Jednolity rzeczowy wykaz akt
Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) to usystematyzowana klasyfikacja spraw prowadzonych w podmiocie, przypisująca każdej kategorii symbol, hasło i kategorię archiwalną. Na jego podstawie nadaje się znak sprawy i wyznacza okres przechowywania dokumentacji.
Do czego służy JRWA
- Jednolite oznaczanie spraw niezależnie od komórki organizacyjnej.
- Automatyczne wyznaczanie kategorii archiwalnej i okresu przechowywania.
- Porządek w archiwum zakładowym.
- Ułatwienie wyszukiwania spraw pokrewnych.
JRWA w systemie elektronicznym
W systemie EZD wykaz akt jest słownikiem, z którego wybiera się klasyfikację przy zakładaniu sprawy. Dzięki temu znak sprawy i termin retencji powstają automatycznie, bez ręcznego wyliczania.
Przykłady zastosowania
Sprawa z zakresu zamówień publicznych otrzymuje symbol i kategorię archiwalną z wykazu.
System sam wyznacza rok, w którym dokumentacja podlega brakowaniu.
Najczęstsze pytania
Czy JRWA dotyczy tylko urzędów?
Przede wszystkim podmiotów publicznych, ale podobną klasyfikację stosują też duże organizacje porządkujące dokumentację.
Kto zatwierdza wykaz akt?
W podmiotach objętych przepisami archiwalnymi wymaga on uzgodnienia z właściwym archiwum państwowym.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
