odczytuje numer KSeF spod kodu QR i znajduje po nim e-Fakturę w programie połączonym z KSeF, zamiast rejestrować PDF jako osobny dokument.
Spółka zapisuje numer KSeF każdej faktury zakupowej w rejestrze obiegu dokumentów, więc przy kontroli JPK_VAT przechodzi od pozycji ewidencji prosto do opisu, akceptacji i dekretacji tej faktury.
Najczęstsze pytania
Ile cyfr ma numer KSeF?
Numer KSeF ma zawsze 35 znaków, ale nie same cyfry: 10 cyfr NIP, 8 cyfr daty w formacie RRRRMMDD, 12 znaków szesnastkowych części technicznej i 2 znaki sumy kontrolnej, rozdzielone trzema dywizami. Układ wygląda tak: 9999999999-RRRRMMDD-FFFFFFFFFFFF-FF. Suma kontrolna pozwala programowi wychwycić większość pomyłek przy przepisywaniu numeru.
Skąd wziąć numer KSeF faktury?
W urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO), w Aplikacji Podatnika KSeF i w programie księgowym połączonym z KSeF. Na wydruku lub PDF faktury wystawionej online numer KSeF widnieje pod kodem QR. Nie ma go natomiast w pliku XML faktury, bo system nadaje go dopiero po jej przyjęciu.
Czym różni się numer KSeF od numeru faktury?
Numer faktury nadaje sprzedawca według własnej numeracji i wpisuje go w treść faktury, w pole P_2. Numer KSeF nadaje system Ministerstwa Finansów po przyjęciu faktury. Każda e-Faktura ma oba numery. Korekta wskazuje oba, a w JPK_VAT i od 2027 r. w przelewie podaje się numer KSeF.
Czy numer KSeF trzeba podawać w przelewie?
Od 1 stycznia 2027 r. tak - gdy czynny podatnik VAT płaci innemu czynnemu podatnikowi za e-Fakturę przelewem albo innym instrumentem z tytułem płatności. Przy kilku fakturach podaje się identyfikator zbiorczy z KSeF. Obowiązek obejmie też przelewy w mechanizmie podzielonej płatności. W 2026 r. obowiązek nie działa.
O co chodzi z numerem KSeF?
Numer KSeF to identyfikator, który Krajowy System e-Faktur nadaje automatycznie każdej przyjętej fakturze po pozytywnej weryfikacji pliku XML. Faktura offline dostaje go dopiero po przesłaniu, a plik odrzucony nie dostaje go wcale. Dzień nadania numeru jest dniem otrzymania faktury przez krajowego nabywcę z NIP, a sam numer podaje się w korektach, JPK_VAT i od 2027 r. w przelewach.
Czy numer KSeF trzeba wykazać w JPK_VAT?
Tak. Od lutego 2026 r. w ewidencji JPK_V7M i JPK_V7K podaje się numery KSeF faktur sprzedaży i zakupu. Gdy faktura numeru nie ma, stosuje się oznaczenia: OFF dla faktury z awarii KSeF, BFK dla faktury wystawionej poza KSeF i DI dla innego dowodu, w tym faktury offline jeszcze bez numeru.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
