Metadane dokumentu
Metadane dokumentu to dane opisujące dokument, a nie jego treść: kto go utworzył, kiedy, jakiego rodzaju jest, jaki ma numer, status, kategorię archiwalną i z jaką sprawą jest powiązany. W obiegu dokumentów metadane pozwalają wyszukiwać, kierować dokument właściwą ścieżką, pilnować terminów i przechowywania oraz przekazywać go do archiwum w postaci, którą inny system potrafi odczytać.
Jakie metadane ma dokument
- Identyfikacyjne: numer, tytuł, typ dokumentu (faktura, umowa, pismo), identyfikator w systemie.
- Opisowe: kontrahent, kwota, waluta, data wystawienia, data wpływu, język, słowa kluczowe.
- Strukturalne: liczba stron, załączniki, wersja, format pliku, powiązania z innymi dokumentami.
- Procesowe: status, etap obiegu, osoba odpowiedzialna, terminy, historia akceptacji.
- Archiwalne: klasa z wykazu akt, kategoria archiwalna, okres retencji, data brakowania.
- Techniczne: suma kontrolna, dane podpisu elektronicznego, znacznik czasu, źródło (skan, e-mail, KSeF, e-Doręczenia).
Osobną grupą są metadane samego pliku, zapisywane przez edytor lub skaner: autor dokumentu Word, data ostatniej edycji, model urządzenia. Zwykle nikt ich nie widzi, dopóki dokument nie trafi na zewnątrz - dlatego przy anonimizacji trzeba je usuwać razem z treścią.
Metadane w administracji: struktura dokumentu elektronicznego
W urzędach zestaw metadanych nie jest dowolny. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych wylicza 14 metadanych dla dokumentów elektronicznych w organach państwowych i samorządowych oraz ich jednostkach organizacyjnych. Każdy dokument musi mieć identyfikator, twórcę, tytuł, datę, format, dostęp i typ. Relację z innymi dokumentami, odbiorcę, grupowanie, kwalifikację archiwalną, język, opis i uprawnienia podaje się wtedy, gdy zostały przypisane. System EZD zapisuje je przy rejestracji i w trakcie załatwiania sprawy, w dużej części automatycznie, a przy przekazywaniu dokumentacji do archiwum państwowego tworzy z nich paczkę archiwalną o ściśle określonej strukturze. Bez kompletnych metadanych dokumentacji elektronicznej nie da się ani prawidłowo wybrakować, ani przekazać dalej.
Metadane w firmowym obiegu dokumentów
W firmie metadane nie są tylko opisem - sterują procesem. Typ dokumentu decyduje, który proces wystartuje. Kwota faktury wybiera ścieżkę akceptacji i liczbę stopni. Miejsce powstawania kosztów wskazuje akceptującego. Termin płatności ustawia priorytet, a status określa, kto dokument widzi i co może z nim zrobić. Okres retencji pozwala systemowi samemu zgłosić dokument do brakowania po latach.
W elektronicznym archiwum dokumentów, które e-MSI wdraża na platformie JobRouter, zeskanowane lub zaimportowane z poczty dokumenty trafiają do klas, na przykład „Faktury” albo „Dokumenty rekrutacyjne”, a system może nadać im wstępny opis według ustalonych wcześniej kryteriów. Umowa po zakończeniu obowiązywania zostaje w archiwum wraz z metadanymi i historią działań, więc archiwum odpowiada nie tylko na pytanie „gdzie jest dokument”, ale też „co się z nim działo”.
Skąd biorą się metadane
Najsłabszym źródłem jest ręczne wpisywanie w formularzu rejestracji - wolne i podatne na literówki. Lepsze są źródła automatyczne: odczyt z dokumentu przez AI OCR, dane z faktury ustrukturyzowanej z KSeF, która niesie metadane w pliku XML, integracje z systemem ERP i kadrowym, wreszcie sam proces, który dopisuje statusy, daty i decyzje. Nadanie dokumentowi przy wejściu do systemu krótkiego zestawu najważniejszych pól to indeksowanie - pola indeksowe są podzbiorem metadanych, a resztę dopisuje obieg.
Najczęstsze błędy w pracy z metadanymi
- Zbyt wiele pól obowiązkowych - pracownicy wpisują cokolwiek, byle przejść dalej.
- Wolny tekst zamiast słowników, przez co ten sam kontrahent występuje pod pięcioma nazwami.
- Brak metadanych archiwalnych - po latach nikt nie wie, co można wybrakować.
- Metadane wyłącznie w nazwie pliku, niedostępne do filtrowania i raportów.
- Udostępnianie plików na zewnątrz z pełnymi metadanymi autora i historii edycji.
Przykłady zastosowania
Faktura pobrana z KSeF wchodzi do obiegu z gotowymi metadanymi: numerem KSeF nadanym przez system oraz kontrahentem, kwotami i datami z pliku XML, bez ręcznego przepisywania.
Pismo zarejestrowane w EZD dostaje komplet metadanych wymaganych rozporządzeniem oraz znak sprawy, a po zamknięciu sprawy trafia z nimi do paczki archiwalnej.
Umowa w rejestrze ma w metadanych pole „data zakończenia”. Na jej podstawie system trzy miesiące wcześniej wysyła przypomnienie o decyzji, czy przedłużać.
Przed wysłaniem opinii prawnej do klienta system usuwa z pliku metadane autora i historii zmian, żeby nie ujawnić nazwisk pracowników i wersji roboczych.
Archiwum elektroniczne co miesiąc zestawia dokumenty, których okres retencji minął, i przekazuje listę do decyzji o brakowaniu - na podstawie kategorii archiwalnej zapisanej w metadanych.
Najczęstsze pytania
Co to są metadane prostymi słowami?
To dane o dokumencie, a nie jego treść: kto go stworzył, kiedy, jaki ma numer, typ, status i z czym jest powiązany. Tak jak fiszka w bibliotece opisuje książkę, metadane opisują dokument i pozwalają go znaleźć oraz obsłużyć bez otwierania.
Jakie są rodzaje metadanych?
Najczęściej wyróżnia się metadane identyfikacyjne (numer, tytuł, typ dokumentu), opisowe (kontrahent, kwota, data wpływu), strukturalne (liczba stron, załączniki, wersja), procesowe (status, etap obiegu, osoba odpowiedzialna), archiwalne (kategoria archiwalna, okres retencji) i techniczne (suma kontrolna, podpis elektroniczny, znacznik czasu). Osobną grupą są metadane samego pliku, zapisywane przez edytor lub skaner.
Jakie metadane musi mieć dokument elektroniczny w urzędzie?
Zestaw określa rozporządzenie MSWiA z 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych. Obowiązkowe dla każdego dokumentu są identyfikator, twórca, tytuł, data, format, dostęp i typ. Relację, odbiorcę, grupowanie, kwalifikację archiwalną, język, opis i uprawnienia podaje się, gdy zostały przypisane. System EZD zapisuje je w dużej części automatycznie.
Czy metadane można uzupełniać automatycznie?
Tak, i to jest najlepsza droga: AI OCR odczytuje je z treści dokumentu, faktura z KSeF niesie je w pliku XML, integracje pobierają dane kontrahenta z ERP, a proces dopisuje statusy i decyzje. Ręcznie wpisuje się tylko to, czego nie da się ustalić automatycznie.
Czy metadane zawierają dane osobowe?
Często tak: nazwisko autora, adresata, osoby akceptującej, a w plikach biurowych także historię edycji. Podlegają więc RODO tak samo jak treść. Przy udostępnianiu dokumentów na zewnątrz metadane pliku trzeba czyścić, a dostęp do metadanych procesowych ograniczać uprawnieniami.
Jak odczytać metadane pliku?
W Windows kliknij plik prawym przyciskiem myszy, wybierz „Właściwości” i kartę „Szczegóły” - zobaczysz m.in. autora oraz daty utworzenia i modyfikacji. W Wordzie te same dane są w menu „Plik”, „Informacje”, a w czytniku PDF we właściwościach dokumentu. Metadane nadane w systemie obiegu, np. status czy kategorię archiwalną, widać w karcie dokumentu w tym systemie.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
