Instrukcja kancelaryjna
Instrukcja kancelaryjna to wewnętrzny dokument określający zasady postępowania z dokumentacją — sposób przyjmowania i rejestrowania przesyłek, zakładania spraw, dekretacji, akceptacji oraz przekazywania dokumentów do archiwum. Wyznacza także podstawowy sposób dokumentowania przebiegu spraw.
Co reguluje instrukcja
- Obieg przesyłek wpływających i wychodzących.
- Zasady nadawania znaku sprawy.
- Podział obowiązków między komórkami i sekretariatami.
- Postępowanie z dokumentacją po zakończeniu sprawy.
Instrukcja a system informatyczny
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów zwykle wymaga aktualizacji instrukcji, a nie odwrotnie. Warto porównać zapisy z faktycznym przebiegiem pracy jeszcze przed konfiguracją systemu.
Przykłady zastosowania
Instrukcja wskazuje EZD jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu spraw.
Aktualizacja instrukcji usuwa wymóg drukowania pism rejestrowanych elektronicznie.
Najczęstsze pytania
Czy każda firma musi mieć instrukcję kancelaryjną?
Obowiązek dotyczy przede wszystkim podmiotów publicznych, ale w większych organizacjach taki dokument porządkuje pracę niezależnie od przepisów.
Kto ją aktualizuje?
Zwykle osoba odpowiedzialna za kancelarię i archiwum, we współpracy z działem prawnym i IT.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
