Migracja danych

Migracja danych - co to znaczy i czym różni się od integracji

Migracja kończy się w konkretnym dniu: po przełączeniu wszyscy pracują w nowym systemie, a stary przestaje przyjmować zapisy. Integracja działa bez końca - dwa systemy wymieniają dane codziennie, na przykład ERP przekazuje kontrahentów do obiegu faktur. Migracja nie jest też kopią zapasową: kopia odtwarza ten sam system, a migracja zwykle przekłada dane na strukturę innego. Dlatego najtrudniejsze nie jest samo kopiowanie, tylko decyzja, które pole w starym systemie odpowiada któremu polu w nowym. Gdy dane mają płynąć stale, a nie raz, potrzebna jest integracja systemów IT.

Rodzaje migracji danych i strategie przeniesienia

• Migracja aplikacji: zmiana programu, na przykład systemu kadrowo-płacowego lub FK, razem z jego danymi.
• Migracja bazy danych: przeniesienie danych do innego silnika bazy lub nowej wersji.
• Migracja pamięci masowej: przeniesienie plików na nowe serwery lub macierze.
• Migracja do chmury: przeniesienie danych i systemów z serwerowni firmy do dostawcy chmury.
• Migracja dokumentów: przeniesienie plików z dysków i starych archiwów do repozytorium z metadanymi.

Najczęściej wybiera się jedną z dwóch strategii. W podejściu „big bang” wszystko przenosi się naraz, w jednym zaplanowanym przestoju, zwykle w weekend. W migracji etapowej przenosi się moduł po module lub oddział po oddziale, a stary i nowy system przez pewien czas działają równolegle.

Etapy migracji danych krok po kroku

• Inwentaryzacja źródeł i decyzja, co przenosimy, co archiwizujemy, a co usuwamy.
• Profilowanie (przegląd jakości danych) i czyszczenie: duplikaty kontrahentów, puste pola, nieaktualne słowniki.
• Mapowanie pól, słowników i statusów między starym a nowym systemem.
• Migracja próbna na kopii danych i sprawdzenie wyników przez użytkowników biznesowych.
• Uzgodnienie: liczba rekordów, sumy kontrolne, salda kont, liczba plików przed i po.
• Migracja docelowa z zamrożeniem zmian w starym systemie i gotowym planem wycofania.
• Przełączenie starego systemu w tryb tylko do odczytu lub eksport do archiwum.

Wdrożenie obiegu dokumentów, które e-MSI prowadzi na platformie JobRouter®, nie wymaga zastępowania systemów, które już działają w firmie. JobRouter® współpracuje z ERP, takimi jak SAP, Microsoft Dynamics, Symfonia, Enova365 czy Comarch ERP Optima, więc kartoteki kontrahentów, plan kont czy MPK nie muszą być kopiowane do nowego systemu - proces odczytuje je ze źródła. Migracja może się wtedy ograniczyć do dokumentów i słowników, a bieżące dane pobiera integracja JobRouter®.

Migracja danych a przepisy: księgi, akta pracownicze, RODO

Ustawa o rachunkowości wymaga, żeby zapis ksiąg prowadzonych komputerowo był trwały przez cały okres ich przechowywania, a księgi przechowuje się co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Po zmianie programu FK dane z zamkniętych lat muszą więc dać się odczytać i wydrukować. Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do innego systemu rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej opisuje szczegółowo: każdy dokument w osobnym pliku, skany w PDF, do każdego plik XML z metadanymi, a kwalifikowana pieczęć lub podpis pracodawcy na całym zbiorze potwierdza jego zgodność z dokumentacją. Migracja danych osobowych to przetwarzanie w rozumieniu RODO, więc zabezpieczenia trzeba dobrać do ryzyka - także dla plików eksportu i kopii roboczych - a firma zewnętrzna, która wykonuje migrację, potrzebuje umowy powierzenia przetwarzania danych.

Najczęstsze błędy przy migracji danych

• Przenoszenie wszystkiego „na wszelki wypadek” razem z bałaganem.
• Brak właściciela danych po stronie biznesu, który zatwierdza mapowanie.
• Test tylko na próbce, bez pełnej migracji próbnej.
• Brak uzgodnienia sald i liczby rekordów przed przełączeniem.
• Wyłączenie starego systemu przed końcem okresu przechowywania danych.
• Utrata metadanych dokumentów - plik jest, ale nie wiadomo, czego dotyczy.