Kopia zapasowa (backup danych)
Kopia zapasowa (backup danych) to kopia danych, dokumentów lub całego systemu zapisana w oddzielnym miejscu po to, żeby po awarii, ataku ransomware, błędzie użytkownika lub kradzieży sprzętu odtworzyć ich stan z określonego momentu. W firmie o jej wartości decydują trzy rzeczy: częstotliwość, odizolowanie od systemu produkcyjnego i sprawdzone odtwarzanie.
Co to jest kopia zapasowa systemu i danych firmy
Kopia zapasowa odpowiada na jedno pytanie: jak szybko i z jakiego momentu firma odzyska dane, gdy oryginał przestanie być dostępny. Chroni przed awarią dysku, pożarem serwerowni, atakiem ransomware, który szyfruje pliki, ale też przed zwykłym usunięciem folderu przez pracownika. Kopią obejmuje się nie tylko pliki na dyskach, ale całe systemy: bazę programu finansowo-księgowego, repozytorium dokumentów, pocztę, konfigurację serwerów. Kopia systemu (obraz) pozwala postawić serwer od zera, kopia danych - przywrócić pojedynczy plik lub rekord. Kopie zapasowe mają też podstawę w przepisach. Ustawa o rachunkowości przy księgach prowadzonych komputerowo wymaga systematycznego tworzenia rezerwowych kopii zbiorów danych (art. 71 ust. 2). RODO wśród odpowiednich środków bezpieczeństwa wymienia zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych po incydencie i regularne testowanie skuteczności zabezpieczeń (art. 32 ust. 1 lit. c i d). Dyrektywa NIS2 wśród minimalnych środków zarządzania ryzykiem wymienia ciągłość działania, w tym zarządzanie kopiami zapasowymi (art. 21 ust. 2 lit. c).
Rodzaje kopii zapasowych: pełna, przyrostowa, różnicowa
- Pełna - kopiuje wszystko. Najprostsza do odtworzenia, ale najwolniejsza i zajmuje najwięcej miejsca.
- Przyrostowa - kopiuje zmiany od ostatniej kopii dowolnego typu. Szybka i oszczędna, ale odtworzenie wymaga ostatniej pełnej i wszystkich kolejnych przyrostów.
- Różnicowa - kopiuje zmiany od ostatniej kopii pełnej. Rośnie z każdym dniem, za to do odtworzenia wystarczą dwa zestawy.
- Migawka (snapshot) - zapis stanu dysku lub maszyny wirtualnej w danej chwili. Wygodna, ale zwykle leży na tej samej macierzy co oryginał, więc sama nie jest kopią zapasową.
- Replikacja - bieżące kopiowanie danych na drugi serwer. Chroni przed awarią sprzętu, ale błąd lub zaszyfrowanie powiela się natychmiast.
Reguła 3-2-1, RPO i RTO
Reguła 3-2-1 mówi: trzy kopie danych, na dwóch różnych nośnikach, jedna poza siedzibą. CERT Polska w poradniku o ransomware opisuje ją w wersji, w której co najmniej jedna kopia jest odizolowana, żeby ransomware nie zaszyfrował jej razem z oryginałem. Tę izolację zapewnia kopia offline albo kopia niezmienna (immutable), której nie da się usunąć przed końcem okresu przechowywania nawet z konta administratora. Harmonogram wyznaczają dwa parametry. RPO (recovery point objective) to maksymalna utrata danych liczona w czasie - przy kopii raz na dobę to do 24 godzin pracy. RTO (recovery time objective) to czas, w jakim system ma znowu działać. Oba parametry ustalają właściciele procesów, a nie sam dział IT: księgowość w dniu zamknięcia miesiąca znosi inne przestoje niż archiwum zakładowe.
Kopia zapasowa a archiwizacja i systemy dokumentów
Kopia zapasowa służy do odtworzenia stanu systemu i jest rotowana - starsze kopie się nadpisuje. Archiwum przechowuje dokumenty przez wymagany okres i pozwala je wyszukać. Kopia nie zastępuje archiwum, a archiwum też potrzebuje kopii. W systemie obiegu dokumentów kopia musi objąć bazę danych, repozytorium plików i konfigurację procesów z tego samego momentu. Inaczej po odtworzeniu metadane wskażą pliki, których nie ma.
W rozwiązaniach e-MSI odpowiedzialność za kopie zależy od modelu wdrożenia platformy JobRouter®. W JobRouter Cloud dostawca zapewnia codzienne kopie zapasowe danych, administrację techniczną i monitoring. Przy instalacji we własnej infrastrukturze administracja, bezpieczeństwo i testy systemu należą do organizacji. Platforma pilnuje też integralności: archiwum dokumentów jest codziennie weryfikowane, a nieuprawniona zmiana uruchamia alarm. Więcej o mechanizmach ochrony na stronie bezpieczeństwo systemów, a o modelach instalacji w opisie cloud i on-premise.
Jak przetestować backup i czego unikać
- Odtwarzaj regularnie, np. raz na kwartał i po każdej większej zmianie systemu, na osobnym środowisku - mierząc, czy mieścisz się w RTO.
- Testuj cały system, nie tylko pojedynczy plik: bazę, repozytorium i logowanie użytkowników.
- Kopia w tej samej domenie i z tymi samymi hasłami administratora co produkcja może wpaść w ręce atakującego razem z serwerami.
- Kopia, która od tygodni kończy się błędem, jest gorsza niż jej brak, bo daje fałszywe poczucie bezpieczeństwa. Monitoruj zadania.
- Brak zasad przechowywania kopii sprawia, że dane usunięte z systemu wciąż żyją w starych backupach.
- Klucze szyfrujące kopie trzymane tylko na serwerze, który ma być z nich odtworzony, oznaczają kopie nie do odczytania.
Przykłady zastosowania
Biuro rachunkowe co noc kopiuje bazę programu księgowego na serwer w biurze, a raz w tygodniu na dysk, który właściciel zabiera do domu. To prosta realizacja reguły 3-2-1.
Kancelaria prawna pada ofiarą ransomware. Serwer plików i kopia na zmapowanym dysku sieciowym są zaszyfrowane, ale akta udaje się odtworzyć z niezmiennej kopii w chmurze sprzed dwóch dni.
Dział kadr ustala z IT, że w dniach naliczania wynagrodzeń system kadrowo-płacowy może stracić najwyżej 4 godziny pracy. Kopie bazy wykonuje się wtedy kilka razy dziennie.
Informatyk urzędu gminy raz na kwartał odtwarza system dokumentów na serwerze testowym i sprawdza, czy pisma z ostatniego tygodnia otwierają się razem z metadanymi i historią dekretacji.
Firma produkcyjna przenosi system do chmury. Przed podpisaniem umowy sprawdza, kto robi kopie, jak długo je przechowuje, w jakim czasie odtworzy dane i czy można zlecić test odtworzenia.
Najczęstsze pytania
Co to jest backup danych?
To po polsku kopia zapasowa: kopia danych, dokumentów lub całego systemu przechowywana osobno od oryginału, żeby po awarii, ataku lub pomyłce odtworzyć stan z określonego momentu. W firmie obejmuje zwykle bazy danych, pliki, pocztę i konfigurację serwerów, a jej wartość sprawdza się dopiero przy odtwarzaniu.
Jakie są rodzaje kopii zapasowych?
Podstawowe to pełna, przyrostowa i różnicowa. Pełna kopiuje wszystko, przyrostowa tylko zmiany od ostatniej kopii dowolnego typu, różnicowa zmiany od ostatniej pełnej. W praktyce łączy się je w harmonogram, np. pełna w weekend i przyrostowe co noc. Migawka i replikacja uzupełniają backup, ale go nie zastępują.
Czym różni się kopia zapasowa od archiwizacji?
Kopia zapasowa służy do odtworzenia systemu po awarii i jest cyklicznie nadpisywana. Archiwum przechowuje dokumenty przez wymagany prawem lub polityką okres, z możliwością wyszukania konkretnego pisma czy faktury. Firma potrzebuje obu, a samo archiwum także musi mieć kopię zapasową.
Na czym polega reguła 3-2-1?
Trzy kopie danych, na dwóch różnych nośnikach, w tym jedna poza siedzibą firmy. CERT Polska podkreśla, że co najmniej jedna kopia powinna być odizolowana i niepodłączona jako zasób sieciowy, bo inaczej ransomware może ją zaszyfrować razem z oryginałem. Stąd rozszerzenia reguły o kopię offline lub niezmienną.
Jak zrobić backup danych w firmie?
Najpierw ustalić, co trzeba chronić i ile danych firma może stracić. Potem ustawić w programie do kopii automatyczny harmonogram, na przykład pełna kopia w weekend i przyrostowe co noc, przechowywać kopie według reguły 3-2-1 i regularnie próbnie odtwarzać system z kopii. Backup robiony ręcznie, „gdy ktoś pamięta”, zwykle zawodzi.
Czy backup jest konieczny w firmie?
Tak, a w wielu przypadkach wymagają go przepisy. Przy księgach rachunkowych prowadzonych komputerowo ustawa o rachunkowości wymaga systematycznego tworzenia rezerwowych kopii zbiorów danych (art. 71 ust. 2). RODO wymienia zdolność szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych po incydencie, a dyrektywa NIS2 zalicza zarządzanie kopiami do środków ciągłości działania podmiotów kluczowych i ważnych.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
