Kod QR na fakturze KSeF
Kod QR KSeF, w przepisach nazywany kodem weryfikującym, to dwuwymiarowy kod graficzny z linkiem do faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, umieszczany na wizualizacji faktury przekazywanej lub używanej poza KSeF. Pozwala sprawdzić, czy faktura jest w systemie, i pobrać ją bez logowania, a przy fakturach offline także zweryfikować wystawcę.
Co zawiera kod QR na fakturze KSeF
Fakturą w KSeF jest plik XML. Wydruk czy PDF to tylko jej wizualizacja, a kod QR wiąże tę wizualizację z oryginałem w systemie. Kod generuje lokalnie program do fakturowania, na podstawie danych z wystawionej faktury. Link zapisany w kodzie zawiera adres usługi KSeF, datę wystawienia z pola P_1, NIP sprzedawcy i wyróżnik faktury, czyli skrót pliku XML liczony algorytmem SHA-256. Zmiana choćby jednego znaku w pliku daje inny skrót, więc kod pasuje tylko do jednej, konkretnej faktury. Zasady tworzenia kodu określają przepisy o korzystaniu z KSeF i specyfikacja API udostępniona przez Ministerstwo Finansów.
KOD I i KOD II - kiedy jeden, a kiedy dwa kody QR
- Faktura wystawiona online - jeden kod (KOD I), a pod nim numer KSeF faktury.
- Faktura offline przed wysłaniem do KSeF (tryb offline24, niedostępność systemu, tryb awaryjny) - dwa kody: KOD I z napisem „OFFLINE” i KOD II z napisem „CERTYFIKAT”.
- Faktura offline po nadaniu numeru - znów jeden KOD I z numerem KSeF.
- Potwierdzenie transakcji - dokument, który można dać nabywcy, zanim faktura dostanie numer. Ma dwa kody z napisami nad nimi: „sprawdź fakturę w KSeF” i „zweryfikuj wystawcę faktury”.
KOD II potwierdza, że fakturę wystawił ktoś uprawniony. Zawiera między innymi NIP sprzedawcy, identyfikator certyfikatu i wyróżnik faktury, podpisane certyfikatem KSeF typu 2. Bez takiego certyfikatu drugiego kodu nie da się wygenerować. Szerzej o kodach przy fakturach offline piszemy we wpisie o trybach pracy KSeF.
Kiedy kod QR jest obowiązkowy na fakturze
Kod QR trzeba nanieść za każdym razem, gdy faktura wychodzi poza KSeF: jest przekazywana nabywcy innym kanałem albo używana poza systemem. Faktura, która krąży wyłącznie w KSeF, kodu nie potrzebuje. W praktyce kod jest niezbędny, gdy nabywcą jest konsument, podmiot bez NIP, firma zagraniczna bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce albo gdy miejsce świadczenia leży poza krajem. Takim nabywcom fakturę wydaje się w uzgodniony sposób, na przykład papierowo lub mailem. Konsument, który chce odebrać fakturę przez KSeF, może dostać sam kod QR z danymi dostępowymi. Przy wymianie przez EDI, gdzie nie ma wizualizacji, link lub kod przekazuje się razem z plikiem.
Co widzi osoba, która zeskanuje kod QR KSeF
Weryfikacja przebiega w dwóch krokach i nie wymaga logowania. Po zeskanowaniu kodu smartfonem system pokazuje podstawowe dane: numer KSeF, NIP sprzedawcy, datę wystawienia, skrót i datę otrzymania faktury. Jeśli faktury nie ma w KSeF, pojawia się komunikat o jej braku. Żeby pobrać całą fakturę, trzeba podać numer faktury nadany przez sprzedawcę, NIP lub inny identyfikator nabywcy albo informację o jego braku oraz kwotę należności ogółem. Kilka błędnych prób z rzędu czasowo blokuje dostęp. Zeskanowanie KOD II zwraca wynik sprawdzenia certyfikatu, bez danych osobowych jego właściciela.
Po stronie odbiorcy kod QR to dopiero początek. e-MSI KSeF Hub, opisany na stronie integracji z KSeF, odbiera faktury zakupowe z KSeF, pobiera numer KSeF i UPO oraz generuje podgląd faktur w PDF i HTML, a proces na platformie JobRouter® prowadzi fakturę dalej - przez opis, akceptację i dekretację.
Najczęstsze błędy przy kodach QR KSeF
- Wydruk dla konsumenta lub kontrahenta zagranicznego bez żadnego kodu.
- Kod „OFFLINE” zostawiony na wizualizacji faktury, która ma już numer KSeF.
- Brak certyfikatu KSeF typu 2, przez co nie da się wydać faktury offline z dwoma kodami.
- Wydruk przygotowany z innej wersji pliku niż wysłana do KSeF - skrót się nie zgadza.
- Kod zbyt mały lub nieczytelny po wydruku albo skanowaniu dokumentu.
Przykłady zastosowania
Sklep internetowy wystawia fakturę konsumentowi w KSeF i wysyła mu PDF z jednym kodem QR oraz numerem KSeF. Klient skanuje kod telefonem i sprawdza, że faktura jest w systemie.
Polska firma sprzedaje usługę kontrahentowi z Czech, który nie ma w Polsce stałego miejsca działalności. Faktura trafia do KSeF, a kontrahent dostaje mailem jej wizualizację z kodem QR.
Klient detaliczny odbiera w salonie meblowym wydruk faktury wystawionej w czasie ogłoszonej niedostępności KSeF. Skanuje kod „CERTYFIKAT” i widzi, że certyfikat wystawcy jest ważny, choć samej faktury nie ma jeszcze w systemie.
Sieć handlowa wymienia faktury z dostawcami przez EDI bez wizualizacji. Do pliku przekazywanego poza KSeF dołącza link weryfikujący z numerem KSeF zamiast kodu nadrukowanego na dokumencie.
Kontroler w dziale księgowości dostaje od krajowego dostawcy papierowy wydruk faktury z kodem QR i numerem KSeF. Skanuje kod, podaje numer faktury, NIP swojej firmy i kwotę należności ogółem, a następnie pobiera plik XML i porównuje go z wydrukiem.
Najczęstsze pytania
Czy faktura z KSeF musi mieć kod QR?
Nie. Kod QR jest obowiązkowy, gdy faktura wychodzi poza KSeF - jest przekazywana nabywcy innym kanałem, na przykład jako wydruk lub PDF, albo używana poza systemem. Faktura, którą nabywca z NIP odbiera wyłącznie w KSeF, kodu nie potrzebuje. Podręcznik KSeF zaleca jednak, by programy do fakturowania nanosiły kod na każdą wizualizację.
Co oznacza napis OFFLINE pod kodem QR?
Że faktura została wystawiona w trybie offline - offline24, podczas niedostępności KSeF lub w trybie awaryjnym - i nie ma jeszcze numeru KSeF. Obok musi się wtedy znaleźć drugi kod z napisem „CERTYFIKAT”. Po nadaniu numeru kolejne wizualizacje mają jeden kod z numerem KSeF zamiast napisu „OFFLINE”.
Czym różni się KOD I od KOD II?
KOD I prowadzi do faktury w KSeF i pozwala sprawdzić jej dane. Jest na każdej wizualizacji wydanej poza systemem. KOD II z napisem „CERTYFIKAT” pojawia się tylko na fakturach offline przed ich wysłaniem do KSeF i potwierdza tożsamość wystawcy. Do jego wygenerowania potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2.
Jak odczytać kod QR KSeF?
Wystarczy zeskanować kod smartfonem. System pokaże podstawowe dane faktury, w tym numer KSeF, NIP sprzedawcy i datę wystawienia, albo komunikat, że faktury nie ma w KSeF. Żeby pobrać całą fakturę, trzeba podać jej numer, NIP lub inny identyfikator nabywcy albo informację o jego braku oraz kwotę należności ogółem.
Jak wygenerować kod QR dla KSeF?
Kod QR tworzy program, w którym wystawia się fakturę, zwykle automatycznie przy jej wizualizacji. Powstaje lokalnie z danych faktury, zgodnie ze specyfikacją API KSeF, a system nie wysyła gotowego obrazka. Funkcję mają mieć zarówno programy komercyjne, jak i bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów. Przy fakturach offline program potrzebuje certyfikatu KSeF typu 2.
Czy konsument dostaje fakturę z kodem QR?
Tak, jeśli dostaje ją poza KSeF, na przykład jako wydruk lub PDF. Konsument może też odebrać fakturę przez KSeF bez logowania. Sprzedawca przekazuje mu wtedy kod QR i dane dostępowe, a klient po zeskanowaniu kodu i wpisaniu tych danych pobiera fakturę z systemu.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
