Korespondencja wychodząca
Korespondencja wychodząca to pisma i przesyłki wysyłane przez organizację na zewnątrz, wraz z ewidencją sposobu i daty nadania. W procesie elektronicznym obejmuje przygotowanie dokumentu z szablonu, akceptację, podpis, wysyłkę oraz zapis dowodu nadania przy sprawie.
Elementy procesu
- Wygenerowanie pisma z szablonu z danymi ze sprawy.
- Akceptacja i podpis elektroniczny.
- Wybór kanału: e-Doręczenia, poczta elektroniczna, przesyłka tradycyjna.
- Zapis dowodu nadania i powiązanie ze sprawą.
Dlaczego warto to prowadzić w systemie
Dowód nadania przechowywany przy sprawie, a nie w segregatorze, jest kluczowy przy sporach o terminy. Kanał elektroniczny dodatkowo skraca czas doręczenia — zobacz e-Doręczenia.
Przykłady zastosowania
Odpowiedź na pismo urzędowe jest wysyłana z procesu, a dowód nadania trafia do sprawy.
Wezwania do zapłaty generują się z szablonu z danymi z systemu księgowego.
Najczęstsze pytania
Czy trzeba prowadzić osobny rejestr wysyłki?
W podmiotach publicznych tak, zgodnie z instrukcją kancelaryjną. W firmach wystarczy zapis dowodu nadania przy sprawie.
Czy pismo wychodzące wymaga podpisu kwalifikowanego?
Zależy od rodzaju dokumentu i kanału. Przy korespondencji urzędowej zwykle tak, przy handlowej często wystarcza podpis zaawansowany.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
