Licencja SaaS
Licencja SaaS (software as a service) to prawo do korzystania z oprogramowania udostępnianego przez internet i utrzymywanego przez dostawcę, opłacane w abonamencie - zwykle miesięcznym lub rocznym, za użytkownika, moduł albo wolumen. Firma nie instaluje niczego u siebie, nie kupuje bezterminowej licencji i nie odpowiada za serwery - dostęp trwa tak długo, jak trwa umowa i płatności.
Co obejmuje umowa SaaS
W modelu SaaS kupuje się usługę, a nie program. Umowa obejmuje dostęp do aplikacji, hosting, aktualizacje, kopie zapasowe, wsparcie techniczne na ustalonym poziomie oraz gwarancję dostępności wyrażoną w SLA. Do tego dochodzą zobowiązania dotyczące bezpieczeństwa i lokalizacji danych - dla firm z Polski zwykle centrum danych w Unii Europejskiej - oraz obowiązkowa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, bo dostawca ma dostęp do dokumentów klienta. Opłata naliczana jest za użytkownika i miesiąc, za moduł, za wolumen dokumentów albo w pakietach z minimalną liczbą użytkowników. Wersję aplikacji aktualizuje dostawca, zwykle u wszystkich klientów jednocześnie, a klient nie decyduje, kiedy przejść na nową.
SaaS a licencja wieczysta i hosting prywatny
Przy licencji wieczystej firma kupuje prawo do programu i sama go utrzymuje - u siebie albo na wynajętym serwerze. Przy hostingu prywatnym licencja należy do firmy, tylko serwer do operatora. W SaaS wszystko jest po stronie dostawcy, a klient dostaje konto. Płaci się z kosztów bieżących, nie z inwestycji, a rezygnacja z usługi oznacza koniec dostępu, więc kluczowe staje się prawo do eksportu danych. Rozwiązania SaaS bywają wielodostępne, gdzie jedna instalacja obsługuje wielu klientów, albo dedykowane, gdzie klient ma osobne środowisko z większą swobodą konfiguracji.
Zalety i ryzyka licencji SaaS dla firmy
- Zalety: start w dni, a nie miesiące, brak serwerów i osób do ich utrzymania, aktualizacje bez projektów, koszt rosnący i malejący razem z liczbą użytkowników.
- Ryzyka: uzależnienie od dostawcy, koszt rosnący bez końca przy dużej skali, zależność od łącza internetowego, dane poza firmą, zmiany cen i warunków, koniec usługi po stronie dostawcy.
- Zabezpieczenia: SLA z karami, eksport danych w otwartym formacie, zapisana lokalizacja danych i lista podwykonawców, okres przejściowy po wypowiedzeniu, certyfikaty bezpieczeństwa dostawcy.
SaaS w obiegu dokumentów i workflow
Systemy obiegu dokumentów w abonamencie wybierają najczęściej firmy bez własnego działu IT, organizacje z rozproszonymi zespołami i te, które chcą uruchomić obieg faktur czy umów w kilka tygodni. e-MSI oferuje platformę JobRouter w licencji SaaS wynajmowanej na 12, 24 lub 36 miesięcy, z ceną zależną od liczby użytkowników i zakresu funkcji. W tej ofercie nazwa oznacza model wynajmu, a nie tylko chmurę: system może działać na serwerze klienta, w jego chmurze albo w chmurze producenta. W wariancie JobRouter Cloud dostawca dba o aktualizacje, kopie zapasowe i bezpieczeństwo, a platforma łączy się z systemami działającymi lokalnie i w chmurze. Warianty opisane są na stronie oferta licencji.
Na co zwrócić uwagę w umowie SaaS
- Poziom dostępności w SLA i kary za jego niedotrzymanie.
- Lokalizacja danych, lista podwykonawców i umowa powierzenia zgodna z RODO.
- Prawo do eksportu wszystkich danych - dokumentów, metadanych, historii procesów - w użytecznym formacie.
- Okres wypowiedzenia i czas, przez jaki dane są dostępne po zakończeniu umowy.
- Zasady zmiany cen, indeksacja i minimalna liczba użytkowników.
- Certyfikaty bezpieczeństwa dostawcy, na przykład ISO 27001, i prawo do audytu.
- Kto jest właścicielem danych i logów oraz czy dostawca może ich używać do innych celów.
Przykłady zastosowania
Firma usługowa z czterdziestoma pracownikami uruchamia obieg faktur w SaaS w ciągu miesiąca, bez zakupu serwera i bez angażowania zewnętrznego informatyka.
Sieć sklepów w sezonie dodaje dwudziestu użytkowników na trzy miesiące, a po sezonie wraca do stałej liczby - abonament zmienia się razem z nią.
Kancelaria wymaga w umowie SaaS, żeby dokumenty były przechowywane w centrum danych w UE, a lista podwykonawców dostawcy była częścią umowy powierzenia.
Po zakończeniu współpracy z dostawcą firma eksportuje wszystkie dokumenty z metadanymi i historią akceptacji do własnego archiwum, korzystając z zapisu w umowie.
Po trzech latach dział finansowy porównuje sumę zapłaconych abonamentów z ofertą licencji wieczystej i decyduje o zmianie modelu przy kolejnym odnowieniu.
Najczęstsze pytania
Na czym polega licencja SaaS?
Na tym, że firma płaci abonament za korzystanie z oprogramowania, które działa u dostawcy i jest dostępne przez internet. SaaS to skrót od software as a service, czyli oprogramowanie jako usługa. Klient nie instaluje ani nie utrzymuje niczego u siebie, płaci za użytkowników, moduły lub wolumen, a dostęp trwa tak długo, jak umowa.
Jakie są przykłady SaaS?
Przykłady to pakiety biurowe w chmurze, takie jak Microsoft 365 i Google Workspace, komunikator Slack, dysk Dropbox, system CRM Salesforce oraz programy księgowe i kadrowe dostępne w przeglądarce. Łączy je to, że działają u dostawcy, użytkownik loguje się przez internet, a firma płaci abonament za użytkownika lub pakiet.
Czy w modelu SaaS oprogramowanie jest moje?
Nie. Kupujesz usługę dostępu, nie bezterminową licencję. Po zakończeniu umowy tracisz dostęp do aplikacji, dlatego w umowie musi być zagwarantowany eksport danych. Twoje pozostają dane - dokumenty, metadane, historia procesów - i to je trzeba zabezpieczyć zapisami umownymi.
Co to jest umowa SaaS?
To umowa, na podstawie której dostawca udostępnia oprogramowanie przez internet w abonamencie. Określa zakres usługi, opłaty, gwarantowaną dostępność, odpowiedzialność za bezpieczeństwo, powierzenie przetwarzania danych osobowych, warunki wypowiedzenia oraz eksport i usunięcie danych po zakończeniu współpracy. To ona wyznacza prawa klienta, bo klient nie kupuje licencji bezterminowej.
Kto odpowiada za bezpieczeństwo danych w SaaS?
Odpowiedzialność jest dzielona: dostawca odpowiada za infrastrukturę, aktualizacje, kopie zapasowe i ochronę środowiska, a klient za zarządzanie kontami, uprawnieniami, hasłami i za to, jakie dane przekazuje. Wobec osób, których dane dotyczą, administratorem pozostaje klient.
Czy SaaS jest zgodny z RODO?
Może być, jeśli dostawca zawrze umowę powierzenia przetwarzania, przechowuje dane w Unii Europejskiej lub zapewnia legalny transfer, ujawnia podwykonawców i umożliwia realizację praw osób. Przed podpisaniem warto sprawdzić certyfikaty bezpieczeństwa dostawcy i lokalizację centrów danych.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
