Instrukcja kancelaryjna
Instrukcja kancelaryjna to zbiór zasad, który określa, jak urząd lub inna jednostka publiczna wykonuje czynności kancelaryjne: przyjmuje i rejestruje przesyłki, zakłada sprawy i nadaje im znak, dekretuje pisma, prowadzi akta i przekazuje je do archiwum zakładowego. Urzędy gmin, starostwa, urzędy marszałkowskie i wojewódzkie stosują instrukcję z rozporządzenia z 2011 r., a pozostałe jednostki publiczne uzgadniają własną z archiwum państwowym.
Co reguluje instrukcja kancelaryjna
Instrukcja opisuje drogę każdego dokumentu w jednostce - od chwili wpływu albo powstania do przekazania do archiwum zakładowego - bez względu na to, czy jest papierowy, czy elektroniczny. Odpowiada na pytania, które kancelaria i referent zadają sobie codziennie:
- kto przyjmuje przesyłki i jak je ewidencjonuje - punkt kancelaryjny, pieczęć wpływu, rejestry przesyłek wpływających i wychodzących,
- kiedy pismo zakłada sprawę, a kiedy trafia tylko do klasy z wykazu akt,
- jak zbudować znak sprawy i prowadzić spis spraw,
- kto dekretuje, akceptuje i podpisuje pisma,
- jak kompletować akta i przekazywać je do archiwum zakładowego,
- co zrobić z dokumentacją przy reorganizacji lub likwidacji jednostki.
Instrukcja dzieli dokumentację na tworzącą akta spraw i nietworzącą akt spraw. Do drugiej grupy mogą należeć między innymi zaproszenia, niezamawiane oferty, publikacje, faktury i inne dokumenty księgowe, listy obecności i karty urlopowe. Nie dostają znaku sprawy - grupuje się je tylko według klas wykazu akt.
Kogo obowiązuje instrukcja kancelaryjna
Obowiązek wynika z art. 6 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Organy państwowe oraz państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne ustalają instrukcję w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych. W praktyce projekt uzgadnia się z właściwym archiwum państwowym, a kierownik jednostki wprowadza go zarządzeniem.
Wyjątkiem są organy gmin i związków międzygminnych, powiatów i samorządów województw oraz organy zespolonej administracji rządowej w województwie - razem z obsługującymi je urzędami. Dla nich instrukcję określa wprost rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - jest jego załącznikiem nr 1. Wójt, starosta lub marszałek może też ustalić jedną instrukcję dla podległych jednostek o zbliżonym profilu, na przykład szkół. Firma prywatna takiego obowiązku nie ma, ale może poprosić archiwum państwowe o zaopiniowanie własnych przepisów kancelaryjnych.
System kancelaryjny bezdziennikowy, tradycyjny i EZD
Instrukcja z 2011 r. wprowadza bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na wykazie akt. Zamiast jednego dziennika, w którym każde pismo dostaje kolejny numer, sprawy rejestruje komórka merytoryczna w spisach spraw - osobno dla każdej klasy wykazu akt i każdego roku. Rejestr przesyłek służy tylko do ewidencji tego, co wpłynęło i wyszło.
Czynności kancelaryjne wykonuje się w systemie tradycyjnym, czyli na papierze ze wsparciem narzędzi informatycznych, albo w systemie EZD. Kierownik jednostki wskazuje system podstawowy i może wyłączyć z niego wybrane klasy wykazu akt. Po wybraniu EZD powrót do systemu tradycyjnego jest niedopuszczalny. Bieżący nadzór sprawuje koordynator czynności kancelaryjnych - tę funkcję powierza się archiwiście.
Instrukcja kancelaryjna w EZD i w praktyce e-MSI
W EZD instrukcja przestaje być dokumentem czytanym na szkoleniu, a staje się zestawem reguł systemu. Rejestr przesyłek wpływających jest jeden dla całego podmiotu, spisy spraw i znaki spraw powstają w systemie, a rozdział przesyłek na komórki może odbywać się automatycznie - instrukcja wprost to dopuszcza. Dlatego wdrożenie EZD lub elektronicznego obiegu dokumentów warto zacząć od przeglądu instrukcji i wykazu akt, a nie od wyboru oprogramowania.
e-MSI wdraża elektroniczny obieg dokumentów także w administracji - publiczne opisy wdrożeń obejmują Urząd Miasta Grodzisk Mazowiecki i powiat słubicki. Korespondencję z e-maila i skanera może wstępnie rozpoznawać moduł klasyfikacji korespondencji systemu IDR®, a w platformie JobRouter® wiadomości z e-Doręczeń trafiają do właściwego procesu razem z dowodami nadania i odbioru. Więcej na stronie cyfryzacja w administracji publicznej.
Najczęstsze błędy przy stosowaniu instrukcji kancelaryjnej
- Własna instrukcja uzgodniona lata temu i nieaktualizowana po wejściu e-Doręczeń i podpisu elektronicznego.
- Zakładanie spraw dla dokumentów, które nie tworzą akt spraw, na przykład faktur czy zaproszeń.
- Kilka sekretariatów przyjmujących pocztę bez wspólnego rejestru - przesyłki giną między pokojami.
- Część spraw w EZD, część na papierze, bez formalnego wskazania wyjątków przez kierownika.
- Koordynator czynności kancelaryjnych tylko z nazwy - nikt nie sprawdza doboru klas i kompletności akt przed przekazaniem do archiwum.
Przykłady zastosowania
Kancelaria urzędu marszałkowskiego przyjmuje list polecony, rejestruje go w systemie EZD, umieszcza na piśmie numer z rejestru przesyłek wpływających i skanuje. Dalej pismo krąży już tylko w systemie EZD.
Wójt wskazuje zarządzeniem EZD jako system podstawowy, ale z ważnych przyczyn organizacyjnych i technicznych pozostawia kilka klas wykazu akt w systemie tradycyjnym i opisuje ten wyjątek w zarządzeniu.
Burmistrz ustala jedną instrukcję kancelaryjną dla wszystkich szkół prowadzonych przez gminę, w porozumieniu z archiwum państwowym, zamiast uzgadniać kilkanaście osobnych dokumentów.
Archiwista starostwa jako koordynator czynności kancelaryjnych sprawdza przed przekazaniem akt do archiwum zakładowego, czy referenci dobrali właściwe klasy i czy teczki są kompletne.
Spółka produkcyjna spisuje własne zasady obsługi korespondencji na wzór instrukcji kancelaryjnej: jeden punkt przyjmowania poczty, rejestr przesyłek, dekretacja na działy i przekazywanie dokumentów do archiwum zakładowego.
Najczęstsze pytania
Na czym polega instrukcja kancelaryjna?
Instrukcja kancelaryjna ustala jednolite zasady pracy z dokumentacją w jednostce publicznej - od wpływu lub powstania pisma do przekazania akt do archiwum zakładowego. Opiera się na systemie bezdziennikowym: zamiast jednego dziennika komórki merytoryczne prowadzą spisy spraw osobno dla każdej klasy wykazu akt. Dzięki temu każdy pracownik rejestruje i prowadzi sprawy w ten sam sposób.
Jakie są główne czynności kancelaryjne?
To przyjmowanie i rejestrowanie przesyłek, dekretacja, czyli przydzielenie pisma do załatwienia, zakładanie spraw i nadawanie im znaku, prowadzenie spisów spraw i akt, przygotowywanie, akceptowanie i podpisywanie pism, wysyłka korespondencji oraz przekazywanie zakończonych akt do archiwum zakładowego. Instrukcja kancelaryjna opisuje, kto i w jakiej kolejności wykonuje każdą z tych czynności.
Kogo obowiązuje instrukcja kancelaryjna?
Organy państwowe oraz państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, w tym urzędy i jednostki podległe samorządom. Urzędy gmin, starostwa, urzędy marszałkowskie i urzędy zespolonej administracji rządowej w województwie stosują instrukcję z rozporządzenia z 2011 r. Pozostałe jednostki ustalają własną w porozumieniu z archiwum państwowym.
Czy firma prywatna musi mieć instrukcję kancelaryjną?
Nie. Przepisy o instrukcji kancelaryjnej dotyczą jednostek publicznych. Firma może jednak spisać własne zasady obsługi korespondencji i dokumentacji na tym wzorze i poprosić archiwum państwowe o ich zaopiniowanie. Niezależnie od tego musi przechowywać dokumenty przez okresy wynikające z przepisów podatkowych, rachunkowych i prawa pracy.
Gdzie znaleźć instrukcję kancelaryjną na 2026 rok?
Nie ma osobnej instrukcji na każdy rok. Urzędy gmin, starostwa, urzędy marszałkowskie i zespolona administracja rządowa w województwie stosują instrukcję z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. z 2011 r. nr 14, poz. 67) - to jego załącznik nr 1. Pozostałe jednostki mają własną instrukcję, uzgodnioną z archiwum państwowym i wprowadzoną zarządzeniem kierownika.
Czym różni się instrukcja kancelaryjna od instrukcji archiwalnej?
Instrukcja kancelaryjna reguluje pracę z dokumentacją od wpływu lub powstania do przekazania do archiwum zakładowego. Instrukcja archiwalna zaczyna się tam, gdzie kończy kancelaryjna: opisuje organizację archiwum zakładowego, przejmowanie, przechowywanie, udostępnianie i brakowanie dokumentacji. Razem z wykazem akt tworzą komplet przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
