JRWA – jednolity rzeczowy wykaz akt
JRWA (jednolity rzeczowy wykaz akt) to obowiązująca w danej instytucji lista klas spraw, z których każda ma symbol cyfrowy, hasło i kategorię archiwalną. Wykaz mówi, pod jakim symbolem zakładać sprawę, ile lat przechowywać jej dokumentację i czy trafi ona do archiwum państwowego. Jest podstawą znaku sprawy i pracy w systemie EZD.
Jak zbudowany jest jednolity rzeczowy wykaz akt
Wykaz akt opiera się na klasyfikacji dziesiętnej. Dziesięć klas pierwszego rzędu (od 0 do 9) dzieli się na klasy drugiego, trzeciego i czwartego rzędu: symbol 3 oznacza całą grupę spraw, 31 jej podklasę, a 312 konkretny rodzaj spraw, pod którym zakłada się teczki. Klasy 0-3 obejmują zwykle sprawy wspólne dla każdej instytucji - zarządzanie, sprawy kadrowe, administrowanie środkami rzeczowymi i finanse - a klasy od 4 wzwyż zadania merytoryczne danego podmiotu.
Każda klasa końcowa ma trzy elementy: symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne (nazwę rodzaju spraw) oraz kategorię archiwalną. Kategoria A oznacza materiały archiwalne przechowywane wieczyście, kategoria B z liczbą (B5, B10, B25) - dokumentację niearchiwalną, którą po wskazanej liczbie lat można wybrakować. Oznaczenie BE (np. BE10) wymaga przed brakowaniem ekspertyzy archiwum państwowego, a Bc dotyczy kopii, których oryginały się zachowały, oraz dokumentacji o krótkotrwałym znaczeniu, przechowywanej krócej niż rok.
Kto musi stosować JRWA i skąd bierze się wykaz
Urzędy gmin, powiatów, samorządów województw i zespolonej administracji rządowej w województwie pracują na wykazach ustalonych rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Pozostałe organy państwowe oraz państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne - na przykład publiczne szpitale, uczelnie, szkoły czy instytucje kultury - ustalają własny wykaz w porozumieniu z archiwami państwowymi, jak wymaga ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Firma prywatna nie ma ustawowego obowiązku prowadzenia JRWA. Wiele przedsiębiorstw i tak wprowadza własny wykaz akt, bo porządkuje on archiwum zakładowe, wyznacza okresy przechowywania wynikające z przepisów podatkowych, rachunkowych i kadrowych oraz ułatwia audyty.
JRWA w praktyce: znak sprawy, teczki i archiwum
Wykaz akt uruchamia się w chwili rejestracji sprawy. Pracownik wybiera klasę, a z jej symbolu powstaje znak sprawy - ciąg złożony z oznaczenia komórki organizacyjnej, symbolu klasyfikacyjnego, kolejnego numeru sprawy i roku. Ten znak trafia na każde pismo w sprawie, do spisu spraw i na teczkę aktową. Kategoria archiwalna z wykazu decyduje potem o dalszym losie dokumentacji: materiały kategorii A przekazuje się do archiwum państwowego po 25 latach od wytworzenia, a dokumentację kategorii B po upływie okresu przechowywania zgłasza się do brakowania.
- Klasę nadaje się sprawie, nie pojedynczemu dokumentowi - wszystkie pisma jednej sprawy mają ten sam symbol.
- Jedna teczka gromadzi sprawy jednej klasy i jednej kategorii archiwalnej.
- Symbol raz nadany nie zmienia się w trakcie prowadzenia sprawy.
JRWA w systemie EZD i w obiegu dokumentów
W elektronicznym zarządzaniu dokumentacją wykaz akt przestaje być załącznikiem do instrukcji, a staje się słownikiem systemu. Przy rejestracji pisma pracownik wybiera hasło z listy, system sam składa znak sprawy, przypisuje kategorię archiwalną i liczy termin brakowania. Raporty pokazują, ile spraw w danej klasie jest otwartych, a paczki archiwalne powstają automatycznie z metadanych.
e-MSI wdraża elektroniczny obieg dokumentów między innymi w urzędach, spółkach komunalnych i szpitalach. Publiczne opisy projektów obejmują na przykład system dla Urzędu Miasta Grodzisk Mazowiecki - z rejestracją pism papierowych i elektronicznych, centralnymi rejestrami umów, wniosków i zleceń oraz elektronicznym archiwum - a także wdrożenie obiegu dokumentów w modelu SaaS w powiecie słubickim. Więcej o tym podejściu znajdziesz na stronie cyfryzacja w administracji publicznej.
Najczęstsze błędy przy pracy z wykazem akt
- Rejestrowanie spraw pod klasą zbiorczą typu „sprawy różne”, bo tak jest szybciej - po latach nie da się odtworzyć, czego dotyczyła dokumentacja.
- Zmiana symbolu w trakcie sprawy, przez co dokumenty jednej sprawy trafiają do dwóch teczek.
- Mieszanie w jednej teczce spraw o różnych kategoriach archiwalnych - uniemożliwia to brakowanie części dokumentacji.
- Brak aktualizacji wykazu po zmianie zadań jednostki - nowe rodzaje spraw trafiają wtedy do przypadkowych klas.
Przykłady zastosowania
Sekretariat urzędu gminy rejestruje wniosek mieszkańca: wybiera z JRWA właściwą klasę spraw, a system EZD nadaje znak sprawy i kategorię B5, więc po pięciu pełnych latach kalendarzowych, liczonych od 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy, dokumentację będzie można zgłosić do brakowania.
Dział finansowy spółki komunalnej prowadzi teczkę faktur zakupu pod klasą finansową z kategorią B5, bo Ordynacja podatkowa każe przechowywać je do przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli co do zasady pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Szpital prowadzony przez powiat jako samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej ustala własny wykaz akt w porozumieniu z archiwum państwowym, bo jako samorządowa jednostka organizacyjna ma taki obowiązek z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Urząd wdraża elektroniczny obieg dokumentów: importuje JRWA jako słownik, więc przy rejestracji pisma pracownik wybiera hasło z listy, a znak sprawy i termin brakowania system wylicza sam.
Archiwista zakładowy przygotowuje spis zdawczo-odbiorczy: dokumentację kategorii A wydziela do przekazania do archiwum państwowego po 25 latach, a kategorię B po upływie okresu przechowywania zgłasza do brakowania.
Najczęstsze pytania
Co to jest JRWA?
JRWA to jednolity rzeczowy wykaz akt - uporządkowana lista klas spraw prowadzonych w instytucji. Każda klasa ma symbol cyfrowy, hasło i kategorię archiwalną. „Jednolity” oznacza, że ten sam wykaz obowiązuje w całej jednostce, a „rzeczowy” - że sprawy grupuje się według ich treści, a nie według komórek organizacyjnych.
Co zawiera jednolity rzeczowy wykaz akt?
Wykaz zawiera klasy spraw ułożone według klasyfikacji dziesiętnej. Dziesięć klas pierwszego rzędu, od 0 do 9, dzieli się na klasy niższych rzędów. Klasy 0-3 obejmują zwykle sprawy wspólne dla każdej instytucji: zarządzanie, kadry, administrowanie środkami rzeczowymi i finanse, a wyższe - zadania merytoryczne. Każda klasa końcowa ma symbol, hasło i kategorię archiwalną.
Czy firma prywatna musi mieć JRWA?
Nie, obowiązek dotyczy organów państwowych oraz państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, takich jak urzędy, publiczne szkoły czy szpitale. Przedsiębiorstwa prowadzą własne wykazy dobrowolnie, bo porządkują one archiwum zakładowe i wyznaczają okresy przechowywania wynikające z przepisów podatkowych, rachunkowych i kadrowych.
Co oznaczają kategorie archiwalne A i B?
Kategoria A to materiały archiwalne o trwałej wartości historycznej, przechowywane wieczyście i przekazywane do archiwum państwowego. Kategoria B to dokumentacja niearchiwalna, którą po liczbie lat podanej przy literze (np. B10) można wybrakować. BE oznacza konieczność ekspertyzy archiwum przed brakowaniem, a Bc kopie i dokumentację o krótkotrwałym znaczeniu.
Jak czytać symbol klasyfikacyjny, na przykład 0123?
Symbol czyta się od lewej: 0 to klasa pierwszego rzędu, 01 jej podklasa, 012 kolejne uszczegółowienie, a 0123 klasa końcowa, pod którą zakłada się teczki i rejestruje sprawy. Im dłuższy symbol, tym węższy rodzaj spraw. Do znaku sprawy trafia zawsze symbol klasy końcowej.
Czy można zmienić lub rozbudować wykaz akt?
Tak. Gdy pojawiają się nowe zadania, wykaz rozbudowuje się o kolejne klasy, a nieużywane oznacza jako zamknięte. W jednostkach publicznych zmiany wprowadza się w porozumieniu z archiwum państwowym. Symboli już nadanych sprawom nie zmienia się wstecz, żeby nie rozrywać teczek i spisów spraw.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
