Modelowanie procesów biznesowych
Modelowanie procesów biznesowych to tworzenie formalnego opisu procesu - najczęściej diagramu w notacji BPMN - który pokazuje kolejność czynności, decyzje i ich warunki, role, dane oraz powiązania z systemami. Model służy do analizy stanu obecnego, zaprojektowania stanu docelowego i przekazania go do wdrożenia, także jako gotowy przepływ w systemie do automatyzacji procesów.
Na czym polega modelowanie procesów biznesowych
Model różni się od zwykłego rysunku tym, że ma reguły. Każdy symbol znaczy to samo dla każdego czytelnika, każda bramka decyzyjna ma opisane warunki, każda czynność - wykonawcę, a każda ścieżka - zakończenie. Dzięki temu model da się sprawdzić pod kątem luk, porównać z innym wariantem i przekazać do wdrożenia bez ustnych objaśnień. Mapowanie procesów zwykle kończy się na obrazie tego, jak jest dziś. Modelowanie zapisuje ten stan formalnie i dodaje odpowiedź na pytanie, jak ma być, z uzasadnieniem każdej zmiany. W praktyce jedno przechodzi w drugie: warsztat mapowania daje surowy materiał, a analityk porządkuje go w model.
Model AS-IS i TO-BE
Modelowanie zwykle obejmuje dwa modele. AS-IS opisuje stan obecny razem z wyjątkami, obejściami i czekaniem na decyzje. TO-BE to stan docelowy: mniej kroków, jasne reguły, jedna ścieżka dla typowego przypadku i opisane ścieżki wyjątków. Między nimi jest analiza: które kroki nie wnoszą wartości, gdzie dane są przepisywane ręcznie, które decyzje da się zapisać jako reguły, a które wymagają człowieka. Dobry model TO-BE odpowiada też na pytania, które i tak padną przy wdrożeniu: skąd proces bierze dane, kto zastępuje nieobecnego akceptującego i co się dzieje po przekroczeniu terminu.
Notacje i narzędzia do modelowania procesów biznesowych
- BPMN - standard organizacji OMG, obecnie w wersji 2.0.2. Obejmuje zdarzenia, czynności, bramki, tory i przepływy komunikatów, a model zapisuje się w formacie XML, więc można go przenosić między narzędziami.
- DMN - notacja OMG do opisu decyzji, najczęściej w postaci tabel decyzyjnych, na przykład progów akceptacji zależnych od kwoty i rodzaju kosztu.
- EPC - łańcuchy zdarzeń i funkcji, kojarzone z metodyką ARIS.
- Diagramy aktywności UML - stosowane raczej przy projektowaniu oprogramowania niż w pracy z działami biznesowymi.
Narzędzia dzielą się na trzy grupy. Programy do diagramów, jak Microsoft Visio, Lucidchart czy draw.io, służą do rysowania. Modelery BPMN, jak Bizagi Modeler czy bpmn.io, pilnują poprawności notacji. Systemy BPMS łączą modelowanie z uruchamianiem procesu, więc model staje się działającą aplikacją.
Od modelu do działającego procesu
Model, który kończy się w segregatorze, szybko się starzeje. Najwięcej daje wtedy, gdy staje się specyfikacją wdrożenia: każda czynność to zadanie w systemie, każda bramka to reguła, każdy tor to grupa użytkowników z uprawnieniami. W technologii low-code, na której e-MSI buduje procesy, służy do tego JobRouter® Designer - graficzny edytor z notacją BPMN i mechanizmem „przeciągnij i upuść”, w którym odwzorowuje się warunki, rozgałęzienia i punkty decyzyjne. Gotowe szablony i komponenty przyspieszają projektowanie, a platforma pozwala rozwijać i testować równolegle kilka wariantów procesu, zanim trafi on na produkcję. Punktem wyjścia przed modelowaniem może być audyt procesów biznesowych, który wskazuje, co warto zautomatyzować, co uprościć, a co zostawić bez zmian.
Najczęstsze błędy w modelowaniu procesów
- Model TO-BE bez modelu AS-IS, więc zmiany nie mają punktu odniesienia.
- Jeden diagram dla zarządu i dla wdrożeniowca - dla pierwszego za szczegółowy, dla drugiego za ogólny.
- Idealny przebieg bez wyjątków, zastępstw i terminów.
- Bramki bez opisanych warunków, które każdy interpretuje po swojemu.
- Tory nazwane nazwiskami zamiast ról.
- Automatyzowanie procesu, którego nikt wcześniej nie uprościł.
Przykłady zastosowania
Analityk modeluje akceptację faktur kosztowych w BPMN: bramka sprawdza zgodność z zamówieniem, tabela DMN wskazuje akceptującego według kwoty i MPK, a osobna ścieżka obsługuje fakturę bez zamówienia.
Urząd miasta modeluje obsługę wniosku mieszkańca: wpływ przez ePUAP lub e-Doręczenia, dekretację, rozpatrzenie i wysyłkę odpowiedzi. Model pokazuje, gdzie pismo czeka na podpis kierownika.
Dział kadr porównuje model AS-IS i TO-BE przyjęcia nowego pracownika. W stanie docelowym dostęp do systemów, sprzęt i szkolenie BHP zamawia się równolegle, a nie po kolei.
Firma handlowa modeluje obsługę reklamacji z torami dla klienta, działu obsługi, magazynu i księgowości, żeby ustalić, kto pilnuje terminu odpowiedzi i kto wystawia korektę.
Zespół wdrożeniowy przenosi zatwierdzony model wniosku zakupowego do edytora procesów: czynności stają się krokami z formularzami, bramki regułami, a tory grupami użytkowników.
Najczęstsze pytania
Co to jest model procesu biznesowego?
Formalny opis jednego procesu, najczęściej diagram w notacji BPMN uzupełniony opisem ról, danych, reguł decyzyjnych i terminów. Pokazuje, jak proces przebiega lub ma przebiegać, na tyle precyzyjnie, że da się go analizować, porównywać z innymi wariantami i przenieść do systemu bez ustnych wyjaśnień.
Kiedy mapa procesu nie wystarcza i potrzebny jest model?
Gdy proces ma się zmienić albo trafić do systemu. Mapa z warsztatu wystarczy, żeby zobaczyć stan obecny i uzgodnić problemy. Model jest potrzebny, gdy trzeba opisać warunki każdej bramki, zastępstwa, terminy i dane, porównać warianty TO-BE albo przekazać proces do konfiguracji workflow bez ustnych objaśnień.
Czy modelowanie biznesowe to to samo co modelowanie procesów?
Nie. Modelowanie biznesowe dotyczy modelu biznesowego firmy: komu i co sprzedaje, jakimi kanałami i na czym zarabia, często z użyciem Business Model Canvas. Modelowanie procesów opisuje, jak konkretna praca przepływa przez działy, role i systemy, na przykład od wpływu faktury do jej zaksięgowania.
Jakie są narzędzia do modelowania procesów biznesowych?
Programy do diagramów, jak Microsoft Visio, Lucidchart czy draw.io, modelery BPMN pilnujące poprawności notacji, jak Bizagi Modeler, bpmn.io czy Camunda Modeler, oraz systemy BPMS, w których model od razu staje się działającym procesem. Wybór zależy od tego, czy model ma tylko dokumentować proces, czy go uruchamiać.
Czy do modelowania procesów trzeba znać BPMN?
Do szkicu na warsztacie nie. Do modelu, który ma trafić do wdrożenia, warto, bo BPMN jest standardem rozumianym przez analityków, wdrożeniowców i systemy do automatyzacji. Na początek wystarczą podstawowe symbole: zdarzenia, czynności, bramki, tory i przepływy.
Kto zajmuje się modelowaniem procesów w firmie?
Najczęściej analityk biznesowy lub procesowy we współpracy z właścicielem procesu i osobami, które go wykonują. Przy wdrożeniu systemu dołącza zespół IT lub partner wdrożeniowy. Na platformach low-code proste procesy modelują też przeszkoleni pracownicy działów biznesowych.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
