Metadane dokumentu
Metadane dokumentu to informacje opisujące dokument — typ, data, kontrahent, numer sprawy, autor, status. To one decydują o możliwości odnalezienia dokumentu, nadania uprawnień i zastosowania reguł retencji, dlatego są ważniejsze niż nazwa pliku i struktura folderów.
Jaki zestaw metadanych wybrać
- Minimalny zestaw wymagany do wyszukania dokumentu.
- Dane potrzebne do reguł dostępu i okresu przechowywania.
- Pola pobierane automatycznie z treści przez IDR, a nie wpisywane ręcznie.
Zasada minimalizmu
Każde pole wymagane od użytkownika obniża jakość opisu, bo bywa wypełniane byle jak. Lepiej mieć pięć rzetelnych metadanych niż piętnaście uzupełnianych losowo. W obiegu dokumentów większość opisu powstaje sama, po drodze przez proces.
Przykłady zastosowania
Faktura opisana numerem zamówienia jest odnajdywana w sekundę, bez znajomości nazwy pliku.
Metadana kategorii archiwalnej pozwala automatycznie wyznaczyć termin brakowania.
Najczęstsze pytania
Czym metadane różnią się od treści dokumentu?
Treść to zawartość pliku, metadane to jego opis używany do wyszukiwania, uprawnień i retencji.
Czy metadane trzeba wpisywać ręcznie?
Coraz rzadziej. Większość pól da się pobrać z treści dokumentu lub z danych procesu.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
