KSeF (Krajowy System e-Faktur)
KSeF to prowadzona przez Ministerstwo Finansów centralna platforma do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Faktura wystawiona w KSeF otrzymuje numer identyfikujący, a system stanowi jednocześnie repozytorium dokumentów dostępne dla wystawcy, nabywcy i administracji skarbowej.
Harmonogram obowiązkowego KSeF
- Od 1 lutego 2026 — obowiązek wystawiania faktur dla podatników, których wartość sprzedaży wraz z VAT w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 — obowiązek dla pozostałych podatników, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach.
- Od 1 stycznia 2027 — dla najmniejszych podatników korzystających z przejściowego odroczenia przy miesięcznej sprzedaży dokumentowanej fakturami do 10 tys. zł brutto.
Obowiązek otrzymywania faktur przy użyciu KSeF obowiązuje zasadniczo od 1 lutego 2026 roku. Sam KSeF nie prowadzi jednak wewnętrznych akceptacji kosztów, dekretacji ani kontroli budżetu. Dlatego firmy łączą go z elektronicznym obiegiem faktur oraz integracją z KSeF, która odpowiada za bezpieczną wymianę danych z systemami ERP i FK.
Stan gotowości można sprawdzić w ramach audytu wdrożenia KSeF.
Przykłady zastosowania
Faktura sprzedażowa wystawiona w ERP trafia do KSeF automatycznie i wraca z numerem potwierdzającym przyjęcie.
Faktury zakupowe pobierają się z KSeF cyklicznie i od razu zakładają sprawy w obiegu kosztowym.
Najczęstsze pytania
Czy KSeF jest obowiązkowy?
Tak. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest wprowadzany etapowo: od 1 lutego 2026 roku dla największych podatników, od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych oraz od 1 stycznia 2027 roku dla najmniejszych podatników objętych przejściowym odroczeniem.
Co zrobić w razie niedostępności KSeF?
Przepisy przewidują rozwiązania pozwalające obsłużyć fakturowanie poza standardowym trybem online i późniejsze przekazanie dokumentów do systemu, dlatego integracja powinna wspierać kolejkowanie, kontrolę statusu i ponawianie wysyłki.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
