JPK – jednolity plik kontrolny
JPK, czyli jednolity plik kontrolny, to dane z ksiąg i ewidencji podatkowych firmy zapisane w formacie XML według struktur publikowanych przez Ministerstwo Finansów. Czynni podatnicy VAT co miesiąc wysyłają JPK_VAT z deklaracją, a na żądanie urzędu przekazują w strukturach JPK m.in. księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, magazyn i faktury.
JPK - co to jest i skąd się wziął
JPK to nie jeden plik, tylko rodzina struktur logicznych, czyli schematów XML, które Ministerstwo Finansów publikuje osobno dla każdego rodzaju ewidencji. Zwykle pliku nie wypełnia się ręcznie - generuje go program księgowy lub ERP bezpośrednio z zapisanych danych, a urząd może je analizować automatycznie. Wzorem był standard OECD znany jako SAF-T, czyli Standard Audit File for Tax - stąd angielska nazwa JPK. Obowiązek wysyłania ewidencji VAT wprowadzano etapami: duże firmy od 1 lipca 2016 r., małe i średnie od 1 stycznia 2017 r., mikroprzedsiębiorcy od 1 stycznia 2018 r. Od okresów rozliczeniowych od października 2020 r. ewidencja i deklaracja VAT idą w jednym pliku.
Rodzaje JPK: wysyłane regularnie i na żądanie
- JPK_V7M - ewidencja i deklaracja VAT dla rozliczających się miesięcznie, do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
- JPK_V7K - dla rozliczających VAT kwartalnie: ewidencja co miesiąc, a deklaracja za cały kwartał razem z ewidencją za jego trzeci miesiąc.
- JPK_KR_PD i JPK_ST_KR - księgi rachunkowe i ewidencja środków trwałych na potrzeby podatku dochodowego, potocznie JPK_CIT, przesyłane raz w roku po zakończeniu roku podatkowego.
- JPK_PKPIR, JPK_EWP i JPK_ST - odpowiedniki dla przedsiębiorców na PIT, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów albo ewidencję przychodów.
- JPK na żądanie - JPK_KR, JPK_WB, JPK_MAG, JPK_FA, JPK_FA_RR, JPK_PKPIR i JPK_EWP. Urząd żąda ich w kontroli, czynnościach sprawdzających lub postępowaniu podatkowym, dając co najmniej 3 dni.
JPK_CIT i JPK dla PIT - kto i od kiedy
Przesyłanie całych ksiąg w strukturach JPK obejmuje podatników etapami. Najpierw - za lata podatkowe zaczynające się po 31 grudnia 2024 r. - podatników CIT z przychodami powyżej równowartości 50 mln euro i podatkowe grupy kapitałowe. Od 2026 r. obowiązek dotyczy podatników składających JPK_V7M, także przedsiębiorców na PIT, którzy od tego roku muszą prowadzić księgi wyłącznie w programie komputerowym. Pierwsze księgi PIT trafią do urzędu w 2027 r. Od 2027 r. obowiązek obejmie pozostałych. W JPK_KR_PD każde konto dostaje znaczniki, dlatego przygotowanie zaczyna się od zakładowego planu kont, a nie od samego eksportu.
JPK a KSeF - zmiany od 2026 roku
Za okresy rozliczeniowe od lutego 2026 r. składa się JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3). W ewidencji sprzedaży i zakupu przy fakturze podaje się jej numer KSeF. Gdy numeru nie ma, stosuje się oznaczenie: OFF dla faktury z trybu awarii, która w dniu złożenia ewidencji nie ma jeszcze numeru, BFK dla faktury wystawionej poza KSeF, na przykład przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów, oraz DI dla dowodu innego niż faktura, a także dla faktury z trybu offline24 lub z czasu niedostępności KSeF, która nie ma jeszcze numeru. Taką fakturę ujętą jako DI trzeba później skorygować, wpisując nadany numer. Zmienia się też JPK na żądanie: Ordynacja podatkowa wyłącza z niego faktury ustrukturyzowane - urząd ma je w KSeF.
Numer KSeF musi więc trafić do księgowości razem z fakturą. W rozwiązaniach e-MSI odpowiada za to e-MSI KSeF Hub: wysyła faktury sprzedaży, odbiera zakupowe, pobiera numer KSeF i UPO, a dane przechodzą do obiegu faktur na platformie JobRouter® i dalej do systemu finansowo-księgowego, z którego powstaje JPK. Szczegóły na stronie integracja z KSeF.
Najczęstsze błędy w JPK
- Faktura jest w rejestrze VAT, ale nie w księgach, albo odwrotnie - dane w JPK_V7 i w JPK_KR_PD się nie zgadzają.
- Brak numeru KSeF przy fakturze albo złe oznaczenie OFF, BFK lub DI.
- Pominięte oznaczenia grup towarów i usług GTU_01-GTU_13.
- Korekta zrobiona w programie księgowym, bez wysłania korekty pliku.
- Plan kont bez znaczników, przez co JPK_KR_PD trzeba poprawiać ręcznie przed wysyłką.
- Brak reakcji na wezwanie urzędu do poprawienia błędów w ewidencji - grozi kara 500 zł.
Przykłady zastosowania
Księgowa spółki handlowej generuje z systemu finansowo-księgowego JPK_V7M za sierpień, podpisuje go i wysyła do 25 września.
Mała firma rozliczająca VAT kwartalnie wysyła w lipcu i sierpniu samą ewidencję w JPK_V7K, a we wrześniu ewidencję razem z deklaracją za cały kwartał.
W trakcie kontroli naczelnik urzędu skarbowego żąda wyciągów bankowych i ksiąg za 2025 r. Dział finansowy eksportuje JPK_WB i JPK_KR i przekazuje je w wyznaczonym terminie.
Faktura sprzedaży z trybu offline24, która w dniu wysyłki JPK nie ma jeszcze numeru KSeF, trafia do ewidencji z oznaczeniem DI. Po nadaniu numeru księgowa koryguje ewidencję i wpisuje ten numer.
Przedsiębiorca na PIT prowadzący KPiR przechodzi w 2026 r. na program komputerowy, bo składa JPK_V7M, a w 2027 r. wyśle księgę w strukturze JPK_PKPIR.
Najczęstsze pytania
Co to jest JPK?
To dane z programu księgowego wysłane do urzędu skarbowego w jednym, ustalonym przez Ministerstwo Finansów formacie XML. Dzięki temu urząd nie musi przeglądać papierowych ksiąg ani wydruków, tylko analizuje dane automatycznie i szybciej wyłapuje nieprawidłowości. Firma z kolei nie przygotowuje zestawień ręcznie - plik powstaje w programie jednym poleceniem eksportu.
Kto ma obowiązek składania JPK?
JPK_VAT z deklaracją składają wszyscy czynni podatnicy VAT, niezależnie od wielkości firmy. Struktury na żądanie przekazują podatnicy, którzy prowadzą księgi w programach komputerowych, gdy wezwie ich urząd. Księgi w strukturach JPK_KR_PD, JPK_PKPIR lub JPK_EWP wysyłają etapowo kolejne grupy podatników CIT i PIT - od 2027 r. obowiązek obejmie pozostałych.
Kiedy wysyła się JPK?
JPK_VAT wysyła się co miesiąc, do 25. dnia za miesiąc poprzedni, na przykład za sierpień do 25 września. Gdy termin wypada w sobotę lub dzień wolny od pracy, przesuwa się na następny dzień roboczy. Przy JPK_V7K ewidencja idzie co miesiąc, a deklaracja po kwartale. Księgi w JPK_KR_PD wysyła się raz w roku, a struktury na żądanie w terminie z wezwania.
Co grozi za niezłożenie JPK?
Niezłożenie JPK_VAT w terminie grozi odpowiedzialnością karną skarbową, zwykle grzywną, bo plik zawiera ewidencję i deklarację VAT. Za błędy uniemożliwiające weryfikację transakcji urząd wzywa do korekty, a jeśli podatnik w ciągu 14 dni jej nie złoży ani nie wyjaśni sprawy, może nałożyć karę 500 zł za każdy błąd. Zaległy plik warto złożyć jak najszybciej, z czynnym żalem.
Co to jest JPK na żądanie?
To struktury, które podatnik przekazuje tylko wtedy, gdy zażąda ich organ podatkowy - w kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej, czynnościach sprawdzających lub postępowaniu. Obejmują księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, magazyn, faktury, faktury VAT RR, KPiR i ewidencję przychodów. Termin wskazuje wezwanie, ale nie może być krótszy niż 3 dni.
Czy po wejściu KSeF nadal trzeba wysyłać JPK?
Tak. KSeF zbiera faktury, a JPK_VAT to ewidencja i deklaracja, więc nadal wysyła się go co miesiąc. Za okresy od lutego 2026 r. przy fakturach podaje się w nim numery KSeF. Zmienił się natomiast JPK na żądanie - faktur ustrukturyzowanych urząd nie żąda w JPK_FA, bo ma je w KSeF.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
