Faktura korygująca w KSeF
Faktura korygująca w KSeF to faktura ustrukturyzowana, którą sprzedawca wysyła do Krajowego Systemu e-Faktur, gdy faktura pierwotna zawiera błąd albo zmieniły się warunki transakcji - rabat, zwrot, cena. Od 1 lutego 2026 r. to jedyny sposób poprawienia faktury z KSeF: nie da się jej edytować ani anulować, a noty korygujące zniknęły z przepisów.
Jak działa korekta faktury w KSeF
Faktura przyjęta przez KSeF dostaje numer i wchodzi do obrotu prawnego. Od tej chwili nie można jej zmienić, anulować ani usunąć - system przechowuje ją 10 lat od końca roku wystawienia. Każdą zmianę wprowadza się więc nowym dokumentem: fakturą korygującą w strukturze FA(3), wysłaną do KSeF jak zwykła faktura. Korekta dostaje własny numer KSeF, a nabywca pobiera ją z systemu. Do jednej faktury można wystawić kilka korekt. Przy kolejnej korekcie kwoty podaje się jako różnicę względem stanu po poprzedniej korekcie, a jako fakturę korygowaną wskazuje się fakturę pierwotną. Wyjątek: jeśli KSeF odrzucił plik XML, faktura w ogóle nie powstała - wtedy niczego się nie koryguje, tylko wysyła poprawny plik.
Nota korygująca w KSeF - co zamiast niej
Ustawa z 16 czerwca 2023 r. wprowadzająca obowiązkowy KSeF uchyliła art. 106k ustawy o VAT i od 1 lutego 2026 r. noty korygujące nie funkcjonują. Nabywca nie poprawi już sam literówki w nazwie czy adresie. Każdą pomyłkę, także czysto formalną, koryguje sprzedawca - wystawca faktury pierwotnej. Nabywca może tylko zgłosić błąd. KSeF nie ma też funkcji odrzucenia faktury, więc spór o jej treść rozstrzyga się poza systemem, a w KSeF widać dopiero efekt - korektę. Noty księgowe, na przykład obciążeniowe, nie są fakturami i do KSeF nie trafiają.
Co musi zawierać faktura korygująca w KSeF
- Rodzaj faktury: KOR dla korekty faktury podstawowej lub uproszczonej, KOR_ZAL dla zaliczkowej, KOR_ROZ dla rozliczającej.
- Numer KSeF faktury korygowanej - chyba że faktura pierwotna go nie ma, bo powstała poza systemem.
- Własny numer i datę wystawienia, a z faktury pierwotnej - jej numer, datę, dane stron i nazwę towaru lub usługi objętych korektą.
- Kwotę korekty podstawy i podatku w podziale na stawki albo prawidłową treść korygowanych pozycji, gdy kwoty się nie zmieniają.
- Nieobowiązkowo przyczynę korekty i typ jej skutku w ewidencji VAT.
Jedna faktura korygująca może dotyczyć wielu faktur pierwotnych - to korekta zbiorcza, na przykład rabat za kwartał. Może łączyć faktury wystawione w KSeF i poza nim.
Błędny NIP nabywcy i korekta in minus
Najpoważniejszy błąd to faktura na zły NIP - trafia do firmy, która niczego nie kupiła. Takiej faktury nie poprawia się na nowy NIP. Sprzedawca wystawia korektę do zera na błędny NIP i nową fakturę dla właściwego nabywcy. Korekta zmniejszająca podstawę opodatkowania jest w KSeF prostsza niż dawniej: sprzedawca obniża VAT za okres, w którym wystawił fakturę korygującą w KSeF, bez czekania na potwierdzenie odbioru. Nabywca zmniejsza VAT naliczony w okresie, w którym otrzymał korektę.
Korekta z KSeF w obiegu faktur kosztowych
Po stronie nabywcy korekta to osobny dokument do obsłużenia: trzeba ją powiązać z fakturą pierwotną, sprawdzić, czy zgadza się z ustaleniami, i ująć VAT we właściwym okresie. W elektronicznym obiegu faktur, który e-MSI wdraża na platformie JobRouter®, faktury z KSeF trafiają do procesu razem z papierowymi i PDF, przechodzą ścieżkę akceptacji według reguł firmy i trafiają do ERP. Na co uważać przy korektach:
- Korekta pobrana z KSeF, ale niepowiązana w systemie FK z fakturą pierwotną.
- Zapłata faktury pierwotnej w pełnej kwocie mimo korekty in minus.
- Prośba do dostawcy o „anulowanie” faktury zamiast o korektę.
- Korekta wystawiona poza KSeF przez firmę, która ma już obowiązek e-fakturowania.
Przykłady zastosowania
Hurtownia daje klientowi 3 procent rabatu za obroty w II kwartale. Wystawia w KSeF jedną zbiorczą fakturę korygującą, wskazuje numery KSeF wszystkich faktur z kwartału i okres, którego dotyczy rabat.
Księgowa klienta zauważa literówkę w nazwie firmy na fakturze za usługi IT. Nie wystawia noty, tylko zgłasza błąd dostawcy, który wysyła do KSeF fakturę korygującą z poprawioną nazwą nabywcy.
Sprzedawca pomylił cyfrę w NIP nabywcy i faktura trafiła do obcej firmy. Wystawia korektę do zera na błędny NIP i nową fakturę na właściwego kontrahenta.
Odbiorca zwraca część towaru w październiku. Sprzedawca wystawia w KSeF korektę in minus i w październiku obniża VAT należny, a nabywca zmniejsza VAT naliczony w okresie otrzymania korekty.
Spółka objęta już obowiązkiem KSeF koryguje cenę z faktury papierowej z 2025 r. Korektę wystawia w KSeF, a w danych faktury korygowanej zaznacza, że faktura pierwotna nie ma numeru KSeF.
Najczęstsze pytania
Czy można anulować fakturę w KSeF?
Nie. Faktura, której KSeF nadał numer, weszła do obrotu prawnego i nie można jej anulować, edytować ani usunąć. Błąd poprawia się fakturą korygującą. Wyjątek to plik XML odrzucony przez system - taka faktura nie powstała, więc wysyła się po prostu nowy, poprawny plik.
Czy można wystawić notę korygującą do faktury KSeF?
Nie. Art. 106k ustawy o VAT, który pozwalał nabywcy poprawiać drobne pomyłki notą korygującą, został uchylony, a od 1 lutego 2026 r. noty korygujące nie funkcjonują. Każdą pomyłkę, także w nazwie czy adresie, poprawia sprzedawca fakturą korygującą w KSeF. Nabywca może tylko zgłosić mu błąd, bo KSeF nie ma funkcji odrzucenia faktury.
Jak ma wyglądać faktura korygująca w KSeF?
To plik XML w strukturze FA(3), wysyłany do KSeF jak zwykła faktura. Zawiera rodzaj faktury (KOR, KOR_ZAL lub KOR_ROZ), własny numer i datę wystawienia, numer, datę i numer KSeF faktury korygowanej, dane stron, nazwę towaru lub usługi oraz kwotę korekty podstawy i podatku w podziale na stawki. Przyczynę korekty można podać nieobowiązkowo.
Jak skorygować fakturę wystawioną poza KSeF?
Firma objęta już obowiązkiem e-fakturowania wystawia korektę w KSeF, nawet gdy faktura pierwotna powstała na papierze lub w PDF. Zamiast numeru KSeF faktury korygowanej zaznacza się w strukturze FA(3), że powstała ona poza systemem, i podaje jej zwykły numer oraz datę. Jedna korekta zbiorcza może obejmować faktury z KSeF i spoza niego.
Jak poprawić błędny NIP nabywcy w KSeF?
Nie koryguje się NIP-u na prawidłowy, bo faktura trafiła już do podmiotu o błędnym numerze. Sprzedawca wystawia fakturę korygującą do zera z błędnym NIP, a następnie nową fakturę pierwotną z prawidłowymi danymi nabywcy. Obie trafiają do KSeF.
Kiedy rozliczyć korektę in minus wystawioną w KSeF?
Sprzedawca obniża podstawę opodatkowania za okres, w którym wystawił fakturę korygującą w KSeF, bez potwierdzenia odbioru przez nabywcę. Nabywca zmniejsza VAT naliczony w okresie otrzymania korekty. Przy korekcie wystawionej poza KSeF sprzedawca co do zasady nadal czeka na potwierdzenie otrzymania jej przez nabywcę.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
