Indeksowanie dokumentów
Indeksowanie dokumentów to przypisanie dokumentowi zestawu cech opisujących, według których będzie później wyszukiwany. Może być ręczne, półautomatyczne z podpowiedziami systemu lub w pełni automatyczne, gdy dane odczytuje technologia rozpoznawania dokumentów.
Trzy poziomy indeksowania
- Ręczne — operator wpisuje dane z dokumentu.
- Wspomagane — system proponuje wartości, człowiek potwierdza.
- Automatyczne — dane odczytywane i walidowane bez udziału operatora.
Kiedy opłaca się automatyzacja
Przy kilkuset dokumentach miesięcznie ręczne indeksowanie bywa tańsze niż wdrożenie. Powyżej tego progu warto policzyć koszt czasu operatorów i zestawić go z automatycznym odczytem danych.
Przykłady zastosowania
Operator potwierdza podpowiedziane pola faktury zamiast przepisywać je z dokumentu.
Skany archiwalne są indeksowane automatycznie po numerze umowy widocznym w nagłówku.
Najczęstsze pytania
Czym indeksowanie różni się od OCR?
OCR odczytuje tekst z obrazu, indeksowanie przypisuje dokumentowi konkretne pola opisu używane do wyszukiwania.
Czy indeksy da się poprawić później?
Tak, ale koszt korekty rośnie z czasem. Lepiej zadbać o walidację przy rejestracji dokumentu.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
