iPaaS – integration platform as a service

iPaaS - co to jest i jak działa

Nazwa nawiązuje do modelu PaaS, czyli platformy jako usługi: zamiast budować integracje na własnym serwerze, firma dostaje w abonamencie gotowe środowisko do ich tworzenia i uruchamiania. Podstawową jednostką jest przepływ. Zaczyna się od wyzwalacza - nowego rekordu w CRM, pliku w folderze, powiadomienia typu webhook albo godziny z harmonogramu. Platforma pobiera dane przez łącznik, czyli gotowy moduł znający API danego systemu, przekształca je według reguł mapowania i zapisuje w systemie docelowym. Całość konfiguruje się w przeglądarce, często bez programowania, a platforma zwykle sama ponawia nieudane wywołania, odkłada błędy do kolejki i prowadzi dziennik wykonań. Do systemów stojących w serwerowni firmy, na przykład starszego programu FK, dostawcy docierają zwykle przez agenta lub bramę instalowaną w sieci lokalnej.

Przykłady narzędzi iPaaS i typowe zastosowania

Na rynku są proste usługi dla małych zespołów, jak Zapier czy Make, i platformy klasy enterprise, jak MuleSoft, Boomi, SAP Integration Suite czy Microsoft Azure Logic Apps. Różnią się liczbą łączników, obsługą wymiany EDI z partnerami handlowymi i modelem rozliczeń - od liczby wykonanych operacji po liczbę połączonych systemów. Typowe zastosowania:

• Nowy klient z CRM trafia do ERP jako kontrahent, bez przepisywania danych.
• Opłacone zamówienie ze sklepu internetowego tworzy dokument w systemie magazynowym.
• Pracownik dodany w programie kadrowym dostaje konto w poczcie i w systemie obiegu dokumentów.
• Kursy walut i dane z rejestrów publicznych codziennie zasilają słowniki w kilku aplikacjach.

iPaaS a ESB, ETL i integracja przez API

• Integracja pisana na zamówienie - programista łączy dwa systemy przez ich API własnym kodem. Pełna kontrola, ale każdą zmianę wersji API obsługuje się samodzielnie. iPaaS też korzysta z API, tylko w gotowych łącznikach.
• ESB, czyli szyna usług - centralne oprogramowanie pośredniczące, zwykle we własnej serwerowni. Dobrze radzi sobie z wieloma starszymi systemami, ale zwykle jest droższe we wdrożeniu i utrzymaniu.
• ETL - wsadowe pobieranie, przekształcanie i ładowanie dużych zbiorów danych, najczęściej do hurtowni danych na potrzeby raportów. iPaaS częściej przenosi pojedyncze rekordy i zdarzenia na bieżąco, choć wiele platform ma też funkcje ETL.

iPaaS a workflow w rozwiązaniach e-MSI

iPaaS przenosi dane między systemami, ale nie prowadzi ludzi przez proces. Akceptacja faktury, zastępstwo, eskalacja czy dekretacja to zadania systemu obiegu dokumentów. Oba narzędzia się uzupełniają: integracja dostarcza dane, workflow zamienia je w zadania z terminem i osobą odpowiedzialną.

Platforma JobRouter®, na której e-MSI buduje procesy, może pełnić rolę centralnego punktu wymiany danych bez zastępowania systemów, które już działają w firmie. Łączy się z ERP, CRM i DMS, a w projektach e-MSI także z narzędziami integracyjnymi, takimi jak Zapier, który w wersji chmurowej JobRouter® otwiera dostęp do ponad 2600 aplikacji. Więcej na stronie integracja systemów IT. To, które podejście do automatyzacji pasuje do jakiego procesu, e-MSI opisuje w artykule o rodzajach automatyzacji procesów biznesowych.

Jak wybrać iPaaS i na co uważać

• Sprawdź gotowe łączniki do systemów, które już masz, w tym polskich programów FK i kadrowych. Brak łącznika oznacza pisanie go od zera.
• Policz koszt przy docelowym wolumenie, a nie przy pilotażu. Opłata za operację rośnie razem z liczbą faktur i zamówień.
• Ustal, gdzie przetwarzane są dane. Gdy przez platformę płyną dane osobowe, dostawca przetwarza je w imieniu firmy, więc potrzebna jest umowa powierzenia z art. 28 RODO, a przy przetwarzaniu poza EOG także podstawa transferu z rozdziału V RODO.
• Wymagaj monitoringu i alertów. Przepływ, który stanął w piątek, nie może wyjść na jaw przy zamknięciu miesiąca.
• Pomyśl o wyjściu. Przepływów zbudowanych w jednej platformie zwykle nie da się przenieść do innej.